Declaração de conteúdo é um documento que pode acompanhar encomendas de e-commerces e marketplaces em algumas ocasiões. Como isso envolve uma regulamentação federal, é comum surgirem muitas dúvidas sobre o assunto. E, para esclarecê-las, preparamos este artigo com respostas para as principais perguntas que você pode fazer.

Avance na leitura para descobrir tudo o que você precisa sobre a declaração de conteúdo! 

O que é a declaração de conteúdo?

A declaração de conteúdo é um documento padronizado que identifica tudo o que estiver em um pacote enviado pelo Correio ou por transportadoras particulares. Ela contém a descrição, a quantidade e o valor de todos os itens embalados, além do nome e do CPF ou CNPJ do destinatário.

Em janeiro de 2018, entrou em vigor a lei que determina a obrigatoriedade da nota fiscal em todas as encomendas sujeitas à tributação.  Ao mesmo tempo, a declaração de conteúdo passou a ser exigida nos demais casos.

Portanto, podemos dizer que toda encomenda entre estados e municípios precisa ter ou a nota fiscal ou, pelo menos, a declaração de conteúdo.

Quem precisa emitir a declaração?

O documento precisa ser apresentado tanto por pessoas físicas quanto jurídicas, sendo microempreendedores individuais (MEI) ou não, nas seguintes situações:

  • Pessoa física: sempre que fizer um envio no próprio nome
  • Pessoa jurídica MEI: quando o destinatário for uma pessoa física e a nota fiscal não for enviada
  • Pessoa jurídica em geral: em envios sem fins comerciais, como distribuição de brindes ou devolução de conteúdo.

Vale lembrar que, sempre que a nota fiscal for enviada, a declaração de conteúdo não é necessária.

Como fazer uma declaração de conteúdo?

Para elaborar uma declaração de conteúdo, a primeira etapa é fazer o download do modelo no site dos CorreiosLá, é possível escolher entre os formatos PDF, para imprimir com as lacunas vazias e preencher os dados à caneta, ou ODT para digitar os dados antes da impressão.

Nos dois casos, é preciso assinar à mão, depois de revisar bem os dados.

Veja no tópico abaixo quais são as informações necessárias para o preenchimento.

O que escrever na declaração de conteúdo?

As informações a serem preenchidas na declaração de conteúdo são as seguintes:

  • Nome do remetente
  • Endereço do remetente
  • CPF ou CNPJ do remetente
  • Nome do destinatário
  • Endereço do destinatário
  • Descrição, quantidade, valor e peso do conteúdo
  • Assinatura do remetente.

Ao assinar a declaração, você está informando que seu envio não tem uma finalidade comercial que exija o pagamento de impostos.

Onde baixar a declaração de conteúdo?

O modelo oficial de declaração de conteúdo para ser preenchido está disponível no site dos Correios, em dois formatos:

  • PDF: para imprimir e preencher os dados à mão.
  • ODT: para digitar os dados usando um programa como o Microsoft Word.

Neste modelo, constam todos os campos para serem preenchidos, além de um termo de responsabilidade afirmando que o envio não tem finalidade comercial, conforme aponta a legislação.

Como gerar a declaração automaticamente?

A declaração de conteúdo pode ser gerada automaticamente por meio de um desses sistemas:

  • Gateway de frete: é uma ferramenta criada para integrar lojistas virtuais, transportadoras e os Correios
  • Plataforma de cotação de frete: é um sistema que possibilita calcular valores de diferentes transportadoras.

Há ferramentas desses dois tipos com a função de automatizar a geração das declarações de conteúdo, úteis para quem faz bastante envios. Mas vale lembrar que algumas transportadoras privadas exigem sempre a nota fiscal do produto para fazer o frete.

Portanto, se você pretende usar a declaração no lugar do comprovante da compra, procure saber se a empresa aceita este documento.

Onde colocar a declaração de conteúdo?

A declaração de conteúdo precisa ser anexada na parte externa da embalagem de encomenda, de forma que fique visívelAlém disso, é importante deixar o documento bem protegido, para evitar que rasgue durante o transporte.

Uma alternativa é colocar dentro de um envelope plástico transparente e grudar com uma fita adesiva. Também existem embalagens feitas exatamente para essa finalidade, que são chamadas de saco canguru, saco para nota fiscal e envelope AWB. Mas, seja como for, o importante é que as informações fiquem visíveis.

Por isso, procure dobrar o papel de uma forma que não cubra as informações do remetente e do destinatário.

É melhor anexar declaração de conteúdo ou nota fiscal?

Para um e-commerce, o melhor é anexar sempre a nota fiscal – mas isso não significa que seja necessário.  A legislação prevê que o empreendedor registrado como MEI não precisa enviar a nota fiscal se a venda for feita para uma pessoa física.

Então, por que o ideal é anexar sempre a nota? Simples: porque ela representa a formalização da sua venda, transmitindo ao destinatário uma imagem de profissionalismo no seu negócio (sem contar que, como já mencionamos neste texto, algumas transportadoras privadas exigem a nota fiscal).

Portanto, se você tem o hábito de fazer cotação de preços de frete (o que é altamente indicado), o ideal é estar preparado para usar os serviços de qualquer transportadora.

A declaração de conteúdo substitui a NF para MEIs?

Para fins legais, a declaração de conteúdo substitui a nota fiscal para MEIs em uma situação específica: desde que o envio seja feito para uma pessoa física (que é uma situação comum para microempreendedores individuais.

Isso ocorre porque é um tipo de transação não tributável, ou seja, não exige o recolhimento de impostos. Mas, na prática, não podemos considerar a declaração de conteúdo uma substituta da nota fiscal, nem mesmo em caso de venda de MEI para pessoa física.

Afinal, como explicamos no tópico acima, o ideal é emitir a nota fiscal sempre, para dar segurança ao consumidor e garantir que qualquer transportadora possa fazer o envio.

Por fim, temos uma dica final:

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