Declaração de conteúdo: o que é e como preencher? 4 passos!

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A declaração de conteúdo é um documento essencial em algumas remessas de e-commerces e marketplaces, garantindo conformidade com regulamentações federais e segurança na entrega de mercadorias. Sua correta emissão é um passo crucial para as operações logísticas.

No entanto, muitos empreendedores encontram dificuldades no preenchimento ou têm dúvidas sobre quando e como utilizá-la. Erros nessa etapa podem gerar atrasos, multas e até complicar a relação com o cliente.

Compreender a declaração de conteúdo simplifica processos, evita problemas e otimiza a experiência logística, contribuindo para um negócio mais eficiente e preparado. Prepare-se para esclarecer suas dúvidas neste artigo!

O que é a declaração de conteúdo?

A declaração de conteúdo é um documento padronizado que identifica tudo o que estiver em um pacote enviado pelo Correio ou por transportadoras particulares. Ela contém a descrição, a quantidade e o valor de todos os itens embalados, além do nome e do CPF ou CNPJ do destinatário.

Em janeiro de 2018, entrou em vigor a lei que determina a obrigatoriedade da nota fiscal em todas as encomendas sujeitas à tributação.  Ao mesmo tempo, a declaração de conteúdo passou a ser exigida nos demais casos.

Portanto, podemos dizer que toda encomenda entre estados e municípios precisa ter ou a nota fiscal, ou, pelo menos, a declaração de conteúdo.

Quem precisa emitir a declaração de conteúdo?

O documento precisa ser apresentado tanto por pessoas físicas quanto jurídicas, sendo microempreendedores individuais (MEI) ou não, nas seguintes situações:

• Pessoa física: sempre que fizer um envio no próprio nome
• Pessoa jurídica MEI: quando o destinatário for uma pessoa física e a nota fiscal não for enviada
• Pessoa jurídica, em geral: em envios sem fins comerciais, como distribuição de brindes ou devolução de conteúdo.

Vale lembrar que, sempre que a nota fiscal for enviada, a declaração de conteúdo não é necessária.

Onde baixar o modelo de declaração de conteúdo Word e PDF?

Se você precisa de um modelo de declaração de conteúdo para acompanhar suas encomendas, o site oficial dos Correios disponibiliza versões em Word e PDF prontas para uso. Essas opções são ideais para quem busca praticidade e conformidade com as normas de envio.

• Como acessar e baixar os documentos
  Para fazer o download, basta acessar a página oficial dos Correios na seção de orientações para envio de encomendas. Clique aqui para acessar o modelo de declaração de conteúdo e escolha entre as opções de arquivo Word ou PDF.

• Como utilizar o modelo
  Após o download, edite o documento preenchendo os campos com os dados obrigatórios, como informações do remetente, destinatário e produtos enviados. Certifique-se de revisar tudo para evitar erros.

• Vantagem de usar os modelos oficiais
  Utilizar os modelos fornecidos pelos Correios garante que você atende a todas as exigências para envio de mercadorias, o que ajuda a evitar atrasos e complicações durante o transporte.

Com os modelos à disposição, você pode economizar tempo e manter a logística da sua loja organizada e eficiente.

Quais informações devem conter na declaração de conteúdo?

As informações a serem preenchidas na declaração de conteúdo são as seguintes:

• Nome do remetente
• Endereço do remetente
• CPF ou CNPJ do remetente
• Nome do destinatário
• Endereço do destinatário
• Descrição, quantidade, valor e peso do conteúdo
• Assinatura do remetente.

Ao assinar a declaração, você está informando que seu envio não tem uma finalidade comercial que exija o pagamento de impostos.

Como Preencher uma declaração de conteúdo em 4 passos?

Preencher uma declaração de conteúdo pode parecer desafiador no início, mas seguindo essas etapas simples, você garante o envio correto e seguro das suas encomendas:

• Reúna os dados do remetente e destinatário
  Preencha informações do remetente, como nome completo, endereço e CPF ou CNPJ. Colete também os dados do destinatário, incluindo nome completo, endereço detalhado e CPF ou CNPJ.

