Régua de cobrança: como ela ajuda a automatizar e reduzir a inadimplência

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A régua de cobrança é um instrumento essencial para reduzir a inadimplência em negócios recorrentes, nos quais os clientes pagam por mensalidade ou assinatura.

Ao utilizar esse recurso, as empresas diminuem a taxa de clientes não pagantes e com cobranças em atraso.

Essa ferramenta é eficaz especialmente para reduzir o churn involuntário: quando uma assinatura é cancelada porque o cliente esqueceu de pagar ou por falha no pagamento.

Isso porque a régua de cobrança automatiza o processo. 

Ou seja, não é necessário que um funcionário entre em contato para lembrar o cliente da conta em aberto ou oferecer outro método de pagamento quando houver erro em uma transação.

Então, para aprender todos os detalhes sobre o que é régua de cobrança e como usar no seu negócio, acompanhe o conteúdo até o final.

O que é régua de cobrança?

Régua de cobrança é uma regra que empresas estabelecem para cobrar os clientes de forma sistemática, com a definição de datas de cobrança e tentativas de contato durante a vigência de planos e contratos comerciais.

A ideia é que as regras determinadas na régua orientem quando deve ser feito o envio de mensagem de cobrança ao cliente, com informação sobre os métodos de pagamento e faturas abertas.

O objetivo da régua de cobrança é estabelecer uma comunicação de cobrança eficiente e organizar o processo de cobrança, o que contribuirá para a redução da inadimplência e para a saúde do fluxo de caixa do negócio.

Algumas empresas ainda usam a régua para orientar cobranças manuais. Quando o negócio cresce, porém, fica inviável.

A empresa só terá escalabilidade se contar com uma ferramenta de régua de cobrança automatizada, que dispara as mensagens automaticamente a partir de regras pré-configuradas.

Para que serve a régua de cobrança?

A régua de cobrança serve para estruturar, de forma automática e estratégica, a comunicação com clientes durante todo o ciclo de pagamento.

Ela estabelece uma sequência de mensagens e ações a serem disparadas antes, no dia e após o vencimento de uma fatura.

Com essa ferramenta, é possível padronizar abordagens, garantir previsibilidade na comunicação e aumentar a eficiência na recuperação de receitas.

A régua pode incluir diferentes canais (como e-mail, SMS e WhatsApp) e mensagens com diferentes tons, desde lembretes amigáveis até propostas de negociação.

Além de reduzir a inadimplência, uma boa régua de cobrança preserva o relacionamento com o cliente e evita abordagens agressivas ou improdutivas.

A solução é essencial para negócios que trabalham com cobrança recorrente, como SaaS, clubes de assinatura, academias e clínicas.

Como funciona a régua de cobrança? 

A régua de cobrança funciona por meio da automação de mensagens e ações programadas com base no status do pagamento de cada cliente.

Ela se integra a um sistema de gestão ou plataforma de pagamentos, que identifica o momento certo de acionar cada etapa.

Por exemplo, antes do vencimento, a régua pode enviar lembretes preventivos para reduzir o risco de esquecimento.

Se o pagamento não for identificado, novos avisos são disparados em intervalos definidos, com possibilidade de escalar a abordagem, incluir links de pagamento ou oferecer negociação.

Essa configuração é totalmente personalizável, permitindo adaptar a linguagem, o canal de comunicação e o intervalo entre as mensagens conforme o perfil da base de clientes.

Além disso, é possível incluir gatilhos para retentativas de cobrança em casos de falha na transação, como em cartões recusados.

Quais as etapas de cobrança que constam na régua?

A régua de cobrança pode ser organizada em três etapas principais: antes, na data e após o vencimento da fatura.

• Antes do vencimento, o objetivo é lembrar o cliente de forma preventiva. Mensagens são enviadas com alguns dias de antecedência, reforçando o valor e o prazo de pagamento, além de incluir o link ou boleto
• Na data de vencimento, a comunicação serve como alerta pontual. É comum o envio de uma mensagem no início do dia, mantendo o tom cordial e facilitando o acesso ao meio de pagamento
• Após o vencimento, iniciam-se os avisos de atraso. As mensagens se tornam mais diretas, com lembretes recorrentes, propostas de negociação ou aviso sobre possíveis medidas, como negativação.

Essa estrutura simples já é suficiente para reduzir significativamente a inadimplência, desde que adaptada ao perfil do público e automatizada com um sistema confiável.

