Como evitar o churn/cancelamento de matriculas nas escolas?

1,3K

Não há uma empresa no mundo que nunca tenha perdido um cliente. Nas escolas, isso não é diferente em relação ao cancelamento de matrículas. O indicador para mensurar quantas pessoas estão cancelando, desistindo ou abandonando um serviço é chamado de churn rate.

A alta taxa de churn é uma das maiores dores enfrentadas pelas instituições de ensino, afetando diretamente a sustentabilidade financeira e operacional. A dificuldade em manter os alunos matriculados pode ser decorrente de diversos fatores, como insatisfação com o serviço, problemas financeiros ou falta de engajamento.

Reduzir a taxa de cancelamento traz inúmeros benefícios, como maior estabilidade nas receitas, fortalecimento da imagem da instituição e melhor aproveitamento dos recursos investidos em captação de novos alunos. Implementar estratégias eficazes de retenção é essencial para minimizar o churn e garantir o sucesso a longo prazo.

O que é Churn rate?

Churn rate, também conhecido como taxa de cancelamento, é um indicador que mede a porcentagem de clientes ou usuários que interrompem o uso de um serviço durante um determinado período. Em instituições de ensino, isso se traduz no número de alunos que cancelam suas matrículas ou desistem dos cursos. É uma métrica crucial para entender a saúde financeira e a satisfação dos alunos com a instituição.

A importância de monitorar o churn rate reside no fato de que uma alta taxa de cancelamento pode sinalizar problemas significativos, como insatisfação com a qualidade do ensino, dificuldades financeiras dos alunos ou falta de engajamento. Compreender as razões por trás do churn permite que as instituições de ensino implementem estratégias eficazes para reter seus alunos, melhorando a experiência educacional e garantindo maior estabilidade financeira.

Qual a importância de acompanhar o churn rate da sua escola?

Acompanhar o churn rate da sua escola é fundamental para manter a saúde financeira e operacional da instituição. Uma alta taxa de cancelamento pode indicar problemas críticos que necessitam de intervenção imediata, como insatisfação dos alunos, problemas na qualidade do ensino ou questões administrativas. Monitorar essa métrica permite que a escola identifique tendências e tome medidas proativas para evitar a perda de alunos.

Além disso, entender o churn rate ajuda a melhorar a experiência dos alunos e aumentar a retenção. Ao analisar os motivos pelos quais os alunos estão deixando a instituição, a escola pode implementar estratégias específicas para resolver essas questões, como aprimorar o atendimento, ajustar a metodologia de ensino ou oferecer suporte financeiro em casos de necessidade. Isso não só melhora a satisfação dos alunos, mas também fortalece a reputação da escola no mercado.

Por fim, um churn rate bem controlado contribui para a sustentabilidade a longo prazo da instituição. Reduzir a taxa de cancelamento significa maior previsibilidade de receita, melhor aproveitamento dos investimentos feitos em marketing e captação de novos alunos, e uma base de alunos mais engajada e satisfeita. Essas vantagens são essenciais para o crescimento contínuo e o sucesso da escola.

Quais as 4 principais causas do cancelamento de matrículas nas escolas?

Entender as razões por trás do cancelamento de matrículas é essencial para criar estratégias eficazes de retenção. A seguir, destacamos algumas das causas mais comuns que levam ao churn nas instituições de ensino:

1. Falta de continuidade nas aulas remotas

A interrupção das aulas presenciais devido à pandemia fez com que muitos pais optassem por cancelar as matrículas quando as escolas não ofereceram alternativas de ensino a distância. Sem continuidade no aprendizado dos filhos, os responsáveis muitas vezes preferem buscar instituições que disponibilizam educação remota de qualidade.

2. Crise financeira das famílias

A crise econômica causada pela pandemia afetou significativamente a renda de muitas famílias, dificultando o pagamento das mensalidades escolares. Em casos onde a situação financeira se agrava, os pais acabam optando por cancelar as matrículas e buscar alternativas mais acessíveis ou até mesmo adiar a educação formal dos filhos por um período.

