Redação Vindi 
O DANFE é um documento muito importante para qualquer empreendedor que atua com lojas virtuais: é por meio dele que pode ser comprovado que determinado produto possui uma nota fiscal e, por isso, costuma ser anexado nos pacotes enviados por e-commerces.
O surgimento da nota fiscal eletrônica trouxe muitas facilidades para quem trabalha com vendas. Porém, este é um documento que não pode ser “visto a olho nu”, já que é um conjunto de códigos incompreensível para humanos.
Justamente por isso existe o DANFE: além de traduzir as principais informações em um formato que pode ser impresso, ele fornece o código necessário para que todos os dados fiscais sejam consultados.
Se tudo isso soa complicado, leia o artigo até o final, pois prometemos descomplicar! Vamos ver o que é DANFE, para que serve este documento e como ele pode ser emitido.
Então leia, aprenda tudo sobre DANFE e boas vendas!
O que é DANFE?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Como diz o nome, é um documento que pode ser impresso e representa de forma mais simplificada a nota fiscal eletrônica (NF-e). Ele serve também como um resumo da nota, pois nele constam informações da empresa, da mercadoria e do seu destinatário – ou seja, o consumidor.
O DANFE é necessário porque a NF-e é composta por linhas de código e não pode ser impressa ou lida sem o auxílio de um sistema digital. Portanto, somente por meio de uma chave de acesso que consta no DANFE pode ser feita uma consulta aos dados da NF-e.
É importante ressaltarmos que o DANFE não tem validade jurídica e, portanto, não pode substituir a nota fiscal, que também precisa ser enviada ao consumidor (porém por um canal eletrônico – geralmente e-mail).
O que é DANFE online?
DANFE online é o documento em si, porém na sua versão virtual. Ele é gerado no formato de PDF, que é bem comum e pode ser aberto na grande maioria dos computadores, celulares e outros dispositivos.
Após emitir o DANFE online, o comerciante pode imprimir o documento para anexar ao pacote com o produto vendido. Também é possível enviar o PDF diretamente ao consumidor por e-mail ou algum outro canal de comunicação.
Vamos explicar neste artigo como fazer essa geração, mas antes entenda qual é a finalidade do documento.
Para que serve o DANFE?
O DANFE serve para comprovar que existe uma nota fiscal eletrônica referente à comercialização de determinada mercadoria. Isso acontece porque um documento não existe sem o outro, pois, mesmo com a digitalização da nota fiscal, ainda é preciso haver um suporte físico a ela.
Assim, quem quiser acessar todas as informações tributárias sobre aquele produto pode usar sua chave de acesso para fazer a leitura completa, a partir de um sistema compatível. Por isso, o DANFE deve acompanhar a embalagem de todo produto vendido pela internet e enviado para entrega.
Além disso, o documento tem um espaço para assinatura do destinatário da entrega, servindo também como o principal comprovante de que o item está com seu comprador.
O documento também pode auxiliar no processo de escrituração contábil digital (ECD), se for o caso.
Qual a diferença entre DANFE e nota fiscal?
A diferença entre os dois documentos é que o DANFE serve para informar, enquanto a nota fiscal serve para comprovar.
O DANFE é um documento auxiliar, como diz no nome, e não pode substituir a nota fiscal eletrônica, já que não tem valor contábil. Já a NF-e serve como comprovação de uma transação junto aos órgãos de fiscalização e, por isso, deve ficar arquivada por cinco anos, em um computador ou na nuvem.
Porém, a nota fiscal não tem o mesmo caráter informativo, já que as informações só podem ser interpretadas com a ajuda de um sistema digital.
Caso você precise de alguma informação que conste na nota fiscal, terá que abrir o DANFE. E, se a informação buscada não estiver lá, é preciso acessar a nota fiscal em um sistema estadual ou federal. Isso pode acontecer porque somente a nota completa tem todas as informações tributárias da transação.
Essa consulta pode ser feita pelo próprio comerciante que emitiu a nota ou pela internet, a partir das informações fornecidas no DANFE.
Em resumo, DANFE e nota fiscal eletrônica têm funções diferentes, que se complementam, mas a NF-e tem maior importância tributária.
Ouça também:
Como uma boa estratégia de frete pode ser a chave de ouro para fidelizar clientes?