Exemplo de régua de cobrança

Para entender na prática, imagine um SaaS de gestão de projetos que cobra seus clientes mensalmente por assinatura.

Nesse cenário, a régua de cobrança organiza toda a comunicação de pagamento de forma automática, acompanhando o cliente antes, no dia e após o vencimento.

Abaixo, um exemplo hipotético de régua de cobrança para esse SaaS.

• Envio automático da fatura e link de pagamento 7 dias antes do vencimento
• Lembrete amigável 2 dias antes do vencimento, reforçando a data de cobrança
• Mensagem no dia do vencimento, com acesso direto à página de pagamento
• Aviso de pagamento não identificado 2 dias após o vencimento
• Novo lembrete de atraso 7 dias após o vencimento, com opção de atualização do meio de pagamento
• Mensagem 15 dias após o vencimento, oferecendo possibilidade de negociação e informando sobre o risco de suspensão da conta.

É importante destacar que as regras acima são apenas um exemplo fictício. 

A empresa pode configurar as regras como achar melhor, com mais ou menos lembretes, em diferentes intervalos e com mensagens personalizadas.

Réguas de cobrança para cada meio de pagamento

Quanto mais meios de pagamento as cobranças configuradas na régua oferecerem, melhor.

A diversidade de opções é uma facilidade para o cliente que tem a intenção de quitar as faturas em atraso.

A seguir, entenda como funciona para disponibilizar esses meios de pagamento nas mensagens de cobrança.

1. Régua de cobrança por boleto

O boleto bancário é uma forma de pagamento tipicamente brasileira, que facilita o pagamento de assinaturas e mensalidades para quem não tem cartão de crédito.

Apesar de ter perdido espaço para o Pix, ainda é um meio de pagamento bastante usado em setores como o de educação, de imobiliário e de saúde.

Fazer cobrança por boleto é sempre um desafio, que se torna ainda maior quando a empresa trabalha com cobrança recorrente.

Veja qual é a melhor maneira de cobrar um boleto em atraso:

• Emitir o boleto de 20 a 10 dias antes do vencimento aumenta a chance de pagamento na data do vencimento
• Notificar o cliente via email ou SMS (se o boleto não pago) 1 dia após o vencimento e cadastrar uma regra para essas notificações em 5, 10, 20 e 30 dias após o vencimento, se essa cobrança não for liquidada
• Atualizar o boleto em toda notificação ou usar uma carteira de cobrança que permita a atualização em tempo real, permitindo que o cliente pague facilmente através dessa nova fatura.

2. Régua de cobrança por Pix

O Pix trouxe uma nova dinâmica para os pagamentos recorrentes no Brasil, oferecendo liquidez imediata e facilidade para o cliente.

Com o surgimento de soluções como o BolePix, que combina a estrutura tradicional do boleto com a agilidade do Pix, a régua de cobrança também evoluiu.

Nesse formato, a empresa envia uma cobrança com QR Code Pix e código copia e cola, mantendo os dados de controle e conciliação do boleto bancário.

A régua de cobrança por Pix pode seguir a mesma lógica usada no boleto, com a vantagem de que o Pix permite pagamento em qualquer dia e horário.

3. Régua de cobrança por cartão de crédito

A vantagem dos pagamentos recorrentes no cartão de crédito é que o cliente não precisa lembrar de pagar a mensalidade, já que os valores são debitados automaticamente na sua fatura.

Nesses casos, a régua de cobrança entra em cena quando algum problema impossibilita o pagamento, como o vencimento do cartão, por exemplo.

Primeiro, o ideal é que sejam feitas retentativas automáticas com troca de adquirentes, para os casos em que o erro no pagamento ocorreu por algum problema técnico. 

Esse é um recurso que plataformas de cobrança como a Vindi oferecem aos seus clientes.

Se ainda assim a transação não for confirmada, a régua de cobrança age notificando em tempo real cobranças não efetuadas por falta de saldo ou outro motivo de recusa pelo banco emissor.

4. Régua de cobrança por débito em conta

Pouco difundido nesse tipo de funcionalidade, o débito em conta é grande aliado de ONGs, igrejas e grandes arrecadadoras como seguradoras, bancos e empresas financeiras de todos os tipos.

Mesmo com os bancos diminuindo a oferta desse produto no mercado, é uma forma de recebimento muito eficaz. 

Por exemplo, para grandes carteiras, os clientes só precisam ter o saldo em conta.

Uma boa ideia é cadastrar mais de uma conta corrente do cliente, permitindo o envio das retentativas em bancos diferentes.

