Redação Vindi 
O ciclo PDCA é mais uma ferramenta para o seu kit de gestão que pode fazer a diferença nos resultados do seu negócio.
Se você está pensando que “lá vem mais uma sigla”, fique tranquilo, pois são apenas quatro passos: planejar, fazer, verificar e agir.
Com essa simples metodologia aplicada em ciclos, você consegue otimizar qualquer processo, produto ou projeto dentro da sua empresa sem complicação.
Quer ver como funciona o ciclo PDCA e por que você deve implementar hoje no seu negócio?
É só seguir a leitura para aprender mais um método de gestão estratégica.
O que é PDCA?
O ciclo PDCA, também chamado de método PDCA, é uma metodologia de gestão que permite otimizar processos e produtos de forma contínua.
Ou seja, uma ferramenta que você pode usar na sua empresa para tornar seu trabalho mais eficiente e ter resultados cada vez melhores.
A sigla vem do inglês “Plan-Do-Check-Act”, que significa planejar, fazer, verificar e agir.
Esses são os quatro passos essenciais do ciclo, que devem ser repetidos continuamente para aprimorar um projeto, produto ou processo.
Por isso, podemos considerar o PDCA um método iterativo, ou seja, que se repete sempre em um movimento constante de evolução.
O método foi criado pelos físicos Walter A. Shewhart e William Edwards Deming no final da década de 1930 e integrado à chamada Gestão da Qualidade Total a partir da década de 1950.
Por estar dentro da área de gestão de qualidade, o PDCA foi utilizado primeiro pela indústria – principalmente grandes montadoras como a Toyota – para otimizar os processos produtivos e solucionar problemas.
Hoje, a metodologia é um dos clássicos da gestão estratégica de projetos e é utilizada em empresas de todos os portes e segmentos.
Como funciona o Ciclo PDCA
A lógica do ciclo PDCA é bastante simples: as etapas de planejamento, execução, verificação e ação são aplicadas de forma cíclica para guiar o trabalho da equipe e melhorar cada vez mais os resultados.
O método pode ser usado para resolver um problema dentro da empresa, desenvolver um produto, executar um plano de ação, ajustar processos, executar projetos e colocar qualquer estratégia em prática.
Basicamente, é preciso seguir as quatro etapas na ordem proposta a seguir:
Planejar (Plan)
Todo ciclo PDCA começa com a etapa de planejamento, como qualquer iniciativa dentro da empresa.
O objetivo é identificar o problema que precisa ser resolvido, traçar objetivos, desenvolver hipóteses, pensar em soluções e criar um roteiro com as ações que devem ser tomadas.
Você pode seguir as dicas abaixo para planejar do jeito certo:
- Comece identificando o problema que precisa ser solucionado ou processo que deve ser melhorado (Criar um produto/serviço novo? Resolver uma falha de padronização? Melhorar um índice que tem apresentado baixa performance?);
- Se for um problema, investigue as causas, consequências e frequência do evento. Se for um processo ou projeto, analise os pontos de atenção e possíveis falhas anteriores;
- Defina objetivos e metas a serem alcançados com a metodologia;
- Crie estratégias e táticas para chegar a esses objetivos;
- Defina um plano de ação com todas as tarefas que devem ser cumpridas;
- Atribua as ações a responsáveis dentro da equipe;
- Atribua prazos e crie um cronograma;
- Defina métricas de desempenho para acompanhar a performance do plano.
Fazer (Do)
A etapa de execução do PDCA se resume à aplicação do planejamento desenvolvido anteriormente.
Mas não basta colocar o plano em prática: é preciso coletar dados durante toda a execução para ter condições de mensurar o trabalho realizado mais tarde.
Além disso, é importante manter as ações 100% alinhadas ao plano original, pois os ajustes virão em outra etapa.
Verificar (Check)
É na etapa de verificação que as ações são avaliadas e comparadas com o planejamento inicial.
O objetivo é conferir se o plano deu certo na prática e se os resultados foram alcançados conforme previsto.
Obviamente, só será possível fazer essa verificação se você tiver acertado na definição das métricas e coleta dos dados de desempenho.
Agir (Act)
A fase de ação também é chamada de ajuste por algumas empresas, pois consiste em tomar as atitudes necessárias para melhorar o processo com base nos resultados do ciclo PDCA.
A ideia é que a metodologia traga sempre um aprendizado valioso para a equipe, de modo que o projeto/processo seja aprimorado a cada novo ciclo.
Nessa etapa, é importante levantar todas as conquistas e também pontos a serem melhorados.
Assim, os erros desse ciclo não serão repetidos no próximo e a otimização será permanente.
Quais são as vantagens do PDCA
O ciclo PDCA, quando aplicado corretamente, traz inúmeras vantagens para a gestão das empresas.
Confira as mais relevantes.
Simplicidade
Apesar de ser mais uma “sigla dos negócios”, o PDCA, na prática, é muito simples.