• Descreva os itens enviados
  Insira o nome do produto, a quantidade, o peso e o valor estimado de cada item. Seja claro e objetivo para atender às exigências de transporte.

• Preencha e assine o termo de responsabilidade
  Informe a cidade, a data e assine a declaração. Lembre-se, ao assinar, você confirma que a encomenda está isenta de nota fiscal quando aplicável. Confira todos os dados para evitar erros.

• Proteja e fixe o documento na embalagem
  Dobre a declaração para ocultar informações sensíveis, insira num plástico protetor e fixe-a na parte exterior da embalagem. Certifique-se de que todos os dados principais estejam visíveis para a transportadora.

Com esses passos, você garante que sua declaração de conteúdo esteja em conformidade com as exigências logísticas, prevenindo atrasos e complicações.

Como gerar a declaração de conteúdo automaticamente?

Gerar a declaração de conteúdo manualmente pode ser trabalhoso, especialmente para quem realiza envios frequentes. Automatizar esse processo não só economiza tempo, mas também reduz erros, garantindo que o envio seja feito de forma rápida e eficiente. Para isso, existem sistemas que tornam o preenchimento mais simples e integrado às operações logísticas.

• Gateway de frete
  Um gateway de frete é uma ferramenta projetada para conectar lojistas virtuais, transportadoras e os Correios. Com ele, é possível integrar o processo de envio ao fluxo de vendas, gerando automaticamente a declaração de conteúdo e otimizando toda a logística.

• Plataforma de cotação de frete
  Essa solução permite calcular valores entre transportadoras diferentes, comparando custos e prazos. Muitas dessas plataformas também incluem a opção de gerar automaticamente as declarações de conteúdo, tornando o processo mais ágil para quem trabalha com envios regulares.

• Atente-se às exigências das transportadoras
  É importante observar que nem todas as transportadoras aceitam a substituição da nota fiscal pela declaração de conteúdo. Algumas empresas privadas exigem obrigatoriamente a apresentação da nota fiscal para realizar o transporte. Por isso, antes de optar por essa solução automatizada, confira as regras da transportadora escolhida.

Com as ferramentas certas, você pode automatizar a geração da declaração de conteúdo, simplificar a rotina e manter a conformidade com as exigências logísticas e fiscais.

Como colocar a declaração de conteúdo na embalagem?

A declaração de conteúdo precisa ser anexada na parte externa da embalagem de encomenda, de forma que fique visível. Além disso, é importante deixar o documento bem protegido, para evitar que rasgue durante o transporte.

Uma alternativa é colocar dentro de um envelope plástico transparente e grudar com uma fita adesiva. Também existem embalagens feitas exatamente para essa finalidade, que são chamadas de saco canguru, saco para nota fiscal e envelope AWB. Mas, seja como for, o importante é que as informações fiquem visíveis.

Por isso, procure dobrar o papel de uma forma que não cubra as informações do remetente e do destinatário.

Qual a diferença entre a declaração dos Correios e do Mercado Livre?

Embora a declaração de conteúdo seja uma exigência comum no envio de mercadorias, há diferenças importantes entre o documento solicitado pelos Correios e a declaração gerada pelo Mercado Livre. Entender essas diferenças é essencial para evitar problemas no transporte dos seus produtos.

• Declaração de conteúdo dos Correios
  Este documento é obrigatório para quem não emite nota fiscal, como pessoas físicas e MEIs. Ele precisa ser preenchido manualmente ou editado em modelos disponíveis no site dos Correios. O remetente deve fornecer informações detalhadas sobre o produto enviado, como descrição, valor, peso e quantidade, além de seus dados pessoais e os do destinatário. A declaração deve ser fixada na parte externa do pacote, dentro de um plástico transparente.

