Gestão de contas: o que é e como fazer na sua empresa?

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Muitas empresas enfrentam dificuldades financeiras por não terem um controle eficaz sobre suas contas a pagar e a receber. A gestão de contas é essencial para garantir a saúde financeira e o crescimento sustentável do negócio.

Sem uma gestão adequada, as empresas correm o risco de atrasar pagamentos, perder prazos importantes e enfrentar falta de liquidez. Isso pode resultar em problemas com fornecedores, clientes insatisfeitos e até mesmo a falência.

Por outro lado, implementar um sistema eficiente de gestão de contas traz inúmeros benefícios, como redução de custos, aumento de produtividade e melhor tomada de decisões. Quer aprender mais sobre como fazer isso na sua empresa? Continue a leitura!

Se você deseja aprender mais sobre o assunto, siga a leitura!

O que é gestão de contas?

A gestão de contas é um processo relacionado ao setor financeiro das empresas, de modo a controlar contas a pagar e a receber.

Ela é, geralmente, realizada por profissionais da área de contabilidade e finanças. Seu objetivo é gerir as contas e contratos que a empresa deve pagar, além de cuidar do recebimento de pagamentos pelos serviços ou produtos que a empresa comercializa com seus clientes.

A gestão de contas leva em consideração tanto os compromissos financeiros relativos à manutenção de um negócio, quanto as cobranças e entradas de caixa.

O resultado final deve ser um equilíbrio financeiro, além de deixar as contas quitadas e os recebimentos em dia.

O que são contas a pagar?

Nesse processo, na área de contas a pagar, considera-se tanto as despesas fixas quanto as emergenciais. Dessa forma, a empresa fica mais preparada para gastos imprevistos, sem precisar recorrer a empréstimos. 

• As despesas fixas são os custos prediais, desde contas básicas como aluguel, água, eletricidade, telefone, até o aluguel ou compra de equipamentos, manutenção, fornecedores, materiais, estrutura e insumos para a realização da atividade produtiva da empresa. Também contabiliza-se os salários dos funcionários, serviços terceirizados e demais gastos com mão de obra, impostos e taxas;
• Já os custos emergenciais consistem em reparos, manutenções, novas compras, reposições e outras necessidades que a empresa possa ter de repente.

A gestão de contas é responsável por acompanhar o pagamento de faturas e contratos dentro das datas de vencimento, gerenciar o caixa da empresa para esses compromissos, documentar pagamentos, notas fiscais e comprovantes.

O que são contas a receber?

Mas, tão importante quanto ter controle das contas a pagar é também gerenciar as cobranças aos clientes e contas a receber. Isso quer dizer que deve haver uma previsão de receita de acordo com as vendas realizadas e uma checagem ativa sobre a realização desses pagamentos dos clientes.

Quando a empresa trabalha com vendas por recorrência, essa previsibilidade é muito maior, pois a gestão já sabe quantos planos ativos a empresa tem, e, portanto, quanto vai receber daquela quantidade de clientes.

Entretanto, qualquer tipo de empresa deve cuidar dos seus recebimentos, verificar se há inadimplência, cobrar os clientes inadimplentes, negociar dívidas a receber.

Esse processo garantirá que o saldo da empresa não fique negativo e possa quitar seus compromissos e prosperar.

 

Qual a importância da gestão de contas na sua empresa?

A gestão de contas é um dos pilares fundamentais para a saúde financeira e o sucesso de qualquer empresa. Entender e controlar as finanças de maneira eficiente pode fazer a diferença entre prosperar no mercado ou enfrentar dificuldades financeiras. Aqui estão algumas razões pelas quais a gestão de contas é tão importante:

1. Melhora o Fluxo de Caixa

Manter um controle rigoroso sobre as contas a pagar e a receber ajuda a garantir que a empresa tenha dinheiro suficiente em caixa para cobrir suas despesas operacionais. Um bom fluxo de caixa permite que a empresa invista em oportunidades de crescimento e evite a necessidade de empréstimos de emergência.

2. Reduz Riscos de Inadimplência

A gestão de contas eficaz permite acompanhar de perto os prazos de pagamento dos clientes, reduzindo o risco de inadimplência. Estabelecer políticas claras de crédito e cobrança garante que os pagamentos sejam recebidos pontualmente, melhorando a liquidez da empresa.