3. Insatisfação com a qualidade do ensino

A percepção de que o filho não conseguirá recuperar o aprendizado perdido ou que a qualidade do ensino é insuficiente pode levar ao cancelamento da matrícula. Os pais buscam garantir que a educação dos filhos não seja prejudicada, e ao perceberem que a escola não está atendendo suas expectativas, procuram outras instituições que ofereçam melhor suporte educacional.

4. Falta de comunicação e transparência

A ausência de uma comunicação clara e constante entre a escola e os pais também pode resultar em cancelamentos. Em momentos incertos, como durante a pandemia, os responsáveis esperam ser informados sobre os planos e ações da escola. A falta de transparência gera insegurança e desconfiança, incentivando os pais a procurarem alternativas que demonstrem maior compromisso e clareza.

11 dicas para evitar o churn/cancelamento de matrículas nas escolas!

Reduzir o churn ou cancelamento de matrículas é um desafio constante para as instituições de ensino, veja algumas dicas que podem ajudar.

Reduzir o churn ou cancelamento de matrículas é um desafio constante para as instituições de ensino. Implementar estratégias eficazes de retenção pode ajudar a manter os alunos matriculados, garantir a estabilidade financeira e fortalecer a reputação da escola. A seguir, apresentamos onze dicas essenciais para evitar o cancelamento de matrículas:

1. Entenda qual tipo de churn está afetando sua escola

Para combater eficazmente o churn, é essencial entender qual tipo de cancelamento está impactando sua escola. O churn pode ser dividido principalmente em dois tipos: voluntário e involuntário. O churn voluntário ocorre quando os alunos ou seus responsáveis decidem cancelar a matrícula por motivos como insatisfação com a qualidade do ensino ou dificuldades financeiras. Já o churn involuntário acontece devido a fatores externos ao controle dos responsáveis, como problemas técnicos no processamento de pagamentos ou mudanças inesperadas na situação familiar.

Identificar se o churn é voluntário ou involuntário ajuda a direcionar as estratégias de retenção de forma mais precisa. Enquanto o churn voluntário pode ser abordado melhorando a experiência educacional e a comunicação com os pais, o churn involuntário pode ser reduzido através da implementação de sistemas de pagamento mais eficientes e oferecendo suporte financeiro. Compreender essas nuances é fundamental para aplicar ações corretivas eficazes e aumentar a taxa de retenção na instituição.

2. Colete feedbacks de quem cancelou

Para entender as razões por trás do cancelamento de matrículas, é essencial coletar feedback diretamente dos alunos e seus responsáveis. Utilize diversas formas de coleta, como pesquisas online, formulários via e-mail ou aplicativos específicos de feedback. Essas ferramentas permitem obter informações valiosas de maneira rápida e eficiente, mesmo quando há um grande número de desistentes.

Além disso, considere a realização de entrevistas ou grupos focais com alguns dos pais e alunos que cancelaram, sempre que possível. Ofereça incentivos, como descontos futuros ou participação em sorteios, para encorajar a participação. O feedback obtido através dessas metodologias proporciona insights críticos que podem ser usados para melhorar a experiência educacional e reduzir a taxa de churn.

3. Encontre quem oferece risco de churn

A melhor maneira de evitar churn é evitar que ele ocorra em primeiro lugar, certo?

Há sempre um grupo com maior probabilidade de sair do que outros – por isso, é do seu melhor interesse saber quem está colocando risco à sua cartela de alunos. Desta forma, você pode chegar a eles a tempo de mantê-los. Tenha atenção com esses tipos de alunos:

• Notas baixas;
• Baixa frequência;
• Mensalidade em atraso;
• Atrasos em entrega de tarefas;
• Chegam atrasados à aula;
• Moram longe.

Esse conhecimento pode ajudá-lo a prever se alguém, que agora se comporta de forma semelhante, provavelmente deixará sua escola em breve. Não negligencie isso apenas por que o faturamento ainda está normal.

4. Aplique programas de apoio aos alunos

Implementar programas de apoio aos alunos é uma estratégia eficaz para reduzir o churn e aumentar a satisfação e retenção. Ofereça suporte acadêmico através de tutoriais, monitorias e sessões de reforço, ajudando os alunos a superar dificuldades específicas em suas disciplinas. Além disso, criar um sistema de mentoria, onde alunos mais experientes orientam os novatos, pode promover um ambiente mais acolhedor e colaborativo.

