Redação Vindi 
Empresa que não conta com um backoffice bem estruturado se arrisca a ter sérios problemas.
Ainda que não faça parte da atividade principal, essa é uma atividade indispensável, porque é dela que vem o apoio para que a empresa cumpra a sua missão.
A infraestrutura de retaguarda é muito importante para os resultados, mesmo não sendo parte da linha de frente.
Vamos mostrar neste artigo o que é o backoffice, quais setores compõem esse segmento comum à maioria das empresas e muito mais.
Siga em frente e some esse conhecimento útil no contexto dos negócios e empreendedorismo.
O que é backoffice?
Backoffice é formado por diversos setores que apoiam, de forma essencial, a atividade principal da empresa.
Backoffice é a parte de uma empresa que cuida dos assuntos complementares ao negócio principal, dando-lhe suporte.
Para existir, um negócio precisa contar com uma rede de apoio interno, formada por profissionais de diferentes áreas, cada uma responsável por um segmento.
Até mesmo no nível pessoal, existem profissionais que, embora trabalhem por conta própria, têm uma assessoria formada por contadores, advogados e assessores diversos.
O backoffice funciona da mesma forma nas empresas, mas em uma escala muito maior.
O que faz o backoffice de uma empresa?
Em tradução literal, backoffice significa “escritório de fundo”.
É um setor de retaguarda, que atua nos bastidores, mas isso não quer dizer que sua importância seja secundária.
Na verdade, a existência e manutenção de um bom backoffice é uma condição crucial para que um negócio tenha continuidade e gere valor.
Como veremos logo a seguir, cada um dos setores que formam a retaguarda de uma empresa desempenha uma função específica e fundamental.
Vamos conhecer então os principais setores da retaguarda e um pouco do que eles fazem.
Contabilidade
Desde a abertura de uma empresa, começam a surgir obrigações contábeis, fiscais e tributárias.
No dia a dia, as obrigações recaem sobre aspectos como folha de pagamento, recolhimento de impostos e encargos trabalhistas, entre outras questões.
Isso para não falar das declarações anuais obrigatórias conforme o regime tributário aplicável.
Não dá para imaginar uma pessoa cuidando do negócio principal e, ao mesmo tempo, tendo que lidar com tamanha carga de atividades na parte contábil.
É por essas e outras razões que, para certos tipos de empresa, ter um contador ou um setor de contabilidade em seu backoffice é considerado obrigatório.
Jurídico
Como vimos, as empresas são obrigadas pelas leis fiscais, trabalhistas e tributárias a cumprir uma série de exigências.
Por isso, boa parte delas conta com um departamento jurídico ou um corpo de advogados constituído para orientar sempre que necessário em assuntos legais.
O backoffice jurídico também pode responder pela empresa em assuntos que envolvam a Justiça, como ações movidas por ex-funcionários, fraudes e eventuais delitos internos.
Esse setor é o responsável por comparecer aos tribunais, fóruns e repartições públicas sempre que a empresa se vê acionada judicialmente ou implicada em algum tipo de investigação.
Em alguns casos, os profissionais desse setor também acabam atuando como porta-vozes, fazendo declarações públicas junto aos meios de comunicação, dependendo da repercussão.
Tecnologia da Informação (TI)
Estamos na era da Transformação Digital, em que cada vez mais conceitos como Internet das Coisas (IoT), Bring Your Own Device (BYOD) e Big Data se fazem presentes nos negócios.
Nesse contexto em que a tecnologia passa a ter papel central, definindo a competitividade de uma empresa, é necessário dispor de profissionais qualificados em TI no backoffice.
Além disso, a maioria das empresas hoje já nasce digital, isso quando não concentram suas operações 100% na internet.
Para muitas delas, as operações chegam a um grau de complexidade que, sem um setor de TI, seria impossível dar continuidade ao core business.
Administração
Manter uma empresa de pé é uma coisa, ter bons resultados com suas atividades é outra.
Além disso, gerir o negócio principal e toda a sua retaguarda é uma tarefa por si só de alta complexidade, tendo em vista a multiplicidade de aspectos operacionais e estratégicos.
O setor de administração é o “pai” de todos os outros setores, já que muitas das suas operações dependem dele para poder se organizar.
Uma das funções mais importantes que cabe à administração é zelar por questões financeiras, cuidando também da parte documental e estruturação de certas atividades.