• Declaração de conteúdo do Mercado Livre
  No caso do Mercado Livre, a declaração é gerada automaticamente junto à etiqueta de envio, simplificando o processo para o vendedor. Essa integração é uma vantagem significativa, especialmente para quem faz muitas vendas pela plataforma. Além disso, a declaração do Mercado Livre já vem ajustada às exigências dos Correios, eliminando a necessidade de preencher o documento manualmente.

• Pontos-chave a considerar
  A principal diferença está na praticidade. O Mercado Livre automatiza o processo, facilitando a preparação da encomenda para envio. Já nos Correios, o preenchimento é manual, demandando mais atenção e tempo. Outra diferença é que o Mercado Livre combina a etiqueta de envio com a declaração, enquanto nos Correios, ambos são documentos separados.

Compreender as peculiaridades de cada declaração ajuda a garantir que suas encomendas atendam aos requisitos logísticos e fiscais, proporcionando um processo de envio sem contratempos.

É melhor anexar declaração de conteúdo ou nota fiscal?

Para um e-commerce, o melhor é anexar sempre a nota fiscal – mas isso não significa que seja necessário.  A legislação prevê que o empreendedor registrado como MEI não precisa enviar a nota fiscal se a venda for feita para uma pessoa física.

Então, por que o ideal é anexar sempre a nota? Simples: porque ela representa a formalização da sua venda, transmitindo ao destinatário uma imagem de profissionalismo no seu negócio (sem contar que, como já mencionamos neste texto, algumas transportadoras privadas exigem a nota fiscal).

Portanto, se você tem o hábito de fazer cotação de preços de frete (o que é altamente indicado), o ideal é estar preparado para usar os serviços de qualquer transportadora.

A declaração de conteúdo substitui a NF para MEIs?

Para fins legais, a declaração de conteúdo substitui a nota fiscal para MEIs em uma situação específica: desde que o envio seja feito para uma pessoa física (que é uma situação comum para microempreendedores individuais.

Isso ocorre porque é um tipo de transação não tributável, ou seja, não exige o recolhimento de impostos. Mas, na prática, não podemos considerar a declaração de conteúdo uma substituta da nota fiscal, nem mesmo em caso de venda de MEI para pessoa física.

Afinal, como explicamos no tópico acima, o ideal é emitir a nota fiscal sempre, para dar segurança ao consumidor e garantir que qualquer transportadora possa fazer o envio.

Preciso preencher a declaração de conteúdo para envios internacionais?

Não, a declaração de conteúdo não é utilizada para envios internacionais. Esse documento é exclusivo para remessas realizadas dentro do Brasil, principalmente quando não há emissão de nota fiscal. No caso de exportações, é necessário cumprir uma série de exigências específicas que vão além do preenchimento dessa declaração.

• Documentos obrigatórios para envios internacionais
  Para enviar produtos ao exterior, você precisará preencher a Declaração de Alfândega (no formato CN22 ou CN23), fornecida pelos Correios. Esse documento é obrigatório e informa detalhes sobre o conteúdo da encomenda, como descrição dos produtos, valor, peso e finalidade (se é venda ou presente, por exemplo). Além disso, em muitos casos, é necessário emitir a Nota Fiscal de Exportação ou a Fatura Comercial, dependendo do destino e do volume de envios.

• Processo logístico e tarifário
  Diferentemente do envio nacional, as remessas internacionais podem estar sujeitas a inspeções aduaneiras, tarifas de importação ou até mesmo restrições de itens proibidos no destino final. Por isso, é importante pesquisar as exigências específicas do país para onde você está enviando e incluir todas as informações corretamente.

• Cuidados para evitar problemas
  Certifique-se de preencher os documentos com precisão e de forma legível. Mudanças ou falhas nas informações podem gerar atrasos na entrega ou até retenção da mercadoria na alfândega. Além disso, mantenha sempre uma cópia de todos os documentos para referência e segurança.

Com a adoção desses cuidados e o preenchimento dos documentos corretos, você pode garantir uma experiência de envio internacional tranquila e em conformidade com regulações globais.