Afinal, você só precisa seguir quatro etapas e focar nas ações específicas de cada uma delas, sem perder tempo com muitas idas e vindas.
Isso faz do PDCA um excelente método para empresas que buscam resolver problemas de forma objetiva, sem precisar de um diagrama mirabolante.
Versatilidade
O PDCA contribuiu muito para o controle de qualidade na indústria, mas sua eficácia o levou muito além das fábricas.
Ele se tornou um método versátil que pode ser aplicado em qualquer empresa, desde uma startup até uma grande corporação.
Promoção da melhoria contínua
O ciclo PDCA traz na sua essência um mindset de melhoria contínua que é muito valorizado atualmente.
Ao utilizar esse método, você estará sempre aprimorando processos dentro da empresa e buscando resultados superiores.
Além disso, o PDCA tem tudo a ver com a ideia de aprendizado contínuo que as empresas modernas promovem.
Antecipação de problemas
O método PDCA também é preventivo, pois permite que a equipe antecipe problemas a cada ciclo e evite erros que podem gerar prejuízo para a empresa.
Em vez de esperar que a falha aconteça, você pode estar sempre ajustando e corrigindo processos para preveni-la.
Motivação para o trabalho em equipe
O PDCA vem se mostrando uma metodologia engajante para os colaboradores, pois envolve todos na busca dos objetivos e incentiva o trabalho em equipe.
Cada um tem uma responsabilidade dentro do ciclo e todos devem estar atentos aos resultados gerais para fazer melhor no próximo.
Que tipos de empresas podem usar o PDCA
Qualquer tipo de empresa pode aplicar o PDCA no seu dia a dia para ter resultados melhores em qualquer projeto, processo e tarefa.
Uma startup, por exemplo, pode utilizar o ciclo nos seus projetos e até combiná-lo com outros métodos como o OKR (Objectives and Key Results).
Da mesma forma, uma grande empresa pode incorporar o PDCA à sua cultura e métodos de trabalho padronizados para aumentar sua eficiência.
Nos negócios recorrentes, o PDCA pode ser muito útil para aprimorar serviços e otimizar processos que se repetem mensalmente.
Entre eles, a entrega de produtos e serviços, cobrança de clientes e gestão de assinaturas.
Dicas para implementar no Ciclo PDCA no seu negócio
Se você quer implementar o ciclo PDCA na sua empresa, é importante seguir algumas dicas para garantir a adesão das equipes.
Confira!
Incorpore o PDCA à cultura da empresa
Para que o ciclo PDCA faça parte do trabalho diário, é preciso incorporar a metodologia à cultura da empresa, e não apenas instituir mais uma norma.
Para começar, a liderança deve abraçar a metodologia e promovê-la entre os colaboradores, mostrando seus benefícios na prática.
Além disso, a empresa deve incluir o método na sua comunicação interna e associá-lo aos seus princípios.
Treine sua equipe
Os colaboradores vão precisar de um treinamento específico para aprender a usar o ciclo PDCA nas suas atividades.
Então, é importante oferecer essa capacitação internamente e criar materiais de apoio como guias e manuais.
Foque no planejamento
O planejamento é a etapa mais importante do PDCA, porque é quando você define os objetivos do ciclo e usando o aprendizado anterior.
É fundamental que cada plano seja elaborado com base nos dados coletados no ciclo passado e que as metas evoluam a partir desses resultados.
Documente todos os ajustes
Se você não registrar os resultados de cada ciclo na fase de ação, vai acabar se perdendo na aplicação do PDCA.
Por isso, lembre-se de documentar todos os erros e acertos a cada rodada e compartilhar com a equipe para o próximo planejamento.
Use ferramentas digitais
As ferramentas digitais são essenciais para organizar seu ciclo PDCA e facilitar a aplicação na rotina da empresa.
Vale a pena investir em sistemas de gestão de projetos/tarefas e plataformas colaborativas, por exemplo.
Qualifique processos com o PDCA e a tecnologia
Agora que você conhece o PDCA, já imaginou aplicar o método à sua cobrança recorrente?
Se você planejar, executar, verificar e agir para melhorar esse processo, poderá proporcionar uma experiência melhor para o cliente e otimizar sua gestão financeira.
A Vindi ajuda você nessa otimização com uma plataforma completa para automatizar a cobrança recorrente, gerenciar assinaturas e combater a inadimplência no seu negócio.
Com o nosso sistema, você pode criar grades e planos, personalizar a régua de cobrança, disponibilizar vários meios de pagamento para seus clientes e ainda controlar as finanças.
Assim, fica fácil melhorar cada vez mais sua cobrança e ter todas as informações para o próximo ciclo em um único sistema.
Gostou de conhecer o ciclo PDCA e suas vantagens?
Baixe também nosso Kit do Empreendedor para aprender outros métodos e agilizar sua gestão.