Logística
As empresas dos segmentos como e-commerce e que atuam no varejo, atacado e do ramo industrial têm no setor de logística um dos mais importantes em seus backoffices.
É nele que são organizadas atividades como o transporte de produtos e entregas, além das muitas rotinas ligadas ao estoque.
Dependendo do porte da empresa, essas operações precisam inclusive serem terceirizadas, dadas o enorme volume de atividades.
Em certos casos, é no setor de logística que as empresas conseguem um diferencial competitivo, ao aumentar a eficiência nesse quesito.
Finanças
O departamento ou setor de finanças é que faz a “roda girar”.
Afinal, sem recursos, seria impossível até mesmo abrir um negócio, já que o capital inicial é imprescindível.
A retaguarda financeira é fundamental no processo decisório, ajudando a definir estratégias.
Digamos, por exemplo, que uma empresa pretende expandir, mas seus recursos só permitem que ela explore o mercado interno.
Em situações como essa, cabe ao backoffice prover a gestão com esse tipo de informação, a fim de evitar decisões precipitadas ou que possam minar as finanças da empresa.
Recursos Humanos (RH)
Junto ao setor de Administração, o de RH cuida de todos os assuntos relacionados às contratações e demissões, além de definir com a alta gestão as políticas de Recursos Humanos.
Também atua em sinergia com o setor contábil, em observância às leis trabalhistas, e com o financeiro, para se manter alinhado em tudo que diga respeito à folha de pagamento.
Em algumas empresas, o RH tem total autonomia para decidir quem é contratado e quem não é, enquanto em outras essa decisão é compartilhada com a alta gestão.
Qual a diferença entre backoffice e core business?
O corebusiness de uma empresa é sua atividade-fim, o coração da empresa. O backoffice, por sua vez, é uma atividade de retaguarda que apoia todo o desenvolvimento do corebusiness.
A essa altura, você pode estar se questionando: “e se a empresa tiver como atividade-fim uma dessas atividades de backoffice?”.
Essa questão já indica a diferença entre o negócio principal (core business) e as atividades de retaguarda.
Se o foco da empresa é prestar serviços de RH, por exemplo, então esse será o seu core business.
Note que essa mesma empresa deverá ter o seu próprio setor de Recursos Humanos que, assim, será parte do seu backoffice.
Qual a importância do backoffice?
O termo “atividade secundária” pode ser ambíguo e não traduzir exatamente o papel do backoffice.
É verdade que são áreas que não são responsáveis diretamente pelo que a empresa faz, mas, sem elas, a manutenção do negócio seria inviável.
É como se cada empresa fosse como um grande organismo, com os diferentes setores de backoffice atuando como diferentes órgãos, cada qual com sua função.
Quais as melhores práticas para gerenciar um backoffice eficiente?
A mesma atenção dedicada à melhoria no negócio principal deve ser dispensada ao backoffice em seus aspectos operacionais e estratégicos.
A partir do que vimos, em algumas empresas o diferencial não está em seu core business, mas na maneira como ela consegue reduzir o peso das atividades de retaguarda, ou fazer delas um diferencial.
Assim, é preciso investir também na gestão do backoffice, tomando medidas como:
- Alinhar a estratégia do core business com as atividade de retaguarda
- Mapear processos e melhorá-los em todos os setores
- Investir em tecnologia para facilitar a gestão
- Treinar e capacitar colaboradores
- Definir KPIs e indicadores de desempenho.
Por que investir em tecnologia no backoffice?
Lembra que, quando falamos do setor de TI, destacamos a importância de suas atividades no contexto da Transformação Digital?
Sem tecnologia, até mesmo um simples MEI se coloca em uma condição de desvantagem, principalmente no que diz respeito à gestão do negócio.
Isso para não falar que é muito comum haver no backoffice atividades de rotina que se repetem.
A tecnologia é uma aliada nesse aspecto, por meio da automação de tarefas que liberam recursos e mão de obra para serem empregados em atividades mais estratégicas.
Como automatizar as cobranças recorrentes e otimizar o backoffice?
Para empresas que trabalham com receitas recorrentes ou dependem dos recursos que vêm de mensalidades, a cobrança é uma parte estratégica das atividades de retaguarda.
A exemplo de outros setores de backoffice, nele as atividades e rotinas que se repetem podem ter sua gestão e execução facilitadas por meio da automação.
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