Como automatizar cobrança em universidades? 6 passos!

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Automatizar cobrança em universidades se tornou uma necessidade vital na administração de instituições privadas de ensino superior. Especialmente após a pandemia, o setor privado de educação vem registrando um crescimento significativo no número de matrículas.

Muitas universidades enfrentam desafios como inadimplência, processos manuais demorados e falta de recursos tecnológicos adequados. Essas dificuldades podem comprometer a saúde financeira da instituição e a satisfação dos alunos.

Entender e implementar a automatização de cobrança traz inúmeros benefícios, como eficiência operacional, redução de erros e maior controle financeiro. Neste artigo, vamos mostrar como automatizar a cobrança em universidades e garantir uma gestão eficiente para sua instituição.

Siga a leitura!

O que é pagamento recorrente?

Pagamento recorrente é um modelo de cobrança em que uma quantia fixa é debitada automaticamente em intervalos regulares, como mensalidades de cursos ou assinaturas de serviços. Este método é amplamente utilizado em instituições de ensino superior para facilitar a gestão financeira e garantir a regularidade dos pagamentos.

A principal vantagem do pagamento recorrente é a conveniência tanto para a instituição quanto para os alunos. Com ele, as universidades podem prever melhor suas receitas e reduzir a inadimplência. Para os alunos, elimina-se a necessidade de lembrar de realizar o pagamento manualmente a cada mês, proporcionando uma experiência mais tranquila e sem interrupções.

Além disso, a automatização dos pagamentos recorrentes permite que as universidades foquem em outras áreas estratégicas, ao invés de gastar tempo e recursos gerenciando cobranças manuais. Isso resulta em maior eficiência operacional e satisfação dos alunos.

Quais as vantagens de automatizar a cobrança em universidades?

Automatizar a cobrança em universidades pode ser tão vantajoso para a instituição de ensino quanto para os próprios alunos. A eficiência na gestão financeira, redução da inadimplência e melhora na experiência do aluno são apenas alguns dos benefícios dessa prática.

Ao implementar um sistema de cobrança automatizado, as universidades podem otimizar seus processos administrativos, economizar tempo e recursos, além de garantir mais precisão e segurança nas transações financeiras. Isso resulta em um ambiente acadêmico mais organizado e focado no desenvolvimento educacional.

Confira a seguir os principais benefícios da iniciativa.

Vantagens para as instituições de ensino

Automatizar a cobrança em universidades oferece uma série de vantagens significativas para as instituições de ensino. Este processo não só melhora a eficiência operacional, mas também garante uma melhor relação com os alunos e seus responsáveis, ao minimizar os problemas de inadimplência e otimizar os recursos administrativos. Confira abaixo os principais benefícios dessa iniciativa:

• Redução da inadimplência: A inadimplência é um dos maiores desafios enfrentados pelas instituições de ensino particulares, afetando o fluxo de caixa e a relação com os alunos. Um sistema automatizado pode enviar lembretes automáticos e realizar tentativas múltiplas de cobrança, reduzindo significativamente as taxas de inadimplência.
• Mais facilidade na gestão financeira: Ferramentas automatizadas oferecem funcionalidades como régua de cobrança, permitindo definir uma série de procedimentos pré-estabelecidos para envio de mensagens aos pais ou responsáveis, caso o pagamento não seja registrado até a data limite.
• Redução de custos e otimização da mão de obra: Com a automação, muitas tarefas relacionadas à cobrança não precisam mais ser feitas manualmente pelos colaboradores, economizando tempo e recursos. Isso permite que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
• Maior previsibilidade financeira: Ter um sistema automatizado de cobrança ajuda na previsão de receitas, proporcionando uma visão clara e precisa do fluxo de caixa da instituição. Isso facilita o planejamento financeiro e a tomada de decisões estratégicas.
• Destaque em relação à concorrência: Instituições que adotam tecnologias avançadas de cobrança podem oferecer uma experiência superior aos alunos e seus responsáveis. Isso não só melhora a satisfação do cliente, mas também coloca a instituição em uma posição de destaque em relação à concorrência.

Vantagens para os alunos

Para os estudantes, a automatização dos pagamentos também oferece inúmeras vantagens. Principalmente, ajuda a combater a inadimplência, um problema comum entre aqueles que precisam equilibrar trabalho e estudo. Confira abaixo os principais benefícios dessa prática para os alunos:

• Evitar juros e multa de atraso: Com a automatização, os alunos não precisam se preocupar em lembrar das datas de pagamento, evitando assim despesas adicionais com juros e multas por atraso.
• Mais facilidade, comodidade e satisfação: Automatizar os pagamentos proporciona um grande conforto e praticidade aos estudantes. Dependendo da forma de pagamento escolhida, o aluno pode não precisar realizar nenhuma ação para que a transferência seja feita, tornando o processo mais simples e menos estressante.
• Possibilidade de personalização: Sistemas automatizados muitas vezes permitem a personalização das opções de pagamento, oferecendo flexibilidade para os alunos escolherem o método que melhor atende às suas necessidades.
• Mais segurança: A automatização dos pagamentos também aumenta a segurança das transações, reduzindo o risco de erros manuais e protegendo melhor os dados financeiros dos alunos.

O que a Lei diz sobre mensalidades de universidades atrasadas?

O atraso no pagamento de mensalidades em faculdades e universidades é considerado descumprimento do contrato de prestação de serviços educacionais, conforme o Código de Defesa do Consumidor. Porém, existe outra legislação que regulamenta mensalidades escolares – incluindo o ensino superior – e que reserva alguns direitos aos estudantes inadimplentes.

