Redação Vindi 
O uso de modelos de recibo de pagamento pode facilitar e poupar bastante tempo na formalização de uma venda.
Afinal, a cada cobrança realizada, basta inserir os dados no texto que já está formatado, sem a necessidade de redigir um novo.
Bem mais fácil do que criar um comprovante do zero, concorda?
A empresa que não conseguir agilizar seus processos com soluções como essa acaba perdendo vendas.
E isso acontece porque os profissionais estão ocupados com um trabalho mecânico, ou ainda pela insatisfação dos clientes pela demora no atendimento.
Sem falar no risco de erros humanos, que representam um problema comum.
Por outro lado, ao preencher um recibo com textos já prontos, fazendo apenas adaptações, os vendedores podem se liberar logo para focar onde mais são necessários: na atenção aos consumidores.
Portanto, estamos falando sobre um recurso simples, mas que ajuda a aumentar a produtividade.
Confira neste artigo mais informações e cinco modelos de recibo de pagamento prontos para sua empresa usar.
O uso de modelos prontos de recibo torna o processo de vendas mais ágil, reduz falhas humanas e permite que a equipe se concentre no atendimento ao cliente, aumentando eficiência e satisfação.
O que é um recibo de pagamento?
Recibo de pagamento é um documento emitido para registrar a remuneração de uma pessoa física ou jurídica.
Existem diversos tipos de recibo, que variam de acordo com a finalidade do documento.
Os mais comuns são aqueles que registram pagamentos referentes a vendas de produtos e prestação de serviços.
Em cada documento, é preciso inserir diferentes dados, como a data, o valor pago, a identificação das duas partes da transação e o motivo do pagamento.
Por servir como registro de que uma quantia foi transferida, o recibo deve ser emitido em duas vias, ficando tanto com quem pagou como com quem recebeu.
Arquivar todos esses comprovantes é uma medida importante para a gestão financeira de um negócio, pois os documentos ajudam no controle interno das transações.
Como existem também outros documentos com características parecidas, vamos explicar na sequência a diferença entre os mais usados por empresas.
Qual a diferença entre recibo de pagamento, nota fiscal e invoice?
A principal diferença entre recibo de pagamento, nota fiscal e invoice está no contexto da utilização.
O recibo serve para comprovar que um pagamento foi feito, portanto, não tem efeito sobre a contrapartida da transação, ou seja, a razão pela qual o valor foi pago.
Por exemplo, ter um recibo da compra de um item só prova que você fez o pagamento, mas não que o bem foi repassado a você.
Já a nota fiscal registra a transação como um todo: o pagamento e a venda do produto ou a prestação do serviço.
Por isso, é um documento mais completo.
Além disso, a nota serve como um registro contábil, ou seja, dela é originada a tributação de cada transação.
O invoice também comprova a transação, incluindo o pagamento e sua contrapartida, mas é usado apenas em operações internacionais, sejam de venda ou prestação de serviços.
Porém, esse documento não substitui a nota fiscal em relação aos tributos.
Por isso, mesmo em transações internacionais com invoice, a empresa que faz a venda ou presta o serviço precisa emitir a nota fiscal também.
Por que ter modelos de recibo de pagamento prontos?
Os modelos de recibos de pagamento são textos formatados conforme a estrutura necessária para a emissão, porém com lacunas nos espaços destinados aos dados de cada cobrança.
Assim, na hora de elaborar o documento, bastaria apenas inserir as informações necessárias.
Ter esses textos já prontos é uma forma de agilizar o processo de emissão, que faz parte da rotina de toda empresa que vende itens ou presta serviços.
Se a cada negociação concretizada for preciso redigir um recibo de pagamento do zero, a produtividade do time de vendas será muito menor.
Além disso, os modelos de recibo de pagamento ajudam a evitar erros que podem causar a contestação e a anulação dos documentos.
Também é uma forma de padronizar a ação, ajudando a demonstrar o profissionalismo da empresa e facilitando a realização de eventuais auditorias em que todas as movimentações de determinado período precisam ser conferidas.
Por isso, é importante que os profissionais que atuam nas vendas saibam fazer o preenchimento, como vamos explicar a seguir.
Como preencher um recibo de pagamento?
O preenchimento consiste em inserir os dados de cada cobrança nos modelos de recibo de pagamento para criar documentos únicos.
As informações que precisam constar são as seguintes:
- Data da compra
- Dados de identificação do pagador
- Descrição do item vendido ou do serviço prestado
- Quantidade de itens vendidos, se for o caso
- Preço unitário
- Valor total pago pelo cliente
- Dados de identificação do emitente, que recebeu o valor
- Local e data da emissão
- Assinatura das duas partes.
O valor deve ser escrito tanto em algarismos quanto por extenso, pois se o recibo for contestado em um órgão jurídico ou administrativo, é a parte escrita que prevalece na análise do caso.
Outras informações também podem ser incluídas, como endereço, telefone, CPF ou CNPJ do comprador e do emitente, número de parcelas e o valor de cada uma delas.
Para facilitar esse trabalho, confira a seguir alguns modelos de recibo de pagamento que podem ser usados em diferentes situações.
5 modelos de recibo de pagamento
Dependendo da atividade da sua empresa, é importante ter sempre à mão os modelos de recibo de pagamento correspondentes ao tipo de cobrança que costuma ser realizada.
Veja agora cinco exemplos para se basear ao criar seus documentos.