Outro aspecto importante é o suporte emocional e psicológico. Disponibilizar serviços de aconselhamento e terapia pode ajudar os alunos a lidar com estresses e desafios pessoais que podem afetar seu desempenho escolar. Programas de bem-estar, como oficinas de mindfulness e atividades físicas, também contribuem para o equilíbrio emocional dos estudantes, aumentando sua motivação e comprometimento com a escola.

5. Ofereça opções de renegociação de dívidas

Para muitas famílias, dificuldades financeiras podem ser um grande motivo para o cancelamento de matrículas. Oferecer opções de renegociação de dívidas é uma maneira eficaz de manter os alunos matriculados. Crie planos de pagamento flexíveis que permitam a extensão do prazo de quitação ou a redução temporária das mensalidades, ajustando-se às condições financeiras das famílias.

Além disso, considere a implementação de programas de bolsas de estudo ou descontos baseados em mérito e necessidade financeira. Manter um diálogo aberto e transparente com os pais sobre suas dificuldades financeiras e possíveis soluções demonstra empatia e compromisso da escola, aumentando a confiança e a lealdade à instituição.

6. Defina seus alunos mais valiosos

Muitas escolas distribuem bolsas aos primeiros colocados de seus processos seletivos ou àqueles que possuem as melhores notas. Essa é uma forma de garantir a qualidade sobre quem frequenta seus cursos.

Não adianta se animar de ter fechado um grande contrato se em poucos meses seu cliente, no caso o estudante, desanimar e declinar.

Da mesma forma, independentemente do preço que um aluno paga, se ele é notadamente engajado, demonstra um grande indicativo de que cumprirá toda a grade curricular e até mesmo podendo dar sequência em outros cursos ou níveis. Engajamento e satisfação andam lado a lado. Para isso, o próximo tópico aborda como valorizar esse grupo de alunos.

7. Ofereça incentivos

Da mesma forma que deve se ficar atento ao grupo de risco, eliminando os fatores que podem causar cancelamentos, vale observar quem pode reagir melhor a incentivos, como descontos e benefícios, que são fundamentais em campanhas de retenção.

Uma forma bem comum de reter e engajar atualmente é usar recursos de gamificação, especialmente em atividades online.

Por exemplo, alguns aplicativos que oferecem ensino de idiomas exibem pontuações, níveis e badges para estimular seus usuários a se manterem na plataforma. Isso faz parte de novos modelos de educação, capazes de dar ao aluno um melhor e mais rápido aprendizado e um ganho em escala para os prestadores de serviço.

8. Incentive a boa comunicação dos professores com alunos

A comunicação eficaz entre professores e alunos é fundamental para criar um ambiente de aprendizado positivo e engajador. Incentive os professores a manterem um canal aberto e acessível para que os alunos possam expressar suas dúvidas, dificuldades e necessidades. Utilizar ferramentas digitais, como plataformas de mensagens e fóruns de discussão online, pode facilitar essas interações e fortalecer o vínculo entre professores e estudantes.

Além disso, promova a formação contínua dos professores em habilidades de comunicação e empatia. Ofereça workshops e treinamentos que ensinem técnicas de escuta ativa e feedback construtivo. Professores que sabem se comunicar de maneira clara e acolhedora são capazes de identificar problemas cedo e oferecer suporte adequado, aumentando a satisfação dos alunos e reduzindo as chances de cancelamento de matrículas.

9. Realize pesquisas de satisfação constantes

Para manter um acompanhamento eficaz da satisfação dos alunos e pais, é crucial realizar pesquisas de satisfação de forma regular. Essas pesquisas permitem identificar áreas de melhoria e pontos fortes, fornecendo insights valiosos para a gestão da escola. Utilize questionários online curtos e objetivos para facilitar a participação e obtenha feedback sobre diversos aspectos, como a qualidade do ensino, infraestrutura e atendimento.

Além de aplicar pesquisas regulares, é fundamental analisar os resultados e implementar ações corretivas com base no feedback recebido. Compartilhe os resultados das pesquisas com a equipe escolar e desenvolva planos de ação para abordar as preocupações levantadas. Este ciclo contínuo de feedback e melhorias demonstra o compromisso da instituição com a excelência e a satisfação dos alunos, contribuindo para a redução do churn.