3. Facilita a Tomada de Decisões

Através de relatórios financeiros precisos, a gestão de contas fornece informações valiosas que ajudam na tomada de decisões estratégicas. Com uma visão clara das finanças, os gestores podem identificar áreas que precisam de ajustes e planejar o futuro com mais segurança.

4. Aumenta a Eficiência Operacional

Automatizar processos de gestão de contas com o uso de softwares especializados pode aumentar significativamente a eficiência operacional. Isso libera tempo para que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas, além de reduzir erros humanos e melhorar a precisão dos dados financeiros.

5. Fortalece Relacionamentos com Fornecedores e Clientes

Pagar fornecedores dentro dos prazos acordados e cobrar clientes de forma organizada fortalece os relacionamentos de negócios. Isso pode resultar em melhores condições comerciais, como descontos por pagamento antecipado e maior confiança por parte dos parceiros.

6. Contribui para Conformidade Legal e Fiscal

Uma gestão de contas bem estruturada ajuda a empresa a cumprir com suas obrigações fiscais e regulatórias. Manter registros financeiros precisos e atualizados facilita a preparação de declarações fiscais e auditorias, evitando problemas legais e multas.

7. Suporta o Crescimento Sustentável

Empresas que gerenciam suas contas de forma eficaz estão melhor posicionadas para crescer de maneira sustentável. O controle financeiro adequado permite identificar oportunidades de investimento e expansão sem comprometer a estabilidade financeira.

A gestão de contas, portanto, não é apenas uma prática administrativa, mas uma estratégia vital para a longevidade e o sucesso do negócio. Implementar um sistema eficiente de gestão financeira pode transformar a forma como a empresa opera e compete no mercado.

Quais os benefícios de ter uma gestão de contas bem feita na sua empresa?

Muitas pessoas pensam que ter um negócio é simples, mas a gestão de contas deve ser bem feita para que a empresa possa se manter e prosperar.

Em primeiro lugar, essa gestão é responsável por prever se a empresa terá saldo suficiente ao longo dos meses para quitar suas dívidas. Isso dá uma ideia se a saúde financeira está em dia ou se é preciso gastar menos, faturar mais e etc.

Um segundo ponto é que ter profissionais responsáveis por realizar a gestão de contas a pagar e receber garantirá que a situação financeira não saia do controle. Se esse processo não for centralizado e transparente, a chance de rombos no caixa acontecerem é muito grande.

Por isso, um dos princípios da gestão de contas é a documentação e registro de tudo que é pago e recebido pela empresa. Dessa forma, é possível ter uma noção clara das finanças, da origem dos gastos e das maiores fontes de receita.

Tudo isso é fundamental para a gestão orçamentária, para formação de caixa, investimentos no negócio e para atingir o break even, que é quando o negócio “se paga” e, após isso, começa a gerar lucro.

Planejamento Financeiro

Ter uma gestão de contas bem feita é crucial para o planejamento financeiro da sua empresa. Esse controle permite que você tenha uma visão clara de todas as entradas e saídas de dinheiro, facilitando a criação de estratégias financeiras eficazes.

• Previsão de Fluxo de Caixa: Com uma gestão de contas eficiente, é possível prever com maior precisão o fluxo de caixa. Isso ajuda a identificar períodos de maior necessidade de capital e momentos em que a empresa pode ter recursos disponíveis para novos investimentos.
• Estabelecimento de Metas Realistas: Ao conhecer detalhadamente as finanças da empresa, torna-se mais fácil estabelecer metas financeiras realistas. Com dados precisos sobre receitas e despesas, você pode definir objetivos de crescimento que estejam alinhados com a capacidade financeira do negócio.
• Tomada de Decisões Informadas: Um planejamento financeiro baseado em uma gestão de contas bem estruturada fornece informações essenciais para a tomada de decisões estratégicas. Isso inclui desde a alocação de recursos até a análise de viabilidade de novos projetos, minimizando riscos e maximizando oportunidades.
• Mitigação de Riscos: Monitorar as contas da empresa regularmente permite identificar rapidamente possíveis problemas financeiros. Isso possibilita a adoção de medidas corretivas antes que os problemas se agravem, contribuindo para uma gestão financeira mais estável e previsível.