Diferença entre DANFE e XML
O XML nada mais é que uma extensão de arquivo, representada pelas três letras que ficam atrás do ponto no nome de um documento digital. Elas servem para indicar o tipo de arquivo, que neste caso também é chamado de XML (Extensible Markup Language).
Dentro deste arquivo, há várias linhas de código, que servem para facilitar a leitura por meio de softwares. Mas, quando falamos em nota fiscal eletrônica, é comum vermos o termo “XML da nota” – neste caso, XML significa a nota fiscal eletrônica em si e é chamado assim justamente para ser diferenciado do DANFE.
Portanto, a grande diferença entre DANFE e XML é justamente a que explicamos no tópico anterior: a primeira serve para consulta e a segunda tem valor contábil. Mas é importante ressaltar que o XML tem diversas utilidades, portanto nem todo arquivo desse tipo se refere a um documento fiscal.
Qual é a diferença entre DANFE e DACTE?
A sigla DACTE significa Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico Este documento é emitido pelos transportadores de cargas e deve acompanhar cada pacote enviado no frete e o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) – além de também servir para consulta.
Assim como a NF-e, o CTe também não pode ser impresso, pois é composto por linhas de código. Então, para simplificar: O DACTE está para o CTe assim como o DANFE está para a NF-e.
Ele tem como funções:
- Acompanhar a mercadoria durante o transporte
- Auxiliar na escrituração das operações documentadas por CTes
- Informar a chave de acesso do CTe
- Coletar a assinatura de quem receber a entrega, seja o destinatário da encomenda ou outra pessoa.
A grosso modo, é como se fosse uma “DANFE dos transportadores”.
Como emitir DANFE e DANFE online?
A forma de emissão do DANFE é a mesma da nota fiscal eletrônica. Portanto, se você tem CNPJ, está apto a emitir NF-e e já usa algum sistema para isso, não terá grandes dificuldades.
Em resumo, os procedimentos a serem adotados são:
- Abra o sistema que você usa para emitir notas fiscais
- Preencha o documento com as informações solicitadas nas lacunas
- Selecione a qual nota fiscal o DANFE será referente
- Imprima, compartilhe ou faça o download do PDF do seu documento.
O processo é o mesmo seja qual for o seu regime fiscal, mesmo sendo MEI. Existem soluções que oferecem a emissão do DANFE, mas elas não são recomendadas.
Para a segurança dos seus dados, o ideal é que você use o mesmo sistema pelo qual suas NF-e são geradas.
Como preencher o DANFE?
O DANFE é elaborado automaticamente, a partir das informações contidas na nota fiscal eletrônica. O documento deve apresentar:
- Chave de acesso para acessar a NF-e e seu código de barras
- Natureza da operação (venda, prestação de serviços, transferência, etc)
- Data e horário de saída da mercadoria
- Dado da transportadora e do veículo
- Dados da empresa emitente
- Dados do destinatário
- Dados da mercadoria.
Se as informações do DANFE não forem correspondentes às que constam na NF-e, o contribuinte pode ter problemas com a fiscalização, inclusive sendo acusado de falsificação. Porém, como o sistema é automatizado, é improvável que isso aconteça sem intenção.
Como consultar o DANFE?
O DANFE pode ser consultado a partir do Portal Nacional da NF-e ou no site da Secretaria da Fazenda do estado onde a NF-e foi emitida. Para isso, é preciso digitar a chave de acesso, que tem 44 dígitos (se quiser, você pode simplesmente copiar o número do arquivo PDF).
Para evitar erros na formatação do texto, cole em um bloco de notas ou em outro editor de texto e faça os ajustes necessários. Mas atenção: essas informações só estarão disponíveis por 180 dias a partir da emissão da nota fiscal.
Depois desse prazo, o sistema apresenta uma versão resumida com alguns dados, como o número, a data de emissão da nota, o CNPJ do emissor ou do destinatário, a situação e o valor da mercadoria.
Empresas de grande porte costumam ter dificuldades, pois geram um alto número de notas fiscais. Para esses casos, existem sistemas de consulta e monitoramento automático.
Neste artigo, apresentamos o significado de DANFE, sua utilidade e como ele pode ser emitido. Se você trabalha com vendas online, sabe como é importante contar com uma boa solução para cobranças, certo?
Então conheça a Vindi, um ecossistema completo de pagamentos digitais e presenciais. Converse com um dos nossos especialistas!