Ter uma plataforma de gestão dos arquivos referentes ao débito em conta é imprescindível, já que os erros sistêmicos entre VANs e bancos são comuns, infelizmente.

Quais as vantagens de usar uma régua de cobrança?

Empresas que adotam uma régua de cobrança ganham em agilidade, previsibilidade e controle.

Ao automatizar esse processo, evitam o retrabalho e garantem uma abordagem mais estratégica na recuperação de pagamentos.

Veja os principais benefícios:

Otimização completa do processo de cobrança

Com uma régua bem estruturada, as mensagens de cobrança são enviadas automaticamente, em diferentes momentos e canais.

Isso elimina tarefas manuais repetitivas e libera a equipe para focar em atividades estratégicas. 

Além disso, a automação reduz erros e atrasos na comunicação com o cliente.

Padronização dos contatos com clientes

Ao definir uma régua, a empresa estabelece critérios claros de abordagem, com linguagem adequada e tom compatível com a identidade da marca.

Isso melhora a experiência do cliente, evita cobranças excessivas ou mal formuladas e fortalece a reputação da empresa.

Organização financeira muito mais eficiente

A régua permite acompanhar de forma estruturada o status de cada pagamento.

Com isso, o time financeiro consegue agir com mais precisão e tomar decisões baseadas em dados, com apoio de relatórios automatizados e históricos de interação.

Redução consistente da inadimplência

Com lembretes recorrentes, alertas de vencimento e propostas de negociação bem programadas, a empresa reduz significativamente os atrasos.

Isso melhora o fluxo de caixa e aumenta a previsibilidade da receita, especialmente em modelos de negócio baseados em recorrência.

Guia prático: como montar uma régua de cobrança?

Criar uma régua de cobrança eficiente exige planejamento e conhecimento do perfil do seu cliente.

Ao seguir um passo a passo bem definido, sua empresa consegue estruturar uma comunicação automatizada, assertiva e com alto potencial de recuperação de receitas.

Veja como montar a sua:

1. Defina as datas estratégicas de cobrança

O primeiro passo é escolher os melhores momentos para enviar cada mensagem. 

Inclua lembretes antes do vencimento, alertas no dia e avisos após o atraso.

Essas datas devem considerar o comportamento de pagamento da sua base e o ciclo de cobrança do seu negócio.

2. Adote scripts de cobrança

Crie mensagens-padrão para cada etapa da régua, com variações conforme o tom necessário: informativo, de alerta ou de negociação.

Esses scripts devem ser claros, objetivos e respeitosos, mantendo a credibilidade da marca.

3. Personalize sua comunicação para cada etapa

Adapte o conteúdo da mensagem de acordo a situação do cliente e o canal utilizado. 

Use o nome da pessoa, mencione o serviço contratado e ajuste o tom conforme o tempo de atraso.

Esse cuidado aumenta o índice de resposta e a taxa de recuperação.

4. Ofereça soluções e alternativas atraentes ao cliente

Em caso de atraso, apresente opções como descontos para pagamento rápido, parcelamento ou atualização de meio de pagamento.

Facilitar o acerto da pendência demonstra empatia e evita o rompimento do relacionamento.

5. Automatize todo o fluxo para não perder mais tempo

Use uma plataforma de pagamentos que permita programar os envios, atualizar automaticamente boletos ou Pix vencidos e registrar a jornada de cobrança.

Com a automação, sua régua funciona todos os dias, sem intervenção manual e com muito mais eficiência.

Por que adotar uma estratégia multicanal na sua régua de cobrança?

Usar múltiplos canais na régua de cobrança aumenta significativamente o alcance das mensagens e melhora as chances de recuperação de valores em aberto.

Cada cliente tem uma preferência diferente de comunicação. 

Enquanto alguns respondem melhor por e-mail, outros só visualizam mensagens no WhatsApp.

Ao adotar uma estratégia multicanal, sua empresa garante que a cobrança será vista no momento certo, pelo meio mais eficaz.

Além disso, canais como SMS, e-mail e aplicativos de mensagem funcionam de forma complementar, reforçando o lembrete sem parecer insistente.

Com o apoio da tecnologia, é possível configurar envios automáticos e personalizados em cada canal, com mensagens coerentes e integradas entre si.

Essa abordagem amplia a efetividade da régua, diminui o tempo de resposta do cliente e mostra profissionalismo na gestão da cobrança.

7 erros comuns na régua de cobrança e como evitá-los

Mesmo com boas intenções, muitas empresas cometem falhas que comprometem a eficiência da régua de cobrança.

