Rodrigo Dantas 
A conciliação de boletos é essencial para evitar problemas ao cobrar por esse método tão importante para suas vendas.
A diversificação das formas de pagamento é uma das melhores formas de atingir um público amplo.
Por isso, as empresas disponibilizam diversos recursos de cobrança e pagamento, como: cartões de crédito e débito, PayPal, boletos bancários, entre outros.
Cada uma delas traz consigo diversas regras e maneiras de serem cobradas, acarretando em um certo custo de tempo na hora de geri-las.
Mas este custo é abatido pelo maior alcance de vendas.
Uma das formas mais utilizadas para pagamentos, seja em lojas físicas ou virtuais, é a opção de boleto bancário.
Esta opção é muito vantajosa para o cliente, que obtém um maior controle de sua compra e ainda pode pagar sem sair de casa, por meio de banco online.
Além disso, muitas pessoas escolhem não ter cartão de crédito, portanto se o seu e-commerce não permitir esta opção, certamente perderá várias vendas.
Para a loja, além da retenção de um maior número de clientes, esta opção também oferece muitas vantagens, como taxas menores que o cartão de crédito e pagamento à vista, além de oferecer descontos aos clientes que optam pagar no boleto, tornando-a ainda mais competitiva.
Ou seja, há muitas vantagens em aderir a esta forma de pagamento.
Para ajudar a entender melhor como funciona, preparamos este artigo especial sobre conciliação de boletos bancários.
Leia atentamente até o final!
A conciliação de boletos é um comparativo entre os valores de entrada por vendas por boletos e os registros dessas operações pela empresa.
O que é conciliação de boletos e como funciona?
Conciliação de boletos é um comparativo entre dois dados:
- Os valores de entrada por vendas por boletos
- Os registros dessas operações pela empresa.
Em resumo, significa conferir se os valores referentes a todos os valores registrados como pagos entraram mesmo no caixa.
De um modo geral, conciliação bancária é o comparativo entre a movimentação bancária e as informações financeiras externas, como pagamentos, cheques, juros, lançamentos ainda não realizados e etc.
Para facilitar a conciliação, empresas e bancos trocam dois tipos de arquivos: de remessa e retorno.
Com eles, o comerciante realiza a conciliação e, somente depois deste processo, as empresas aprovam os pedidos de pagamento por boleto.
Esses arquivos contêm todas as informações referentes ao pagamentos e podem ser interpretados e apresentados por softwares, de maneira ergonômica e facilitada.
No próximo tópico, vamos explicar como eles funcionam.
Entenda o que é arquivo de remessa e arquivo de retorno
Quem quer ter um bom controle financeiro referente aos seus boletos, é importante conhecer o que são esses arquivos.
No próximo tópico, explicaremos com mais detalhes o que é cada um.
O que é um arquivo de remessa?
Um arquivo de remessa é um documento eletrônico com extensão .REM, que é gerado pela empresa e enviado ao banco em uma conciliação.
Seu objetivo é comunicar algum pagamento ou movimentação que deve ser realizada pela instituição.
Em geral, as empresas podem emitir esses arquivos diretamente pelo site da instituição financeira, embora existam também meios de automatizar esse processo.
São várias as informações enviadas por esses arquivos, como registro e baixa de cobranças, pagamento de títulos e impostos.
Como estamos falando em conciliação de boletos, as informações que constam nesses arquivos são referentes a pagamentos dos próprios títulos.
O que é um arquivo de retorno?
Os arquivos de retorno da cobrança fazem o caminho inverso em relação aos de remessa: eles são enviados pela instituição financeira.
Simplificando, a instituição financeira recebe o arquivo de remessa, processa os dados e “devolve” as informações no formato dos arquivos de retorno.
É por meio destes arquivos, de extensão .RET, que os bancos comunicam às organizações a realização de pagamentos e detalhes destas operações.
Eles são lidos por softwares específicos, a fim de dar todo o controle de pagamentos efetuados para a empresa.
Por segurança, esses arquivos só contêm os valores das transações, sem expor nomes ou dados sensíveis.
O que significam as siglas CNAB 240 e CNAB 400?
O Centro Nacional de Automação Bancária (CNAB) é o sistema padronizado pela Federação dos Bancos Brasileiros (Febraban) para a geração e troca dos arquivos de remessa e retorno.
O Centro Nacional de Automação Bancária (CNAB) é o sistema padronizado pela Federação dos Bancos Brasileiros (Febraban) para a geração e troca dos arquivos de remessa e retorno.
A entidade determina e fiscaliza o conteúdo dos dados presentes nesses arquivos para que o entendimento fique mais simples tanto pelas instituições financeiras quanto por empresas que buscam otimizar cobranças e pagamentos.
