Rodrigo Dantas A conciliação de boletos bancários é o processo que garante que todos os pagamentos feitos pelos clientes sejam registrados e identificados corretamente no sistema financeiro da empresa.
Na prática, é o que permite conferir se o dinheiro que entrou no banco corresponde às cobranças emitidas, evitando erros, duplicidades e falhas no controle de recebíveis.
Em tempos de múltiplas formas de pagamento, como Pix, cartão de crédito e boletos bancários, ter um processo de conciliação eficiente é essencial para manter a saúde financeira do negócio e reduzir o risco de perdas por falta de controle.
A conciliação de boletos é um comparativo entre os valores de entrada por vendas por boletos e os registros dessas operações pela empresa.
O que é conciliação de boletos e como funciona?
Conciliação de boletos é um comparativo entre dois dados:
- Os valores de entrada por vendas por boletos
- Os registros dessas operações pela empresa.
Em resumo, significa conferir se os valores referentes a todos os valores registrados como pagos entraram mesmo no caixa.
De um modo geral, conciliação bancária é o comparativo entre a movimentação bancária e as informações financeiras externas, como pagamentos, cheques, juros, lançamentos ainda não realizados e etc.
Para facilitar a conciliação, empresas e bancos trocam dois tipos de arquivos: de remessa e retorno.
Com eles, o comerciante realiza a conciliação e, somente depois deste processo, as empresas aprovam os pedidos de pagamento por boleto.
Esses arquivos contêm todas as informações referentes ao pagamentos e podem ser interpretados e apresentados por softwares, de maneira ergonômica e facilitada.
No próximo tópico, vamos explicar como eles funcionam.
Por que a conciliação de boletos é importante
Quando uma empresa emite muitos boletos por mês, acompanhar manualmente quais foram pagos se torna inviável.
Sem um processo estruturado, é fácil perder o controle sobre recebimentos e deixar passar inconsistências entre o que o cliente pagou e o que o sistema registrou.
A conciliação bancária resolve esse problema ao comparar automaticamente os registros do banco com os lançamentos internos, garantindo que as informações coincidam linha por linha.
Além disso, a conciliação bancária é o único meio de garantir um controle pleno das movimentações financeiras de uma empresa. A partir do envio de arquivos de remessa e retorno por meio dos dos padrões que mostraremos a seguir, é possível entender de forma detalhada a operação.
Assim, o setor financeiro pode fazer uma varredura em todos os recebimentos, pagamentos e depósitos feitos pela empresa, comparando com o extrato bancário. Se uma empresa registrou um pagamento, mas o valor não foi de fato creditado na conta, a conciliação bancária é a operação necessária para averiguar a falha.
Isso pode acontecer devido a algum erro no sistema bancário, uma falha humana por parte de algum colaborador sobrecarregado ou até mesmo por fraudes. Por isso, esse processo é essencial para manter o equilíbrio financeiro do negócio.
Entre os principais benefícios estão:
Redução de erros e retrabalho
Detecção rápida de pagamentos em atraso ou valores incorretos
Previsibilidade e confiabilidade no fluxo de caixa
Melhor organização dos dados financeiros
Como funciona a conciliação de boletos bancários
O processo pode variar conforme o volume de transações e as ferramentas utilizadas, mas, em geral, segue estas etapas:
Emissão dos boletos: a empresa gera boletos por meio do banco ou de uma plataforma de pagamento
Registro das cobranças: cada boleto fica vinculado a um cliente e a um valor específico
Recebimento do pagamento: quando o cliente paga, o banco envia um arquivo de retorno ou uma notificação automática
Comparação dos dados: o sistema confere se o valor e a data batem com o que foi registrado internamente
Atualização do status: boletos pagos são marcados como quitados, enquanto os pendentes ou divergentes são sinalizados para conferência
Quando esse processo é automatizado, a conferência ocorre em tempo real, sem depender de planilhas ou conciliação manual.
Como fazer a conciliação de boletos?
A conciliação de boletos pode ser realizada de três formas:
- Manual: um colaborador faz o registro e a comparação dos dados de cada título
- Semiautomática: pela geração e troca de arquivos de remessa e retorno
- Automática: com pronto acesso ao arquivo de retorno.
Vamos explicar com mais detalhes cada uma delas.
Na modalidade manual, um colaborador precisa reunir todos os boletos pagos e não pagos emitidos pela empresa e lançar em uma planilha, seja no papel ou no computador. Então, ele verifica se o pagamento de cada um foi realizado a partir da comparação dos registros com o extrato bancário da empresa.
Se alguma discrepância for encontrada, ainda é preciso identificar a causa e tomar medidas para solucionar. Entre elas, estão fazer contato com o banco ou com algum cliente que eventualmente não tenha feito um pagamento. Além de ser pouco produtivo, por ocupar muito tempo de trabalho do setor financeiro, este é um método arriscado devido à possibilidade de erros humanos.
Já na conciliação semiautomática, o sistema da empresa gera os arquivos de remessa e envia ao banco responsável pela emissão do título. A instituição realiza uma análise do arquivo, para então gerar o arquivo de retorno. Ainda que seja menos trabalhoso, esse processo ainda exige a checagem das entradas e saídas e a tomada de alguma medida necessária em caso de desconformidade.