Evitar esses erros é essencial para garantir uma comunicação profissional, preservar o relacionamento com o cliente e aumentar a recuperação de receitas.

Confira os deslizes mais frequentes:

1. Ignorar os lembretes antes do vencimento: esperar o atraso acontecer para iniciar a cobrança diminui as chances de pagamento espontâneo e sobrecarrega o pós-vencimento
2. Usar mensagens genéricas demais: falta de personalização enfraquece a abordagem e reduz a conexão com o cliente, que tende a ignorar o aviso
3. Enviar cobranças fora do horário comercial: mensagens em horários inadequados passam uma imagem invasiva e podem gerar desconforto ou reclamações
4. Repetir o mesmo canal de comunicação: depender apenas de e-mail ou SMS limita o alcance; uma estratégia multicanal é mais eficiente
5. Deixar de atualizar boletos vencidos ou QR Codes Pix: se o cliente tenta pagar e encontra dificuldades, a chance de desistência aumenta
6. Esquecer de oferecer alternativas ou negociação: cobranças rígidas e sem flexibilidade afastam o cliente e dificultam o acerto da dívida
7. Negativar o cliente sem aviso prévio: essa prática pode gerar ações judiciais e prejudicar a imagem da empresa, além de violar normas do CDC.

Quando um cliente é considerado inadimplente?

Cada empresa age e classifica inadimplência de uma forma particular.

Na Vindi, por exemplo, classificamos um cliente como inadimplente logo após o vencimento da fatura e a constatação do não pagamento. 

Isso, independentemente da quantidade de dias de vencimento.

Com uma base considerável de faturas e cobranças sendo enviadas e quitadas diariamente, classificamos três tipos de inadimplência: aceitável, preocupante e grave.

Não deveria, mas é comum o atraso de pagamento de boletos em prestação de serviços. 

Porém, isso em uma escala grande, quebra o fluxo financeiro de uma empresa e pode levar a alguns problemas bem graves.

Inadimplência fantasma

Seja qual for o critério para definir quando um cliente é considerado inadimplente, é essencial que a empresa saiba e controle o número de usuários em atraso.

Caso contrário, pode acontecer o que chamamos de inadimplência fantasma.

Como exemplo dessa situação, pense em uma empresa de software cujo maior cliente (que representava 20% do faturamento) havia pago apenas 10 mensalidades no período de 12 meses.

Essas cobranças atrasaram pelo menos 6 vezes no ano. 

Ou seja, na prática, a empresa deixava de receber duas mensalidades consideráveis em um ano e parte das pessoas do financeiro não sabia.

E o que fica como lição? Que os atrasos acontecem, basicamente, por conta da comunicação. 

Ou seja, o financeiro emite um boleto, anexa uma nota fiscal e aguarda o “milagre” do pagamento.

Esse processo fica ainda mais complicado quando o departamento de contas a receber precisa ligar e enviar e-mails cobrando os atrasos.

Quando negativar o cliente no SPC ou Serasa?

Negativar um cliente em órgãos como SPC ou Serasa é uma medida que deve ser adotada com cautela e somente após o esgotamento das tentativas de cobrança amigável.

Antes de tomar essa decisão, é essencial seguir uma régua de cobrança completa, com lembretes, avisos e propostas de negociação.

Embora não haja um prazo legal estabelecido, costuma ser comum considerar a negativação a partir de 30 dias de atraso, desde que o cliente tenha sido notificado previamente sobre essa possibilidade.

A inclusão do CPF ou CNPJ nas plataformas de proteção ao crédito deve ser sempre precedida de uma última comunicação formal, oferecendo um prazo para regularização.

Essa etapa deve ser conduzida de forma ética e com respaldo legal, respeitando o Código de Defesa do Consumidor e a LGPD.

Negativar pode ser eficaz para pressionar o pagamento, mas também impacta diretamente a relação com o cliente, sendo mais indicada quando não há intenção de manter o vínculo comercial.

Em modelos de negócio baseados em recorrência, o ideal é priorizar soluções conciliadoras antes de recorrer a medidas mais drásticas.

Métricas para acompanhar a eficiência de uma régua de cobrança

Para saber se a régua de cobrança está realmente funcionando, é essencial acompanhar métricas que mostram o impacto das mensagens no comportamento dos clientes.

Esses indicadores ajudam a identificar gargalos, testar melhorias e aumentar a taxa de recuperação de pagamentos.