10. Modernize-se

Para mensurar indicadores como churn e melhorar a gestão escolar, é essencial estar atualizado com as tendências tecnológicas e de ensino. Pesquise exemplos de escolas que utilizam tecnologia de ponta para transformar a experiência educacional. Adotar ferramentas de gestão escolar modernas pode otimizar processos, aumentar a eficiência e proporcionar uma visão mais clara dos dados de desempenho.

Além disso, considere capacitar seus professores para integrar novas tecnologias e metodologias de ensino em suas aulas. A formação contínua dos educadores em habilidades digitais e pedagógicas inovadoras garante uma adaptação eficaz às demandas contemporâneas da educação. A modernização da sua escola não só melhora a qualidade do ensino, mas também torna a instituição mais atrativa para novos alunos.

11. Use uma ferramenta de cobrança recorrente

Implementar uma ferramenta de cobrança recorrente pode simplificar significativamente a gestão financeira da sua escola. Esse tipo de sistema automatiza os pagamentos mensais, reduzindo a inadimplência e facilitando o controle de recebimentos. Ferramentas de cobrança recorrente também oferecem relatórios detalhados, permitindo uma visão clara da saúde financeira da instituição.

Além disso, a automação dos pagamentos recorrentes proporciona conveniência tanto para a escola quanto para os pais, que podem contar com um processo de pagamento mais previsível e sem complicações. A utilização de uma plataforma confiável e segura garante que todas as transações sejam realizadas com transparência, contribuindo para a fidelização dos alunos e a redução do churn.

Qual o impacto de investir na redução do churn? Entenda na prática!

Reduzir o churn é um dos principais desafios para instituições de ensino que buscam crescimento sustentável e sucesso a longo prazo.

Reduzir o churn é um dos principais desafios para instituições de ensino que buscam crescimento sustentável e sucesso a longo prazo. Investir em estratégias para diminuir o cancelamento de matrículas não só melhora a retenção de alunos, mas também fortalece a reputação da escola e aumenta a estabilidade financeira. A seguir, exploramos um exemplo prático e fictício de como o churn pode impactar uma escola e os resultados de investir ou não em sua redução.

Exemplo de churn/cancelamento em matrícula de escola

Imagine uma escola fictícia com 1.000 alunos matriculados no início do ano letivo. Se a taxa de churn anual for de 10%, isso significa que 100 alunos cancelam suas matrículas ao longo do ano. Essa perda representa tanto um impacto financeiro significativo quanto um desafio para a comunidade escolar, que precisa constantemente atrair novos alunos para manter o número de matrículas estável.

Resultado de NÃO INVESTIR na redução do churn

Se a escola não investir em estratégias para reduzir o churn, a situação pode piorar ao longo dos anos. Considerando a mesma taxa de churn de 10% ao ano, após três anos, a escola poderia ver uma queda drástica no número de alunos matriculados:

• Ano 1: 1.000 alunos – 10% churn = 900 alunos
• Ano 2: 900 alunos – 10% churn = 810 alunos
• Ano 3: 810 alunos – 10% churn = 729 alunos

Essa redução contínua não só afeta as finanças da escola, mas também a moral dos alunos e professores, criando um ciclo de declínio difícil de reverter.

Resultado de INVESTIR na redução do churn

Por outro lado, se a escola implementar estratégias eficazes para reduzir o churn, como melhorar a comunicação com os pais, oferecer suporte acadêmico e emocional aos alunos, e utilizar ferramentas de cobrança recorrente, os resultados podem ser bastante positivos. Suponha que essas ações reduzam a taxa de churn para 5% ao ano. Após três anos, o cenário seria muito diferente:

• Ano 1: 1.000 alunos – 5% churn = 950 alunos
• Ano 2: 950 alunos – 5% churn = 902,5 alunos
• Ano 3: 902,5 alunos – 5% churn = 857,38 alunos

Essa redução gradual no churn permite à escola manter uma base sólida de alunos, garantindo estabilidade financeira e fortalecendo sua posição no mercado educacional.