Já na conciliação automática, a empresa já tem acesso ao arquivo de retorno no momento em que o cliente realiza um pagamento. Isso acontece quando o software usado para essa finalidade, que pode ser uma plataforma de pagamentos como a Vindi, é conectado diretamente ao sistema do banco.
Diferença entre conciliação manual e automatizada
| Conciliação manual | Conciliação automatizada |
|---|---|
| Exige acompanhamento diário dos extratos bancários | Os sistemas fazem o cruzamento automaticamente entre boletos e pagamentos |
| Demanda tempo e atenção da equipe financeira | Elimina tarefas repetitivas |
| Está sujeita a falhas humanas e atrasos na atualização dos dados | Garante maior precisão e agilidade no fechamento financeiro |
| — | Facilita a análise e geração de relatórios |
Empresas que adotam conciliação automatizada reduzem em até 80% o tempo gasto com conferências financeiras, além de minimizar riscos de erro e retrabalho.
Entenda o que é arquivo de remessa e arquivo de retorno
Quem quer ter um bom controle financeiro referente aos seus boletos, é importante conhecer o que são esses arquivos.
No próximo tópico, explicaremos com mais detalhes o que é cada um.
O que é um arquivo de remessa?
Um arquivo de remessa é um documento eletrônico com extensão .REM, que é gerado pela empresa e enviado ao banco em uma conciliação.
Seu objetivo é comunicar algum pagamento ou movimentação que deve ser realizada pela instituição.
Em geral, as empresas podem emitir esses arquivos diretamente pelo site da instituição financeira, embora existam também meios de automatizar esse processo.
São várias as informações enviadas por esses arquivos, como registro e baixa de cobranças, pagamento de títulos e impostos.
Como estamos falando em conciliação de boletos, as informações que constam nesses arquivos são referentes a pagamentos dos próprios títulos.
O que é um arquivo de retorno?
Os arquivos de retorno da cobrança fazem o caminho inverso em relação aos de remessa: eles são enviados pela instituição financeira.
Simplificando, a instituição financeira recebe o arquivo de remessa, processa os dados e “devolve” as informações no formato dos arquivos de retorno.
É por meio destes arquivos, de extensão .RET, que os bancos comunicam às organizações a realização de pagamentos e detalhes destas operações.
Eles são lidos por softwares específicos, a fim de dar todo o controle de pagamentos efetuados para a empresa.
Por segurança, esses arquivos só contêm os valores das transações, sem expor nomes ou dados sensíveis.
O que significam as siglas CNAB 240 e CNAB 400?
O Centro Nacional de Automação Bancária (CNAB) é o sistema padronizado pela Federação dos Bancos Brasileiros (Febraban) para a geração e troca dos arquivos de remessa e retorno.
A entidade determina e fiscaliza o conteúdo dos dados presentes nesses arquivos para que o entendimento fique mais simples tanto pelas instituições financeiras quanto por empresas que buscam otimizar cobranças e pagamentos.
Existem dois tipos de CNAB, como vamos explicar na sequência.
O que é o CNAB 240?
O CNAB 240 tem seu uso voltado a arquivos com um alto volume de dados.
As informações são organizadas em até quatro segmentos, e cada um deles tem 240 posições.
Assim, o sistema totaliza espaço para 960 informações, entre agendamentos de pagamentos, custódia de cheques e envio de títulos para os Correios.
O que é o CNAB 400?
O CNAB 400 tem um espaço menor, e por isso tem sua utilização indicada para arquivos com um um volume de dados mais modesto.
Isso porque o sistema conta com apenas um segmento com 400 posições.
Ao contrário do outro padrão, o CNAB 400 não inclui serviços de correspondentes, como agências lotéricas e outras instituições que atendem clientes de bancos.
Boletos, Pix e pagamentos integrados: o novo cenário financeiro
Com o avanço do Pix e de soluções de pagamento integradas, o boleto segue como um método relevante, especialmente para clientes corporativos e transações com valor mais alto.
No entanto, o aumento dos canais de pagamento exige que as empresas tenham ferramentas que conciliem todos os meios de forma centralizada, garantindo que nada fique de fora.
Uma boa plataforma de gestão financeira hoje precisa reunir boletos, cartões e Pix em um único painel, com conciliação automática e relatórios unificados.
O Centro Nacional de Automação Bancária (CNAB) é o sistema padronizado pela Federação dos Bancos Brasileiros (Febraban) para a geração e troca dos arquivos de remessa e retorno.
Conclusão: mais controle e menos erros na gestão de recebíveis
A conciliação de boletos bancários é uma etapa essencial para manter o controle financeiro em ordem.
Ao automatizar esse processo, as empresas ganham segurança, agilidade e precisão — fatores que fazem diferença direta na rentabilidade e no fluxo de caixa.
Independentemente do porte do negócio, automatizar a conciliação é o caminho mais eficiente para crescer com previsibilidade e reduzir riscos operacionais.
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