Uma gestão de contas bem feita, portanto, não só proporciona uma visão detalhada da saúde financeira da empresa, como também facilita um planejamento estratégico mais robusto e assertivo, preparando o negócio para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades no mercado.

Melhor gestão do fluxo de caixa

Uma gestão de contas bem feita proporciona uma melhoria significativa na gestão do fluxo de caixa da sua empresa. Manter um controle rigoroso sobre as entradas e saídas financeiras é essencial para assegurar a saúde financeira do negócio.

• Previsão de Saldos: Com um acompanhamento detalhado das contas a pagar e a receber, é possível prever os saldos futuros e planejar melhor as suas disponibilidades financeiras. Isso ajuda a garantir que a empresa sempre tenha recursos suficientes para cumprir suas obrigações e evitar problemas de liquidez.
• Identificação de Picos e Vales: Monitorar continuamente o fluxo de caixa permite identificar períodos de pico de receita e momentos de maior demanda por capital. Com essas informações, a empresa pode se preparar adequadamente, ajustando seus investimentos e despesas conforme necessário.
• Redução de Custos: Uma gestão eficiente do fluxo de caixa ajuda a identificar e eliminar desperdícios financeiros. Ao ter uma visão clara das finanças, a empresa pode negociar melhores prazos com fornecedores, aproveitar descontos por pagamento antecipado e reduzir custos operacionais.
• Melhora no Relacionamento com Fornecedores e Clientes: Manter as contas em dia e administrar corretamente o fluxo de caixa fortalece o relacionamento com fornecedores e clientes. Pagamentos pontuais e cobranças organizadas demonstram profissionalismo e confiabilidade, resultando em condições comerciais mais favoráveis e parcerias mais sólidas.
• Capacidade de Investimento: Com uma gestão eficaz do fluxo de caixa, a empresa fica em uma posição melhor para aproveitar oportunidades de investimento. Seja expandindo operações, lançando novos produtos ou entrando em novos mercados, um fluxo de caixa saudável proporciona a flexibilidade financeira necessária para crescer e inovar.

A gestão eficiente do fluxo de caixa é, portanto, fundamental para garantir a estabilidade financeira e promover o crescimento sustentável da empresa. Implementar práticas sólidas de gestão de contas contribui diretamente para a melhoria contínua do fluxo de caixa e para o sucesso a longo prazo.

Mais recursos para investimentos

Uma boa gestão de contas não apenas melhora a saúde financeira da empresa, mas também libera mais recursos para investimentos estratégicos. Com um controle eficiente, é possível identificar oportunidades e alocar capital de maneira mais eficaz.

• Aumento da Liquidez: Ao manter as contas em dia e otimizar o fluxo de caixa, a empresa ganha maior liquidez. Isso significa ter mais dinheiro disponível para investir em novas oportunidades, seja na expansão do negócio, no desenvolvimento de novos produtos ou na aquisição de tecnologias inovadoras.
• Identificação de Economias: Com uma análise detalhada das finanças, é possível identificar áreas onde há desperdício ou gastos excessivos. Reduzir esses custos operacionais libera recursos que podem ser redirecionados para investimentos mais produtivos e alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
• Melhor Negociação com Fornecedores: Uma gestão financeira eficiente permite negociar melhores condições comerciais com fornecedores, como prazos de pagamento mais longos ou descontos por pagamento antecipado. Essas economias podem ser revertidas em capital adicional para investimentos, aumentando a capacidade de crescimento da empresa.
• Acesso a Créditos e Financiamentos: Empresas com uma gestão de contas sólida tendem a ter melhor crédito no mercado. Isso facilita o acesso a linhas de financiamento com condições mais favoráveis, permitindo a realização de investimentos maiores e mais ousados sem comprometer a estabilidade financeira.
• Planejamento de Longo Prazo: Com mais recursos disponíveis, a empresa pode planejar investimentos de longo prazo de forma estratégica. Isso inclui desde projetos de expansão até pesquisa e desenvolvimento, garantindo que o negócio esteja bem posicionado para aproveitar futuras oportunidades de mercado.

