Redação Vindi 
As cartas de circularização são documentos úteis para qualquer empresa, pois mostram dados financeiros que podem ser usados para fins de contabilidade.
No mercado atual, é comum uma organização fazer negócios com várias outras e, nesse cenário, manter um controle dos valores movimentados em cada frente é fundamental.
Afinal, a ausência desse documento pode prejudicar a credibilidade e transparência do negócio.
Se uma empresa passa por uma auditoria, por exemplo, dificilmente os responsáveis pelo processo confiariam em números repassados pela própria companhia.
É preciso ter mais independência em situações assim.
Por isso, a melhor forma de garantir uma auditoria eficiente é solicitar as cartas de circularização aos parceiros.
Além disso, esse documento também permite uma conciliação financeira interna com dados confiáveis.
Continue a leitura para entender o funcionamento desse tipo de relatório e em quais situações ele deve ser consultado.
Cartas de circularização garantem transparência financeira ao facilitar auditorias e a conciliação interna com dados confiáveis, reforçando a credibilidade empresarial.
O que são cartas de circularização?
Cartas de circularização são documentos com informações sobre os saldos financeiros de uma empresa.
A emissão pode ser feita por diversos tipos de organizações que realizam algum tipo de movimentação, como bancos, fornecedores ou até mesmo clientes.
Esse tipo de documento também leva os nomes de Relatório de Posição de Saldo e Confirmação Externa, e é usado como fonte de dados para a realização de auditorias.
Em nosso texto, o foco serão as cartas de circularização emitidas por instituições responsáveis por processar pagamentos, como uma adquirente ou um intermediador.
No caso de uma auditoria externa, os responsáveis pelo procedimento precisam de documentos confiáveis para analisar a situação da empresa.
Algumas plataformas emitem uma carta de circularização para cada cliente no começo de todos os meses, mas a empresa precisa fazer a solicitação.
No entanto, esse procedimento depende do sistema a ser usado.
Entenda melhor a finalidade e a importância do documento na sequência deste artigo.
Para que servem as cartas de circularização?
Quando uma empresa passa por uma auditoria, é normal que a organização responsável precise de documentos originados de uma fonte externa.
Por isso, podemos dizer que a carta de circularização serve para garantir a credibilidade desse processo.
Afinal, se uma auditoria serve justamente para verificar se uma empresa opera de maneira adequada, não seria razoável que ela própria informasse os dados aos auditores.
O ideal é que os documentos analisados tenham uma origem diferente.
A Norma Brasileira de Contabilidade Técnica de Auditoria 500 (NBC 500), documento elaborado pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC), estipula que a evidência de auditoria é mais confiável quando obtida de fontes externas.
Além disso, o texto afirma que a informação tem maior credibilidade quando está na forma de documento, seja em papel ou eletrônico.
Em outras palavras, os auditores precisam ter a certeza de que os arquivos que receberam não foram violados.
Por isso, as instituições realizam a emissão das cartas de circularização em arquivos PDF protegidos, garantindo assim que não houve edição por parte da empresa.
Quando usar uma carta de circularização?
A carta de circularização pode ser usada tanto para a realização de uma auditoria quanto em uma conciliação financeira, neste caso para controle interno.
A emissão é uma opção caso a empresa precise verificar as informações referentes ao saldo ao final do mês anterior.
Esses casos são comuns quando a empresa faz negócios com mais de uma companhia e quer saber os resultados das transações com elas de forma isolada.
Por exemplo, um e-commerce que funciona integrado a mais de um marketplace pode solicitar diferentes cartas de circularização.
Nesse caso, cada marketplace emite um documento para demonstrar os saldos das vendas em seu próprio sistema.
Ainda assim, a auditoria é a principal situação em que uma carta de circularização é realizada.
Esse processo pode ser implementado tanto de forma interna, por profissionais da própria empresa, quanto externa, a partir da contratação de outra companhia para realizar o procedimento.
E como você já sabe, em uma auditoria externa, é uma boa prática usar documentos com outra origem.
Seja qual for a finalidade, a carta de circularização disponibiliza informações importantes, como vamos explicar na sequência.
Quais informações podem ser verificadas com a carta de circulação?
A carta de circularização apresenta as seguintes informações:
- Saldo disponível: é o valor que está na conta que a empresa mantém na instituição responsável pela emissão do documento, e que pode ser sacado ou movimentado pelo titular para uma instituição diferente
- Saldo a receber: são os valores previstos para entrar na conta em um período futuro, ou seja, a partir do primeiro dia do mês seguinte à emissão do documento
- Saldo bloqueado: inclui valores ainda não disponíveis por razões diversas, como o cancelamento de uma compra por um cliente, chargeback, a espera por uma análise de risco e a solicitação de uma transferência que ainda não foi processada
- Saldo total: é a soma dos valores contidos nos outros três campos.
Em cartas de circularização emitidas por determinados sistemas, pode haver uma diferença entre o valor indicado no saldo a receber e aquilo que a empresa acaba, de fato, recebendo no futuro.
Isso pode acontecer caso exista algum desconto pendente por razões diversas, como taxas de processamento ou de antecipação de recebíveis.
Como funcionam as cartas de circularização?
Cartas de circularização podem ser emitidas por diversas instituições, como bancos, adquirentes, intermediadoras, plataformas de e-commerce, fornecedores e marketplaces.
Algumas contam com uma tecnologia de automatização, para que o documento possa ser obtido a qualquer momento dentro da própria plataforma.
A emissão, porém, é realizada somente no final de cada mês, e o documento não se altera até o período seguinte.
A empresa cliente do sistema emissor pode solicitar o relatório, podendo usar em uma conciliação interna ou repassar a auditores.
Porém, em auditorias externas, a melhor prática é o repasse dos dados pela instituição que fez a emissão diretamente para a organização responsável pelo procedimento, garantindo assim uma maior independência e credibilidade.
Afinal, mesmo que os documentos sejam protegidos e não permitam edição, é melhor evitar cenários em que poderia haver manipulação das informações.
O resultado desse processo é a obtenção de dados confiáveis para a realização de conciliações e auditorias, podendo ser usado para melhorar a transparência e a segurança das instituições.
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