Redação Vindi 
A sangria de caixa é necessária para a contabilidade de empresas com sede presencial.
Nesse modelo de negócios, é inevitável ter que lidar com dinheiro em espécie, ainda que outras formas de pagamento sejam cada vez mais usadas.
Sem os processos adequados, o negócio corre riscos.
Por isso, a sangria de caixa ajuda a tornar a operação mais segura de várias maneiras.
Se você precisa lidar com cédulas e moedas, leia este artigo até o fim para entender o que é sangria de caixa e em quais momentos ela é necessária, além de aprender a realizar esse processo em um detalhado passo a passo.
O que significa sangria de caixa?
Sangria de caixa significa uma retirada de valores do caixa de uma empresa de varejo de forma não programada.
Sangria de caixa significa uma retirada de valores do caixa de uma empresa de varejo de forma não programada.
Essa retirada precisa ser documentada para que o fluxo de caixa não fique prejudicado pela ausência da quantia.
Essa prática é muito comum em empresas com vários terminais de caixa, como supermercados.
Nesse caso, cada operador é responsável por monitorar os valores de seu caixa e fazer a sangria quando for preciso.
Em alguns estabelecimentos, essa função fica sob responsabilidade de um colaborador, que vai até os caixas e faz a retirada dos valores e o registro da operação quando é necessário.
Em uma empresa grande, onde há uma alta movimentação de dinheiro, esse processo precisa ser feito várias vezes por dia.
A sangria de caixa tem muitas finalidades, como você vai conferir na sequência deste artigo.
Para que serve a sangria de caixa?
A sangria de caixa serve principalmente para aumentar a segurança do ambiente de trabalho em dois aspectos:
- O controle do fluxo de caixa, para identificar problemas na contabilidade
- O risco de prejuízo com assaltos, devido ao acúmulo de dinheiro em espécie.
Vamos explicar agora cada uma dessas finalidades.
A sangria de caixa como ferramenta de controle da contabilidade tem como objetivo ajudar a detectar discrepâncias no caixa de uma empresa.
Essas falhas são chamadas de quebras de caixa e podem ser de dois tipos:
- Positiva, quando o valor registrado é menor que o disponível em caixa
- Negativa, quando os registros superam os valores em caixa.
Geralmente, esses problemas acontecem por erros na entrega de troco a clientes.
Porém, a quebra de caixa negativa também pode apontar eventuais fraudes cometidas por funcionários.
Quando a empresa faz a sangria de caixa regularmente, essa investigação fica mais fácil, pois a empresa já tem os registros dos valores retirados.
Em relação ao risco de prejuízo com assaltos, é prudente que uma empresa que trabalha com dinheiro em espécie não deixe uma quantia muito elevada no caixa.
Nessas horas, a sangria de caixa é a ferramenta necessária para ir tirando o excesso de tempos em tempos sem prejudicar os registros contábeis.
Porém, a sangria também pode ser útil em casos em que seja necessário arcar com um gasto inesperado.
Para entender melhor, veja no próximo tópico cenários em que a prática deve ser adotada.
Quais são os principais motivos para realizar uma sangria de caixa?
Uma das principais razões para que a sangria de caixa seja realizada é o risco de se deixar muito dinheiro exposto nos terminais de atendimento de um estabelecimento comercial.
O perigo é maior em estabelecimentos grandes, como supermercados e hipermercados.
Além de reduzir o prejuízo com assaltos, como explicamos no tópico anterior, a retirada do excesso de dinheiro ajuda a evitar erros ao registrar vendas e dar troco aos clientes devido ao alto volume de notas e moedas.
Por isso, é comum que os operadores desse tipo de estabelecimentos sejam orientados a chamarem um fiscal para realizar a sangria caso se acumule um valor superior a R$ 300, por exemplo, em notas e moedas em seus terminais.
Outra utilidade da sangria de caixa também pode ser cobrir uma despesa imprevista.
Imagine um mercado com produtos perecíveis guardados em uma geladeira.
Se o equipamento estragar e não houver tempo para aprovar a despesa no orçamento do negócio, o valor retirado na sangria pode ser usado para essa finalidade.
Além disso, estabelecimentos grandes e com uma rotatividade alta entre os colaboradores precisam de uma ferramenta de controle dos registros de todos os caixas para evitar fraudes.