Ter mais recursos para investimentos, resultantes de uma gestão de contas eficiente, pode transformar positivamente a trajetória da empresa, permitindo inovação constante e competitividade no mercado.

Maior facilidade de crédito

Uma gestão de contas bem feita não apenas melhora a saúde financeira da empresa, mas também facilita o acesso a crédito. Ter uma boa reputação financeira pode abrir portas para melhores condições de financiamento e novas oportunidades de crescimento.

• Reputação Financeira Positiva: A manutenção de um registro financeiro impecável demonstra aos credores que a empresa é responsável e confiável. Isso pode melhorar significativamente a reputação financeira da empresa no mercado, tornando-a um candidato mais atraente para empréstimos e financiamentos.
• Melhores Condições de Empréstimo: Empresas que gerenciam suas contas de forma eficaz geralmente conseguem negociar melhores condições de empréstimo. Isso inclui taxas de juros mais baixas, prazos de pagamento mais longos e menores exigências de garantias, resultando em custos financeiros reduzidos e maior flexibilidade para investir no crescimento do negócio.
• Acesso a Linhas de Crédito Emergenciais: Manter as contas em dia e ter um bom controle financeiro facilita o acesso a linhas de crédito emergenciais. Em momentos de necessidade imediata de capital, como crises econômicas ou oportunidades inesperadas de investimento, a empresa pode contar com o suporte financeiro necessário sem enfrentar obstáculos se tiver uma gestão de contas eficiente.
• Fortalecimento das Relações com Instituições Financeiras: Empresas que demonstram consistência e responsabilidade na gestão de suas finanças cultivam relações mais fortes com bancos e outras instituições financeiras. Esse relacionamento pode resultar em um tratamento preferencial e em acesso prioritário a novas oportunidades de crédito.
• Capacidade de Expansão: Com maior facilidade de crédito, a empresa tem à sua disposição recursos adicionais para financiar expansões, modernizações e outras iniciativas de crescimento. Isso permite que o negócio se desenvolva de maneira mais rápida e sustentável, aproveitando melhor as oportunidades de mercado.

Uma gestão de contas bem estruturada, portanto, não só garante a estabilidade financeira da empresa, mas também proporciona vantagens significativas na obtenção de crédito, impulsionando o crescimento e a competitividade no mercado.

Redução de custos, inadimplência e multas

Uma gestão de contas bem-feita desempenha um papel crucial na redução de custos operacionais, inadimplência e multas. Esses benefícios são fundamentais para manter a saúde financeira da empresa e garantir sua sustentabilidade a longo prazo.

• Controle de Custos Operacionais: Ao monitorar e gerenciar detalhadamente as contas, a empresa pode identificar e eliminar desperdícios. Isso inclui negociar melhores condições com fornecedores, otimizar processos internos e reduzir gastos desnecessários, resultando em uma operação mais enxuta e eficiente.
• Minimização da Inadimplência: Com um sistema rigoroso de controle de contas a receber, a empresa consegue acompanhar os prazos de pagamento dos clientes de forma mais eficaz. Isso facilita a implementação de políticas de cobrança preventiva, reduzindo o risco de inadimplência e garantindo que os pagamentos sejam feitos dentro do prazo.
• Evitar Multas e Penalidades: Manter as contas organizadas e em dia ajuda a evitar atrasos nos pagamentos a fornecedores, impostos e outras obrigações financeiras. Isso é essencial para prevenir multas e penalidades que podem comprometer a saúde financeira da empresa. Um bom gerenciamento das contas a pagar assegura que todas as obrigações sejam cumpridas pontualmente.
• Melhoria nos Fluxos de Trabalho: Automatizar tarefas repetitivas e implementar práticas eficientes de gestão de contas contribui para a melhoria dos fluxos de trabalho. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz a margem para erros humanos, aumentando a precisão dos registros financeiros e reduzindo os custos associados a correções e retrabalho.
• Economia em Juros e Encargos Financeiros: A adoção de boas práticas de gestão financeira permite que a empresa aproveite descontos por pagamentos antecipados e evite juros e encargos financeiros decorrentes de atrasos. Isso resulta em uma economia significativa ao longo do tempo, contribuindo para um melhor desempenho financeiro.