De acordo com a Lei nº 9.870/99, em caso de inadimplência, é proibido para a instituição de ensino:

• Impedir o acesso do aluno às aulas e aos demais direitos acadêmicos no semestre ou ano letivo
• Suspender a aplicação de provas 
• Reter documentos escolares, incluindo o próprio diploma
• Aplicar penalidades pedagógicas por inadimplência.

Também de acordo com a legislação, é permitido para a instituição de ensino:

• Impedir a renovação da matrícula
• Romper o vínculo com o aluno
• Cobrar na Justiça o cumprimento das obrigações previstas no contrato
• Incluir o nome do aluno em serviços de proteção ao crédito, como SPC e Serasa.

Bom, se não é possível expulsar um aluno inadimplente, o melhor a se fazer é evitar que isso aconteça, certo? Ou, pelo menos, reduzir ao máximo as possibilidades.

A seguir, vamos mostrar como.

Como automatizar a cobrança em universidades? 6 passos!

Automatizar a cobrança em universidades é essencial para melhorar a eficiência administrativa e financeira da instituição. Utilizar uma plataforma de pagamentos voltada para a economia de recorrência pode facilitar significativamente a gestão das mensalidades. A seguir, apresentamos 6 passos fundamentais para automatizar a cobrança em universidades:

1° Passo: Escolha uma boa plataforma de pagamentos

Para começar, selecione uma plataforma de pagamentos confiável e robusta. Ela deve ser capaz de processar pagamentos recorrentes e oferecer funcionalidades que facilitem a administração das mensalidades. Pesquise bem as opções disponíveis no mercado e escolha aquela que melhor se adapta às necessidades da sua instituição.

2° Passo: Analise e faça a migração para a nova plataforma

Uma vez escolhida a plataforma, é crucial realizar uma análise detalhada e um planejamento cuidadoso da migração dos dados. Isso assegura que todas as informações financeiras sejam transferidas corretamente e que não haja interrupções no processo de cobrança.

3° Passo: Treine o seu time para usar a ferramenta

Treinar a equipe para usar a nova plataforma é fundamental. Garanta que todos os envolvidos compreendam as funcionalidades e saibam como utilizá-las eficientemente. Um treinamento adequado minimiza erros e maximiza os benefícios da automatização.

4° Passo: Utilize uma régua de pagamento automatizada

Implemente uma régua de cobrança, que consiste em procedimentos automáticos acionados quando um pagamento não é registrado até a data limite. Envios de lembretes e notificações aos alunos ou responsáveis ajudam a reduzir a inadimplência e mantêm uma comunicação constante.

5° Passo: Ofereça diversas formas de pagamento

Facilite o processo de pagamento oferecendo múltiplas opções, como cartões de crédito, débito e boletos bancários. Essa flexibilidade aumenta a conveniência e a satisfação dos alunos, tornando o processo mais acessível a todos.

6° Passo: Incentive seus clientes a aceitar o pagamento automatizado

Por fim, incentive os alunos e responsáveis a aderirem ao sistema de pagamento automatizado. Mostre os benefícios, como a redução de juros e multas por atraso, para aumentar a adesão e garantir a eficácia do sistema.

Veja como a plataforma da Vindi pode ajudar as universidades

A Vindi conta com todos os recursos que mostramos acima: nossa plataforma é referência nacional em pagamentos recorrentes, como mensalidades acadêmicas, o que permite à sua instituição de ensino aceitar as principais bandeiras de cartão, tanto de crédito como de débito.

Também é possível usar o Pix na recorrência, programando o sistema para fazer cobranças a cada mês usando o sistema de transferências instantâneas. Além disso, é possível emitir boletos bancários pelo nosso sistema sem a necessidade de impressão.

A Vindi oferece ainda vários diferenciais que podem ajudar na gestão financeira da instituição:

• Retentativas automáticas: reduz a inadimplência eliminando situações relacionadas a falhas no cartão
• Renova Vindi: se o cartão do aluno expirar na hora da matrícula, o sistema capta dados de outros cartões ativos e substitui automaticamente durante a cobrança
• Gestão de cobranças recorrentes: você só precisa cadastrar os dados do aluno, seu número de cartão e a data de vencimento, e a plataforma faz as cobranças
• Link de pagamento: agrupa todos os métodos de pagamento para que o cliente escolha seu favorito
• Página de pagamento: cria um espaço virtual personalizado para receber pagamentos à vista ou parcelados
• Notificações de cobrança: permite programar o envio de mensagens para lembrar o aluno sobre o pagamento.

Além disso, a Vindi permite que seu aluno ou familiares possam escolher entre as principais formas de pagamento disponíveis atualmente.

Qual a importância de diversificar os métodos de pagamento em universidades?

Faculdades e universidades costumam ser ambientes plurais, com bastante diversidade entre os perfis dos alunos. Hoje em dia, essa pluralidade acaba refletindo também na maneira com que cada um paga suas contas.

Com o avanço dos meios de pagamento, surgiram várias formas de facilitar a vida dos consumidores – incluindo os universitários. Por isso, muitos acabam se acostumando a um formato a ponto de não fechar negócio caso não seja aceito.

Em alguns casos, essa diversificação pode até ser necessária, como o aluno que não consegue pagar uma mensalidade na data de vencimento e depende do cartão de crédito, ou até mesmo aquele estudante que não tem conta bancária e só pode pagar por meio de um boleto – até 2021, ainda havia mais de 34 milhões de pessoas desbancarizadas no País, segundo reportagem do jornal Valor Econômico. 

Sabemos que muitas pessoas fazem verdadeiros sacrifícios por uma chance de estudar, então por que não facilitar suas vidas – e ao mesmo tempo melhorar os resultados da instituição?

Se você quiser saber mais sobre gestão financeira escolar, faça o download gratuito do nosso e-book sobre o assunto!