No próximo tópico, vamos mostrar passo a passo como a sangria de caixa deve ser realizada com segurança.
Como fazer sangria de caixa?
A sangria de caixa vai além da simples retirada dos valores, veja alguns passos para fazer este processo de forma estruturada.
A sangria de caixa vai além da simples retirada dos valores, pois esse processo precisa ser documentado.
Veja agora como fazer isso.
1. Controle as movimentações do caixa
O controle de todas as movimentações do caixa da empresa é essencial para evitar quebras de caixa.
Em empresas com diferentes terminais de atendimento, é preciso contar com um software de gestão financeira que centralize esse acompanhamento.
Outra alternativa é usar uma planilha, mas nesse caso é preciso ter muita atenção para evitar erros humanos ao lançar os dados.
2. Registre as entradas e saídas
Seja qual for a sua ferramenta para o controle do caixas, é preciso registrar nela todas as movimentações do dia.
Isso inclui os pagamentos de diversas formas, como dinheiro em espécie, Pix e cartões de débito e crédito.
A planilha do fluxo de caixa é essencial para que a sangria ajude a evitar problemas na contabilidade.
3. Confira o valor disponível
Mesmo com todo o acompanhamento, antes de executar a sangria de caixa é recomendável conferir o valor total disponível.
Nessas horas, é preciso fechar temporariamente o caixa.
Separe as cédulas e moedas por valor e inclua o quanto a soma delas vale.
Por exemplo: se você tem cinco notas de R$ 50, anote o valor de R$ 250.
Depois some todos os valores anotados.
4. Retire o valor
O momento de executar a sangria exige muita atenção, pois qualquer erro pode comprometer o fluxo de caixa.
Procure retirar as notas de maior valor, para facilitar a contagem e deixar as menores para troco.
Além disso, coloque o valor em um envelope identificado e lacrado.
5. Emita um recibo de sangria de caixa
A sangria de caixa precisa ser documentada no ato da execução, para garantir que não haverá erros.
Para isso, é preciso emitir o recibo de sangria de caixa.
Neste documento, devem aparecer as seguintes informações:
- Data e horário
- Motivo da retirada dos valores
- Nome e da assinatura do responsável.
Pode ser um recibo de papel, desde que haja um modelo padronizado.
Porém, muitas empresas usam recibos digitais, emitidos pelo sistema de gestão.
Esse processo deve ser repetido várias vezes ao longo de um dia.
Assim, no fechamento, os dados das sangrias são contabilizados, como vamos explicar na sequência.
Como contabilizar sangria de caixa?
A contabilidade da sangria de caixa depende da forma como a empresa realiza sua gestão financeira.
Estabelecimentos que realizam processos manuais devem incluir os valores de cada sangria no livro de caixa.
Já em um sistema automatizado, basta registrar a retirada no software.
Esse processo é simples, mas precisa ser feito com muita atenção.
Ao final do expediente, você terá uma listagem com o total de sangrias realizadas ao longo do dia, junto com os valores retirados.
Portanto, ao somar os valores de todas as sangrias do dia e acrescentar o dinheiro que está no caixa, o resultado deve corresponder aos registros contábeis.
Se uma discrepância acontecer, é necessário abrir um procedimento para investigar o caso.
Para que essa verificação seja feita sem problemas, é preciso que todas as sangrias sejam feitas corretamente.
Como auditar e verificar a precisão dos registros de sangria?
Várias ações podem ajudar a empresa a garantir a precisão dos registros das sangrias de caixa.
Veja algumas:
- Verifique se os recibos de sangria de caixa foram preenchidos com todos os dados necessários
- Use sistemas de gestão ou planilhas de controle para documentar cada operação
- Compare os recibos com todos os registros feitos no sistema ou no livro caixa
- Confira todas as sangrias feitas no dia durante o fechamento dos caixas
- A cada semana, reúna os recibos para fazer uma revisão.
O uso de um sistema que emita relatórios de forma automática é uma vantagem na hora de conferir registros de sangria de caixa.
Com esses documentos, você tem uma base de comparação para conferir cada operação.
A Vindi é um ecossistema completo de pagamentos, que, além de automatizar todos os seus processos de cobrança, dispõe de dashboard de métricas e pode emitir a qualquer momento relatórios com dados de suas vendas.
