Redação Vindi 
Automatizar cobrança em universidades se tornou uma necessidade na administração de uma instituição privada de ensino superior – especialmente no contexto de crescimento da rede privada, que registra um número cada vez maior de matrículas.
O Censo da Educação Superior 2021, divulgado pelo Ministério da Educação, apontou que o ensino superior privado teve cerca de 3,45 milhões de matrículas em 2021 – o dado representa um aumento aproximado de 6,6% em relação aos 3,23 milhões registrados no ano anterior.
Essa tendência de crescimento vem sendo observada em quase todos os anos da última década, à exceção de 2015 – a diferença em relação a 2011, quando foram registradas cerca de 1,85 milhões matrículas, já é de 86%.
Portanto, o aumento é uma tendência de longo prazo, e as faculdades e universidades precisam estar prontas para toda essa demanda. Por isso, vamos mostrar neste artigo como automatizar a cobrança em universidades e garantir a eficiência na gestão da sua instituição.
Siga a leitura!
Por que automatizar a cobrança em universidades?
Automatizar cobrança em universidades pode ser tão vantajoso para a instituição de ensino quanto para os próprios alunos.
Confira a seguir os principais benefícios da iniciativa.
Vantagens para as instituições de ensino
A inadimplência é um dos problemas mais enfrentados por instituições de ensino particulares: além de prejudicar o fluxo de caixa da instituição, a falta de pagamento também impacta na boa relação com os alunos e, em alguns casos, seus pais ou responsáveis.
O momento da cobrança é muito sensível, e uma ferramenta automatizada pode evitar fricções neste contato. Além disso, boa parte dos casos de inadimplência têm causas como esquecimento ou falta de tempo para pagar.
Nesses casos, um sistema de automatização tem funcionalidades como a régua de cobrança, com a qual você pode definir previamente uma série de procedimentos como o envio de mensagens aos pais caso o pagamento não tenha sido registrado até a data limite.
Além disso, o recurso de retentativas pode evitar a inadimplência causada por algum erro no preenchimento dos dados do cartão. Nesses casos, o sistema pode repetir a cobrança automaticamente, refazer a tentativa em outro cartão que tenha sido cadastrado ou até usar a inteligência de dados para analisar a melhor forma de realizar a cobrança.
Outras vantagens importantes são a otimização da mão de obra e a redução de custos (afinal, muitas das tarefas relacionadas à cobrança não precisariam mais ser feitas manualmente pelos colaboradores da instituição).
Vantagens para os alunos
Para os estudantes, a automatização dos pagamentos também é vantajosa – e o principal motivo é o mesmo: o combate à inadimplência. Muitos alunos conciliam trabalho com estudo, e o acúmulo de tarefas aumenta as chances de esquecerem de pagar na data certa.
Isso eleva os gastos com o pagamento de juros e podem gerar o efeito “bola de neve”, acumulando as mensalidades até a situação ficar insustentável e a negociação for inevitável.
Além disso, ao automatizar a cobrança em universidades, a instituição proporciona conforto e praticidade. Dependendo da forma de pagamento que escolher, o aluno pode não precisar realizar nenhuma ação para que a transferência seja feita, e o ato de pagar a mensalidade se torna uma preocupação a menos.
Essa ideia se encaixa na tendência dos pagamentos invisíveis, ou seja, aqueles em que não é preciso realizar nenhuma ação para fazer o pagamento.
Legislação para mensalidades atrasadas em universidades
O atraso no pagamento de mensalidades em faculdades e universidades é considerado descumprimento do contrato de prestação de serviços educacionais, conforme o Código de Defesa do Consumidor. Porém, existe outra legislação que regulamenta mensalidades escolares – incluindo o ensino superior – e que reserva alguns direitos aos estudantes inadimplentes.
De acordo com a Lei nº 9.870/99, em caso de inadimplência, é proibido para a instituição de ensino:
- Impedir o acesso do aluno às aulas e aos demais direitos acadêmicos no semestre ou ano letivo
- Suspender a aplicação de provas
- Reter documentos escolares, incluindo o próprio diploma
- Aplicar penalidades pedagógicas por inadimplência.
Também de acordo com a legislação, é permitido para a instituição de ensino:
- Impedir a renovação da matrícula
- Romper o vínculo com o aluno
- Cobrar na Justiça o cumprimeiro das obrigações previstas no contrato
- Incluir o nome do aluno em serviços de proteção ao crédito, como SPC e Serasa.
Bom, se não é possível expulsar um aluno inadimplente, o melhor a se fazer é evitar que isso aconteça, certo? Ou, pelo menos, reduzir ao máximo as possibilidades.
A seguir, vamos mostrar como.
Como automatizar a cobrança em universidades?
