Métricas para escolas que você deve acompanhar

1,6K

A gestão de uma escola vai muito além de administrar o calendário acadêmico ou planejar atividades pedagógicas. Para garantir eficiência, sustentabilidade financeira e qualidade na experiência educacional, acompanhar métricas sólidas é indispensável.

Mas você sabe quais são as principais métricas que sua instituição deve monitorar? Sem esses indicadores, fica difícil identificar desafios, corrigir rotas e alinhar estratégias ao longo do ano.

Ao entender as métricas mais importantes para sua escola, você terá dados concretos para tomar decisões proativas e trazer resultados reais. Continue lendo e descubra quais métricas realmente fazem a diferença e como acompanhá-las com eficiência!

O que são métricas para escolas e por que são tão importantes?

Métricas são indicadores que fornecem informações estratégicas sobre o desempenho de um processo ou estratégia. Para escolas, esses números permitem avaliar desde a eficiência financeira até a qualidade do ensino.

Por exemplo, as métricas ajudam a responder perguntas como:

• Estamos atingindo nossas metas de captação de alunos?
• A qualidade do ensino está adequada para retenção e formação dos estudantes?
• Como os investimentos estão refletindo nos resultados gerais?

Monitorar essas métricas não é uma tarefa isolada ou episódica. Trata-se de criar relatórios periódicos para acompanhar seu progresso e identificar ajustes necessários. Isso torna a instituição mais ágil, competitiva e preparada para superar desafios.

Agora, conheça as 15 métricas que podem transformar a administração da sua escola.

15 métricas para escolas que você deve acompanhar!

Principais métricas para escolas

Abaixo, separamos métricas muito utilizadas em empresas e que funcionam perfeitamente para o negócio de escolas e instituições de ensino em geral. Confira!

1 – Custo de aquisição por cliente

O custo de aquisição por cliente (CAC), é uma métrica que permite saber quanto sua escola tem gastado para trazer novos alunos. Esses investimentos podem ser em marketing ou, também, na área de vendas.

Quanto maior for o seu CAC, menor deve ser sua lucratividade. Por isso, é preciso ficar de olho nessas métricas para escolas. Com os números em mãos, é possível ajustar gastos, definir promoções para incentivar rematrículas, entre outras estratégias.  

Para o cálculo do CAC, deve-se considerar todos os gastos com as áreas envolvidas para trazer novos clientes; como marketing e vendas. Incluindo despesas com salários, softwares pagos, taxa de telefone, comissões etc.

CAC = custos da área de vendas + custos da área de marketing dividido pelo número de clientes conquistados.

2 – Lifetime Value

Também conhecida pela sigla LTV, o lifetime value é uma das métricas para escolas que permite ao gestor saber quanto a escola fatura com um aluno durante seu tempo de contrato.

Com essa informação em mãos, se torna possível pensar em estratégias para aumentar o LTV. Mas, também para criar programas de retenção, investindo em relacionamento e benefícios.

O cálculo do LTV é feito multiplicando o valor da mensalidade pelo tempo de permanência do aluno.

3 – Retorno sobre Investimento

O ROI é um dos indicadores mais populares no mundo dos negócios. Por isso, também deve ser uma das métricas para escolas mais importante. Pois ele oferece ao gestor a possibilidade de conhecer, em detalhe, qual tem sido o lucro sobre cada investimento.

Alguns exemplos em que o ROI pode ser aplicado são sobre uma campanha de marketing para atrair novos alunos ou mesmo para conhecer o retorno investido em um software.

Para encontrar o ROI, deve-se fazer o seguinte cálculo: subtrair o ganho obtido pelo valor do investimento inicial, depois divida o resultado novamente pelo valor do investimento inicial.  

4 – Churn

Mais uma das métricas para escolas importante é o churn rate ou taxa de cancelamentos. Já que é preciso saber quantas pessoas deixaram de fazer parte do seu quadro de alunos.

Mas, além disso, é importante usar esse indicador para saber se seus esforços de retenção estão trazendo bons resultados.

Na hora do cancelamento, procure entender quais os motivos levaram o aluno a desistir de sua instituição. Depois, com as informações em mãos, destaque as queixas recorrentes e crie ações para melhorar a satisfação dos estudantes antes que eles resolvam deixar sua escola.

Para calcular sua taxa de churn, divida o número de cancelamentos pelo número de alunos ativos.

5 – Monthly Recurring Revenue

Em português chamada de Receita Recorrente Mensal, essa métrica é muito usada por negócios que trabalham com mensalidades, assinaturas e planos. Sendo que sua principal função é oferecer uma previsão mensal da receita da escola.

Se bem aplicada, o MRR permite o controle de entradas, renovações e cancelamentos em sua escola.

Para encontrar o MRR da sua escola você pode: somar todas as mensalidades recebidas ou multiplicar o número total de alunos ativos pelo valor mensal pago por eles.

6. Porcentagem de estudantes com bolsa

Monitore o impacto das bolsas no orçamento da escola. Essa métrica ajuda a entender o quanto a instituição investe em bolsas e como isso afeta a sustentabilidade financeira.

Além disso, é um indicador importante para avaliar a acessibilidade da escola a diferentes perfis socioeconômicos. Uma análise detalhada desse dado permite equilibrar o investimento em bolsas com a receita da instituição, garantindo inclusão sem comprometer a saúde financeira.

7. Taxa de novas matrículas

Acompanhe a eficiência nas estratégias de captação de alunos. Essa métrica compara o volume de novas matrículas em relação aos períodos anteriores, mostrando o desempenho das campanhas usadas.

Ela também revela a atratividade da instituição em um mercado competitivo, permitindo ajustes mais precisos nas ações de marketing e comunicação para captar alunos alinhados ao perfil da escola.