Existem dois tipos de CNAB, como vamos explicar na sequência.
O que é o CNAB 240?
O CNAB 240 tem seu uso voltado a arquivos com um alto volume de dados.
As informações são organizadas em até quatro segmentos, e cada um deles tem 240 posições.
Assim, o sistema totaliza espaço para 960 informações, entre agendamentos de pagamentos, custódia de cheques e envio de títulos para os Correios.
O que é o CNAB 400?
O CNAB 400 tem um espaço menor, e por isso tem sua utilização indicada para arquivos com um um volume de dados mais modesto.
Isso porque o sistema conta com apenas um segmento com 400 posições.
Ao contrário do outro padrão, o CNAB 400 não inclui serviços de correspondentes, como agências lotéricas e outras instituições que atendem clientes de bancos.
Qual a importância da conciliação bancária?
A conciliação bancária é o único meio de garantir um controle pleno das movimentações financeiras de uma empresa.
A partir do envio de arquivos de remessa e retorno por meio dos dos padrões que mostramos acima, é possível entender de forma detalhada a operação.
Assim, o setor financeiro pode fazer uma varredura em todos os recebimentos, pagamentos e depósitos feitos pela empresa, comparando com o extrato bancário.
Se uma empresa registrou um pagamento, mas o valor não foi de fato creditado na conta, a conciliação bancária é a operação necessária para averiguar a falha.
Isso pode acontecer devido a algum erro no sistema bancário, uma falha humana por parte de algum colaborador sobrecarregado ou até mesmo por fraudes.
Por isso, esse processo é essencial para manter o equilíbrio financeiro do negócio.
Como fazer a conciliação de boletos?
A conciliação de boletos pode ser realizada de três formas:
- Manual: um colaborador faz o registro e a comparação dos dados de cada título
- Semiautomática: pela geração e troca de arquivos de remessa e retorno
- Automática: com pronto acesso ao arquivo de retorno.
Vamos explicar com mais detalhes cada uma delas.
Na modalidade manual, um colaborador precisa reunir todos os boletos pagos e não pagos emitidos pela empresa e lançar em uma planilha, seja no papel ou no computador.
Então, ele verifica se o pagamento de cada um foi realizado a partir da comparação dos registros com o extrato bancário da empresa.
Se alguma discrepância for encontrada, ainda é preciso identificar a causa e tomar medidas para solucionar.
Entre elas, estão fazer contato com o banco ou com algum cliente que eventualmente não tenha feito um pagamento.
Além de ser pouco produtivo, por ocupar muito tempo de trabalho do setor financeiro, este é um método arriscado devido à possibilidade de erros humanos.
Já na conciliação semiautomática, o sistema da empresa gera os arquivos de remessa e envia ao banco responsável pela emissão do título.
A instituição realiza uma análise do arquivo, para então gerar o arquivo de retorno.
Ainda que seja menos trabalhoso, esse processo ainda exige a checagem das entradas e saídas e a tomada de alguma medida necessária em caso de desconformidade.
Já na conciliação automática, a empresa já tem acesso ao arquivo de retorno no momento em que o cliente realiza um pagamento.
Isso acontece quando o software usado para essa finalidade, que pode ser uma plataforma de pagamentos como a Vindi, é conectado diretamente ao sistema do banco.
Veja na sequência como essa prática pode ser benéfica ao seu negócio.
Conheça 5 vantagens da conciliação de boletos automática!
Agora que conhece as diferenças da conciliação de boletos manual, semiautomática e automática, você já deve ter percebido como a última opção é a mais vantajosa.
Para não deixar dúvidas, vamos apresentar cinco benefícios da automatização:
- Agilidade: a cada boleto pago, todo o processo de geração envio dos arquivos de remessa e recebimento do retorno é praticamente instantâneo, melhorando a produtividade do negócio
- Menos erros: a automatização dispensa a necessidade de conferir manualmente os dados, o que pode causar falhas humanas e transtornos
- Mais produtividade: a empresa libera o colaborador que faria a conferência para realizar outras tarefas, tornando o setor financeiro mais produtivo
- Acesso facilitado: os melhores sistemas de automatização podem emitir relatórios em tempo real, com dados que ajudam no acompanhamento das finanças do negócio
- Fluxo de caixa: ao evitar erros, o acompanhamento das entradas e saídas da empresa ganha eficiência, possibilitando uma visão ampla da situação financeira do negócio.
A Vindi é um ecossistema completo de pagamentos, com soluções para vendas avulsas e recorrentes.
Nossa ferramenta garante uma conciliação bancária automática por meio da integração com o sistema de gestão do seu negócio.
Além disso, nossa plataforma conta com muitos outros recursos que podem ajudar na sua gestão financeira.
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