1. Recibo de venda de produto
Eu, [nome do profissional ou empresa recebedora], inscrito(a) no [CPF ou CNPJ] sob o número [número do documento do recebedor],
recebi de [nome do pagador], inscrito(a) no [CPF ou CNPJ] de número [número do documento do recebedor],
a importância de R$ [valor em algarismos] ([valor por extenso]), pela compra dos seguintes itens:
- [Descrição do produto 1], por R$ [preço unitário]: [Quantidade]
- [Descrição do produto 2], por R$ [preço unitário]: [Quantidade]
- [Descrição do produto 3], por R$ [preço unitário]: [Quantidade]
- [Descrição do produto 4], por R$ [preço unitário]: [Quantidade]
- [Descrição do produto 5], por R$ [preço unitário]: [Quantidade],
não restando nenhum valor pendente.
[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].
[Assinatura do pagador]
[Assinatura do recebedor].
2. Recibo de prestação de serviços
Eu, [nome do profissional ou empresa recebedora], inscrito(a) no [CPF ou CNPJ] sob o número [número do documento do recebedor],
recebi de [nome do pagador], inscrito(a) no [CPF ou CNPJ] de número [número do documento do recebedor],
a importância de R$ [valor em algarismos] ([valor por extenso]), pela prestação dos seguintes serviços:
- [Descrição do serviço 1]
- [Descrição do serviço 2]
- [Descrição do serviço 3]
- [Descrição do serviço 4]
- [Descrição do serviço 5],
não restando nenhum valor pendente.
[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].
[Assinatura do pagador]
[Assinatura do recebedor].
3. Recibo de pagamento de mensalidade
Eu, [nome do profissional ou empresa recebedora], inscrito(a) no [CPF ou CNPJ] sob o número [número do documento do recebedor],
recebi de [nome do pagador], inscrito(a) no [CPF ou CNPJ] de número [número do documento do recebedor]
a importância de R$ [valor em algarismos] ([valor por extenso]), referente ao pagamento da mensalidade de [mês da mensalidade paga] de [ano] da assinatura de [descrição do produto ou serviço], não restando nenhum valor pendente relativo ao período citado.
[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].
[Assinatura do pagador]
[Assinatura do recebedor].
4. Recibo de pagamento de parcela
Eu, [nome do profissional ou empresa recebedora], inscrito(a) no [CPF ou CNPJ] sob o número [número do documento do recebedor],
recebi de [nome do pagador], inscrito(a) no [CPF ou CNPJ] de número [número do documento do recebedor],
a importância de R$ [valor em algarismos] ([valor por extenso]), referente ao pagamento da parcela de número [número da parcela] do total de [total de parcelas] pela compra dos seguintes itens:
- [Descrição do produto 1], por R$ [preço unitário]: [Quantidade]
- [Descrição do produto 2], por R$ [preço unitário]: [Quantidade]
- [Descrição do produto 3], por R$ [preço unitário]: [Quantidade]
- [Descrição do produto 4], por R$ [preço unitário]: [Quantidade]
- [Descrição do produto 5], por R$ [preço unitário]: [Quantidade].
Declaro que a quantia recebida nesta data corresponde exclusivamente à parcela mencionada, permanecendo as demais a serem pagas conforme acordo entre as partes.
[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].
[Assinatura do pagador]
[Assinatura do recebedor].
5. Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA)
Eu, [nome do prestador de serviços], inscrito(a) no CPF sob o número [número do CPF do recebedor] e no NIT sob o número [Número de Identificação do Trabalhador na Previdência Social],
recebi de [nome do pagador], inscrito(a) no [CPF ou CNPJ] de número [número do documento do recebedor],
a importância de R$ [valor em algarismos] ([valor por extenso]), pela prestação dos seguintes serviços:
- [Descrição do serviço 1]
- [Descrição do serviço 2]
- [Descrição do serviço 3]
- [Descrição do serviço 4]
- [Descrição do serviço 5].
Atesto que, sobre o valor mencionado, foram aplicados os descontos legais referentes ao INSS, ISS e IRRF, de acordo com as exigências previstas na Legislação.
Importância da digitalização e armazenamento dos recibos de pagamento
Como você sabe, o armazenamento dos recibos de pagamento é importante para o controle financeiro de uma empresa.
Por isso, muitos negócios têm apostado na digitalização para proteger os documentos de problemas como extravio e danos causados pela ação do tempo.
Além disso, o arquivamento manual dos papéis exige espaço físico e mais trabalho tanto para guardar quanto para procurar os documentos.
No entanto, não basta simplesmente criar uma pasta em um computador para salvar os arquivos digitalizados ali.
O ideal é contar com a tecnologia de computação em nuvem, para manter os recibos de pagamento em um espaço seguro.
Assim, eles podem ser acessados em qualquer dispositivo e não são perdidos se houver qualquer problema com a estação de trabalho.
Você pode manter os modelos de recibo de pagamento salvos e, a cada cobrança realizada, criar uma cópia para preencher com os dados daquela transação diretamente na nuvem, ou seja, no ambiente virtual em que o arquivo está.
Esse processo proporciona ganhos na segurança e na produtividade, mas você pode ir além, como vamos mostrar no próximo tópico.
Como automatizar recibos de pagamento?
Ter à mão modelos de recibos de pagamento é uma forma de tornar mais prática a rotina do seu negócio, mas existem técnicas ainda mais avançadas para melhorar seus processos.
Com um sistema ERP, por exemplo, é possível automatizar tarefas como a emissão do documento.
Assim, a cada cobrança realizada, o próprio software se encarrega de inserir todos os dados necessários para o preenchimento do recibo.
Essa funcionalidade é possível porque esse tipo de software centraliza informações de todos os setores da empresa.
Portanto, pode usar os registros dos dados do consumidor e o valor da cobrança, entre outras informações, para emitir o documento sem a necessidade de modelos de recibo de pagamento.
Além disso, esse sistema pode otimizar vários outros processos, como o fluxo de caixa, a gestão do estoque, a integração com plataformas de pagamentos e a emissão de notas fiscais.
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