Maria Vieira 
O Arquivei automatiza e gerencia notas fiscais para mais de 120 mil empresas, além de ser um dos principais casos de sucesso no mercado SaaS brasileiro.
Com a missão de transformar burocracia em oportunidade, a plataforma transacionou em 2022 mais de 4 trilhões de reais dentro da base de clientes, é responsável por conectar 4,8 milhões de CNPJs e tramita 15% de todas as NFes e CTes no país.
Há 7 anos, a empresa conta com a inteligência de pagamento recorrente da Vindi. Ao longo desse período, muitos desafios foram enfrentados, o negócio escalou e conquistou novas rodadas de investimento.
Descubra os segredos desta plataforma SaaS para crescer e qual foi o papel da tecnologia de webhook e integração da Vindi para otimizar o dia a dia do time e tornar o trabalho da Controladoria da Arquivei mais estratégico.
A importância de uma plataforma de recorrência para o sucesso do negócio
Ter um controle eficiente de assinaturas e uma gestão eficiente dos diferentes planos é a base de um negócio SaaS. Ainda mais importante é acompanhar métricas como MRR (Receita Recorrente Mensal) e ARPA (Receita Média por Usuário).
Os pontos que brilharam os olhos do time financeiro para fazer a migração para a Vindi foram a robustez da API, a qualidade da documentação e a integração ágil.
Hoje, o Arquivei tem seu backoffice integrado via Webhook com a Vindi, o que tem facilitado a gestão como um todo, além de proporcionar dados detalhados para as análises. Essas informações são cruciais para tomada de decisão, projeção de receita e definições de OKR’s.
Essas informações e muitas outras foram detalhadas no 72º episódio do Podcast Dentro do Ringue, que contou com a participação da Athais Goulart, Business Partner do time Financeiro do Arquivei, e Thiago Porfirio, Controller no Arquivei, confira:
Otimização do tempo: um valor fundamental para o Arquivei
Em junho de 2023, o Arquivei lançou uma integração que promete reduzir em mais de 85% o tempo de lançamento de Notas Fiscais Eletrônicas. No mundo SaaS, as integrações são fundamentais para conectar sistemas e agilizar processos.
Ao migrar para a Vindi e integrar os sistemas, o Arquivei realizou um sonho antigo de apertar um único botão e obter facilmente todas as informações necessárias para a gestão do negócio.
A Vindi foi responsável por simplificar o processo de faturamento e cobrança automática para 95% dos clientes da empresa.
Como conhecedor de sistemas financeiros, o time da Arquivei sabe que as integrações são importantes para conectar processos. Mas as vantagens não param por aí. A integração com a Vindi também foi fundamental para garantir a qualidade dos dados a cada etapa.
Arquivei: escalabilidade e precificação andam lado a lado
O Arquivei é um caso de sucesso em escalabilidade também. A plataforma entrou na Vindi há 7 anos, quando ainda era uma startup iniciante.
Ao longo desse tempo, a empresa cresceu a quantidade de assinaturas ativas e evoluiu seu processo de precificação. Como um SaaS, o modelo de negócio recorrente era óbvio, o desafio foi encontrar a precificação ideal para os clientes.
Em constante evolução, até hoje a startup realiza testes em seus planos e é essencial contar com uma plataforma de cobrança recorrente que permite essa flexibilidade.
Thiago Porfirio, Controller no Arquivei, conta que o desafio sempre foi entender qual o limite entre o que é cobrado e o que o cliente recebe de valor. Avaliando essa balança, a solução encontrada foi criar uma precificação de escala baseada no sucesso do cliente.
Hoje, a empresa faz esse equilíbrio olhando para o volume de notas, quantidade de CNPJs e o nível de complexidade da empresa:
“Nesse sentido, nós trabalhamos com volume de notas, número de CPNJs e nível de complexidade que a empresa tem. Dividimos em pacotes, para que a pequena empresa – com poucas notas e pouca complexidade – já tenha acesso a busca, monitoramento e funcionalidades de análise de dados para já começar cedo a ter essa percepção de retorno de uma obrigação. E para as grandes empresas, pacotes flexíveis de acordo com o nível de complexidade” – detalha o executivo.
Lado a lado, a Vindi e o Arquivei cresceram e ganharam escalabilidade. Para Athais Goulart, Business Partner Financeiro no Arquivei, uma das principais evoluções da Vindi foi no atendimento:
“A Vindi evoluiu na parte de atendimento, principalmente nos últimos 2 anos, implementando o chat ativo direto na plataforma e a facilidade de contato com a gerente da conta” – detalha a Bussines Partner
De B2B para B2B: como a Vindi ajuda o Arquivei a enfrentar desafios
O Arquivei tem clientes de todos os ramos de atividades, atualmente segmentados em SMB (Small and Middle Business) e Key Accounts.
A empresa atende centenas de grandes empresas, incluindo líderes de segmentos, o que gera um desafio de mapear dores e soluções para os mais diferentes profissionais.
Diversas áreas, segmentos e níveis hierárquicos são impactados pelo Arquivei no dia a dia. A solução é utilizada por analistas, gerentes e até mesmo diretores, estando presente em toda a cadeia dos negócios que atendem.
O Arquivei enfrenta diversos desafios, desde garantir a agilidade do software até oferecer segurança, qualidade e o melhor atendimento personalizado. E a Vindi é uma aliada em diversos níveis.
O primeiro é ao garantir um controle ágil sobre o fluxo de faturamento, outro nível é o de trazer indicadores de negócios que impactam toda a operação. Além disso, a plataforma de pagamentos é uma facilitadora em operações que nem sempre são simples.
“Ter uma ferramenta como essa possibilita que nossa operação ganhe eficiência, foque no que entrega sucesso ao cliente e garanta a segurança financeira dessas operações” – reforça Goulart.
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Investimentos e M&As: o plano da empresa para se tornar referência global
Em 2022, a plataforma levantou R$260 milhões em uma rodada de investimentos liderada pelo fundo Riverwood Capital. Com o aporte, o foco é investir em M&As, novas integrações, produtos e soluções.
Este ano, o Arquivei já movimentou o mercado com novidades. A primeira foi em março, quando anunciou a aquisição da ConexãoNF-e, uma de suas concorrentes.
Em entrevista ao NeoFeed, Christian de Cico, CEO e cofundador da empresa, explica que a aquisição garante um crescimento inorgânico e impulsiona a plataforma no objetivo de se integrar com os principais sistemas ERP do país.
Mais recentemente, em 13 de junho, a empresa anunciou um acordo envolvendo a aquisição das propriedades intelectuais de softwares das empresas ExSS IT e Sevenfy.
Segundo de Cico, a intenção com a recente transação é reforçar o portfólio da empresa. Durante o Dentro do Ringue, Porfírio detalha como é o participar de um M&A e acompanhar a concretização após a assinatura do contrato:
“Foi com confiança que conseguimos debater várias vezes entre os times, abrindo informações do financeiro, conhecendo melhor o time da Conexão e deixando eles nos conhecerem também. O namoro, como brincamos por aqui, durou mais de um ano. Ter assessores e as equipes alinhadas e com confiança uma na outra, entendendo quanto a visão de futuro deles estava alinhada com a nossa, fez o processo progredir muito melhor” – complementa o executivo de Controladoria.
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