Implementar uma gestão de contas eficiente, portanto, é uma estratégia fundamental para reduzir custos, minimizar inadimplências e evitar multas. Essas práticas contribuem diretamente para a saúde financeira e a competitividade da empresa no mercado.

11 dicas para ter uma boa gestão de contas

Ter uma boa gestão de contas deve ser prioridade de todas as empresas que querem durar no mercado. Um dos primeiros erros é quando uma empresa começa a crescer e a gestão de contas se concentra apenas nas mãos do dono do negócio. Isso é prejudicial, pois deve haver uma clara separação entre finanças pessoais e corporativas. Além disso, uma área exclusiva dedicada a essa atividade garantirá toda a atenção necessária ao processo.

1. Tenha um controle das notas fiscais

Manter um registro detalhado de todas as notas fiscais emitidas e recebidas é essencial para uma boa gestão de contas. Isso facilita a conferência dos impostos a pagar e a receber, além de garantir a conformidade com as obrigações fiscais.

2. Tenha um controle dos boletos e pagamentos a emitir

Organize todos os boletos e pagamentos a serem emitidos em um sistema centralizado. Isso ajuda a evitar esquecimentos e atrasos, garantindo que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas dentro do prazo.

3. Documente processos e crie tutoriais simples

Documentar os processos de gestão de contas e criar tutoriais facilita o treinamento de novos colaboradores e assegura que todas as operações sejam realizadas de forma consistente e padronizada.

4. Categorize os gastos

Classificar os gastos em categorias específicas permite uma análise mais precisa das despesas da empresa. Isso ajuda a identificar onde os recursos estão sendo utilizados e onde há oportunidades de economia.

5. Tenha uma política de crédito com seus clientes

Estabelecer uma política clara de crédito com os clientes é fundamental para evitar inadimplências. Defina prazos de pagamento, critérios para concessão de crédito e procedimentos de cobrança.

6. Use uma plataforma de pagamentos

Utilizar uma plataforma de pagamentos moderna pode simplificar o processo de recebimento e pagamento de contas. Essas plataformas geralmente oferecem recursos como lembretes automáticos e conciliações bancárias, aumentando a eficiência.

7. Use um software de gestão

Investir em um software de gestão pode automatizar muitos aspectos da gestão de contas, desde o controle de estoque até a emissão de relatórios financeiros, proporcionando maior precisão e economia de tempo.

8. Automatize o que você conseguir e for necessário

Automatizar processos repetitivos pode reduzir erros humanos e aumentar a eficiência operacional. Avalie quais tarefas na gestão de contas podem ser automatizadas para liberar tempo para atividades estratégicas.

9. Defina responsabilidades para a gestão de contas

Dividir as responsabilidades da gestão de contas entre diferentes membros da equipe ajuda a garantir que todas as tarefas sejam executadas corretamente e no prazo. Defina claramente quem é responsável por cada parte do processo.

10. Busque sempre novas tecnologias para otimizar os processos

A tecnologia está em constante evolução, e novas ferramentas podem otimizar significativamente a gestão de contas. Esteja atento às inovações do mercado e considere implementá-las na sua empresa.

11. Se atente às datas

Manter um calendário atualizado com todas as datas de vencimento de contas e tributos evita atrasos e multas. Utilize lembretes para garantir que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas pontualmente.

Como automatizar a gestão de contas?

A Vindi é um software que pode ajudar seu time a ter uma boa gestão de cobranças. A nossa plataforma oferece diversos meios de pagamento online para sua empresa oferecer aos seus clientes, facilitando o recebimento. Além disso, permite a criação de planos de assinaturas, que cobram automaticamente na recorrência, evitando a inadimplência de assinantes. 

Por fim, na Vindi, você tem relatórios completos que mostram o status de cada cliente, se ele realizou os pagamentos, se está inadimplente, e ainda, você conta com ferramentas para enviar mensagens a esse cliente de forma automática por uma régua de cobrança para lembrá-lo dos pagamentos ou cobrar dívidas.

Com certeza, tudo isso facilitará muito a gestão de contas a receber, poupando muito trabalho manual do seu time e tornando as informações mais seguras e automatizadas.

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