8. Custo por aluno

Esse indicador calcula todos os custos operacionais por aluno, incluindo salários, infraestrutura e recursos educacionais. É essencial para entender se os valores das mensalidades são sustentáveis.

Além disso, acompanhar essa métrica possibilita identificar áreas em que os custos podem ser otimizados, garantindo maior eficiência nos serviços prestados sem comprometer a qualidade do ensino.

9. Taxa de inadimplência

Uma taxa alta de inadimplência pode impactar diretamente o fluxo de caixa da escola. Monitorar e agir para reduzir inadimplências garante maior previsibilidade financeira.

Estratégias como flexibilização de pagamento, acompanhamento próximo das famílias e programas de conscientização podem ser implementadas para minimizar os índices e manter a estabilidade financeira da instituição.

10. Taxa de rotatividade de funcionários

Altas taxas de turnover geram custos extras com novas contratações e treinamento, além de prejudicar a experiência dos alunos. Monitorar isso é fundamental para manter uma boa cultura organizacional.

Além disso, uma análise mais profunda desse indicador pode apontar problemas como baixa satisfação dos colaboradores, falta de incentivos ou até mesmo questões ligadas ao clima organizacional, permitindo ações preventivas.

11. Taxa de frequência do aluno

A frequência é um indicativo direto do engajamento dos alunos. Um número baixo pode sinalizar desmotivação ou outros desafios que precisam ser resolvidos rapidamente.

Investir em estratégias para aumentar o envolvimento, como aulas mais dinâmicas e programas extracurriculares atrativos, pode ajudar a melhorar a frequência e, consequentemente, o desempenho acadêmico.

12. Taxa de evasão escolar

Acompanhar a porcentagem de alunos que deixam a escola durante o ano é crucial para identificar e combater problemas, como baixa satisfação ou desafios financeiros das famílias.

Entender as razões que levam à saída dos alunos permite desenvolver estratégias personalizadas, como apoio financeiro, programas de fidelização e acompanhamento pedagógico mais próximo, reduzindo a evasão.

13. Taxa de formação/conclusão de curso

Essa métrica mostra quantos estudantes conseguem concluir seus estudos no tempo esperado. Indicadores baixos podem refletir problemas no processo de ensino ou acompanhamento individual.

Além disso, ela serve como um termômetro da eficácia geral da escola, apontando áreas de melhoria nas metodologias de ensino, orientações acadêmicas e suporte emocional aos alunos.

14. Nível de satisfação dos alunos

Compreender a opinião dos alunos sobre a escola ajuda a identificar pontos fortes e fracos. Pesquisas de satisfação regulares oferecem feedback valioso para melhorias contínuas.

Além disso, envolver os alunos no processo de melhoria cria um senso de pertencimento e reforça o relacionamento entre a escola e a comunidade estudantil, aumentando a retenção e o engajamento.

15. Nível de desempenho dos alunos

Avaliar as médias de desempenho nas disciplinas é essencial para medir a eficácia do ensino e ajustar práticas pedagógicas. Métricas regulares ajudam a alinhar expectativas de pais e professores.

Complementando, essa análise também permite identificar alunos que precisam de suporte adicional, garantindo que todos tenham as mesmas oportunidades de atingir bons resultados e desenvolver suas habilidades.

Como monitorar as métricas para escolas efetivamente?

Monitorar essas métricas não precisa ser complicado. Algumas dicas incluem:

• Use tecnologias de gestão escolar. Ferramentas digitais centralizam todos os dados e apresentam relatórios claros.
• Segmente os dados. Analise por períodos, turmas ou níveis de ensino para obter diagnósticos mais específicos.
• Crie relatórios periódicos. Isso permite corrigir rotas antes dos problemas causarem impacto significativo.

Além disso, incentive cada departamento a colaborar com os dados e estratégias de monitoramento. A transparência nas informações fortalece as decisões da administração como um todo.

6 dicas para evitar o cancelamento de matrículas nas escolas!

A alta taxa de churn se tornou uma das maiores dores para gestores escolares. Mas é possível minimizar esse problema com boas estratégias:

Colete feedbacks de quem cancelou

Entenda as reais razões por trás de cada cancelamento. Use pesquisas rápidas ou entrevistas, afinal, esse feedback oferece informações diretas para evitar perder novos alunos pelo mesmo motivo.

Aplique programas de apoio aos alunos

Proporcione aulas extras, monitorias ou atendimentos individuais para alunos que estejam enfrentando dificuldades. Melhorar o suporte emocional e acadêmico aumenta o engajamento.

Ofereça opções de renegociação de dívidas

Entenda as necessidades financeiras das famílias e flexibilize condições de pagamento. Isso evita que inadimplências se transformem em cancelamentos definitivos.

Ofereça incentivos aos seus alunos

Programas de premiação, como descontos para pais que indicarem novos alunos, são excelentes para fidelizar famílias e aumentar a retenção.

Realize pesquisas de satisfação constantes

Pesquisas curtas e regulares mantêm os gestores atentos às necessidades e percepções de alunos, pais e até funcionários.

Use uma ferramenta de cobrança recorrente

Automatize os processos financeiros. Sistemas de cobrança recorrente ajudam a evitar atrasos, mantendo o controle financeiro sob rigor absoluto.

Transforme sua gestão observando os números

Gerenciar uma escola de sucesso envolve decisões baseadas em dados concretos. Cada uma das 15 métricas apresentadas aqui desempenha um papel fundamental no fortalecimento financeiro e pedagógico da sua instituição.

Não deixe para depois—comece agora mesmo a implementar essas métricas em seu dia a dia. E lembre-se, boas decisões vêm de dados bem coletados e analisados!