Para automatizar a cobrança em universidades, é preciso contar com uma plataforma de pagamentos eficiente. Há muitas opções no mercado; e, como as universidades trabalham com mensalidades, é importante escolher um sistema voltado para a economia de recorrência.
Em outras palavras, uma plataforma com recursos para negócios que recebem pagamentos periodicamente. A escolha deste sistema precisa ser criteriosa, pois o avanço da tecnologia nos meios de pagamento viabilizou uma série de recursos modernos que podem auxiliar na gestão da sua instituição.
Para ajudar na sua escolha, vamos apresentar alguns dos que não podem faltar para automatizar a cobrança em universidades.
Régua de pagamento automatizada
Como mencionamos acima, a régua de pagamentos é uma série de procedimentos que podem ser feitos tanto para evitar a inadimplência quanto para que a cobrança seja feita sem necessidade de intervenção humana.
Por exemplo, esse recurso possibilita programar o envio de mensagens alguns dias antes do vencimento ou depois, se o pagamento não tiver sido registrado. Vários canais podem ser usados conforme a escolha da instituição, como SMS, e-mail, WhatsApp ou até uma ligação telefônica com uma gravação.
Boleto bancário
Com uma plataforma de pagamentos, você pode gerar boletos a um custo mais baixo. Os documentos são enviados diretamente por e-mail para o aluno, sem a necessidade de impressão, tornando possível saber se o arquivo foi aberto.
Pagamentos no cartão
O pagamento no cartão de crédito é vantajoso tanto para a instituição quanto para o aluno. Com uma boa plataforma, cada mensalidade pode ser lançada de forma independente e não compromete o limite do cartão com a soma dos valores do semestre ou do ano inteiro.
A instituição não se preocupa com a inadimplência e o aluno não precisa se lembrar de fazer o pagamento a cada mês – e qualquer eventual erro com os dados do cartão pode ser resolvido a partir do sistema de retentativas ou das réguas de cobrança.
Segurança
Há vários tipos de fraude em meios de pagamento ou de vazamento/roubo de dados. Entretanto, com o devido cuidado, é possível evitar qualquer problema. Por isso, escolha uma ferramenta que tenha um bom certificado de segurança.
Veja como a plataforma da Vindi pode ajudar as universidades
A Vindi conta com todos os recursos que mostramos acima: nossa plataforma é referência nacional em pagamentos recorrentes, como mensalidades acadêmicas, o que permite à sua instituição de ensino aceitar as principais bandeiras de cartão, tanto de crédito como de débito.
Também é possível usar o Pix na recorrência, programando o sistema para fazer cobranças a cada mês usando o sistema de transferências instantâneas. Além disso, é possível emitir boletos bancários pelo nosso sistema sem a necessidade de impressão.
A Vindi oferece ainda vários diferenciais que podem ajudar na gestão financeira da instituição:
- Retentativas automáticas: reduz a inadimplência eliminando situações relacionadas a falhas no cartão
- Renova Vindi: se o cartão do aluno expirar na hora da matrícula, o sistema capta dados de outros cartões ativos e substitui automaticamente durante a cobrança
- Gestão de cobranças recorrentes: você só precisa cadastrar os dados do aluno, seu número de cartão e a data de vencimento, e a plataforma faz as cobranças
- Link de pagamento: agrupa todos os métodos de pagamento para que o cliente escolha seu favorito
- Página de pagamento: cria um espaço virtual personalizado para receber pagamentos à vista ou parcelados
- Notificações de cobrança: permite programar o envio de mensagens para lembrar o aluno sobre o pagamento.
Além disso, a Vindi permite que seu aluno ou familiares possam escolher entre as principais formas de pagamento disponíveis atualmente.
Qual a importância de diversificar os métodos de pagamento em universidades?
Faculdades e universidades costumam ser ambientes plurais, com bastante diversidade entre os perfis dos alunos. Hoje em dia, essa pluralidade acaba refletindo também na maneira com que cada um paga suas contas.
Com o avanço dos meios de pagamento, surgiram várias formas de facilitar a vida dos consumidores – incluindo os universitários. Por isso, muitos acabam se acostumando a um formato a ponto de não fechar negócio caso não seja aceito.
Em alguns casos, essa diversificação pode até ser necessária, como o aluno que não consegue pagar uma mensalidade na data de vencimento e depende do cartão de crédito, ou até mesmo aquele estudante que não tem conta bancária e só pode pagar por meio de um boleto – até 2021, ainda havia mais de 34 milhões de pessoas desbancarizadas no País, segundo reportagem do jornal Valor Econômico.
Sabemos que muitas pessoas fazem verdadeiros sacrifícios por uma chance de estudar, então por que não facilitar suas vidas – e ao mesmo tempo melhorar os resultados da instituição?
Se você quiser saber mais sobre gestão financeira escolar, faça o download gratuito do nosso e-book sobre o assunto!