Veja as principais métricas que devem ser monitoradas:

• Taxa de recuperação: percentual de cobranças vencidas que foram efetivamente pagas após o início da régua
• Tempo médio de regularização: número de dias, após o vencimento, que os clientes levam para quitar a dívida
• Taxa de abertura das mensagens: indica o engajamento com os canais usados (como e-mail, WhatsApp e SMS) e ajuda a ajustar o formato e o momento dos envios
• Taxa de cliques em links de pagamento: mede quantos clientes acessam o link enviado nas mensagens, sinalizando o nível de interesse em quitar a dívida
• Número de contatos por cobrança resolvida: mostra quantas mensagens, em média, foram necessárias até o cliente pagar
• Taxa de negativação evitada: quantidade de casos resolvidos antes da necessidade de inclusão nos órgãos de proteção ao crédito
• Cancelamentos por cobrança: verifica se a abordagem está gerando desconforto ou rompendo a relação com o cliente, ajudando a ajustar o tom das mensagens.

Como a Vindi pode ajudar com nossa plataforma?

A Vindi permite o cadastro de uma régua de cobrança de forma simples. 

Pequenas, médias e grandes empresas usam a solução com funcionalidades específicas para cada tamanho de empresa.

Dá para personalizar os e-mails, as mensagens de cobrança para clientes via SMS ou usar os templates sugeridos para criar uma régua de cobrança.

Para ilustrar melhor como analisar e trabalhar com cortes de tempo de atraso, veja o exemplo:

• Até 10 dias de atraso: aceitável
• de 11 a 30 dias de atraso: preocupante
• Acima de 30 dias de atraso: grave.

A plataforma permite a fácil visualização de como esses clientes estão se relacionando com essas cobranças. Inclusive se eles estão clicando nessas cobranças.

Relatórios sobre a régua de cobrança

A plataforma da Vindi gera diversos relatórios sobre cobranças para você acompanhar todo o processo. 

Em um deles, são exibidas as seguintes informações:

• Nome do cliente
• Valores e volume financeiro envolvido nesses inadimplentes
• Última visualização da fatura (mostrando dia e hora que o cliente clica nessas faturas)
• Data de emissão e vencimento
• Quantidade de cobranças vencidas
• Quantidade de notificações enviadas por cliente.

Dashboard Vindi – Relatório de cobranças de inadimplentes

Por que usar uma ferramenta de criação de réguas de cobranças?

Quando uma empresa usa a régua de cobrança como uma lista de regras que orienta as cobranças manuais, o risco é grande. 

Especialmente quando o número de clientes aumenta, que é o objetivo de qualquer negócio.

Além da maior chance de erros e retrabalho, cobrar um cliente em atraso é uma tarefa bastante sensível, que nem todo mundo tem a habilidade para cumprir do jeito certo.

Esses e outros motivos justificam o uso de uma ferramenta de régua de cobrança automatizada. Entenda:

1. Equipe financeira é para apoiar o negócio, não para cobrar

Se a sua empresa tem uma equipe financeira para cobrar atrasos e controlar inadimplência, cuidado: esse é um mau sinal.

Uma boa equipe financeira é aquela que gasta a maior parte do tempo em planejamento, estudo de eficiência financeira e tem os olhos no crescimento da receita.

Agora, calcule quanto tempo as pessoas estão gastando na cobrança de inadimplentes. Tempo é dinheiro.

2. Faturas personalizadas elevam o profissionalismo da empresa

Quando empresas e pessoas recebem uma cobrança personalizada, dão mais atenção a ela.

Seja por SMS ou por e-mail, essa comunicação ocorre de forma profissional quando é customizada. 

Além disso, se ainda tiver a mensagem certa nessa fatura, o índice de sucesso na cobrança de inadimplentes aumenta.

3. Envio automático evita falhas na cobrança recorrente

Quando você delega para um sistema de cobrança automatizado e ainda consegue criar uma régua eficaz, a vida da empresa melhora.

Mais do que isso, ter uma cobrança automatizada é garantir que o envio não vai falhar. 

O cliente vai receber a cobrança independente do problema que você tiver no dia a dia.

4. Pessoas têm vergonha de cobrar clientes, é um fato

Cobrar clientes não é uma tarefa agradável para ninguém.

Alguns desses atrasos são de clientes antigos, o que dificulta a cobrança — e é normal sentir vergonha.

Mas quando a cobrança ocorre de forma automatizada, a necessidade de contato pessoal desaparece, o que torna tudo mais fácil.

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