Sistema de Gestão Escolar: por que usar?

Aumentar a eficiência dos processos institucionais é um dos principais benefícios de um Sistema de Gestão Escolar. Por isso, essa ferramenta é tão importante para o funcionamento de qualquer centro de ensino.

O setor da educação ainda caminha para a transformação digital, uma demanda indispensável para que escolas sejam capazes de atender as necessidades de aprendizado das novas gerações.

E quando falamos na administração, a necessidade de automatizar também faz parte do novo cenário em que vivemos. Escolas e instituições de aprendizado que não adotarem um Sistema de Gestão Escolar podem se deparar com grandes dificuldades.

Como não ter um controle financeiro assertivo e demora em ações quando os níveis de inadimplência estiverem altos. Além de ter processos longos de solicitação de documentos que acabam afastando alunos.

Por isso, neste texto você vai entender:

  • O que é um Sistema de Gestão Escolar;
  • Quais instituições devem contratar;
  • Os principais benefícios da tecnologia na administração.

O que é um Sistema de Gestão Escolar?

O Sistema de Gestão Escolar é uma tecnologia que permite automatizar os processos de uma instituição. Sendo assim, a administração fica mais fácil, pois as informações estarão centralizadas, podendo ser acessadas rapidamente.

É a maneira mais prática de acabar com pilhas de papéis. Além de integrar todas as áreas que fazem parte da gestão escolar: financeira, pedagógica, administrativa, comunicação e processos.

Vale dizer que um Sistema de Gestão Escolar precisa ser capaz de atender não só as demandas do gestor, mas também de professores, alunos e pais. Já que é essa integração que vai garantir a eficiência da tecnologia.

Quais instituições podem usar?

Não são apenas grandes Universidades e Colégios que podem se beneficiar do Sistema de Gestão Escolar. Qualquer instituição, seja de pequeno, médio ou grande porte vai se favorecer da integração de processos e rapidez.

Quem pode usar um Sistema de Gestão Escolar:

  • Escolas de ensino fundamental e infantil;
  • Escolas de ensino médio;
  • Creches;
  • Cursos pré-vestibular
  • Centros de ensino profissionalizante;
  • Escolas de idiomas;
  • Universidades e faculdades;
  • Centros de ensino livre – como dança, desenho entre outros.   

Se você quiser conhecer a lista dos 12 principais Softwares de Gestão, não deixe de acessar esse nosso artigo.

Principais benefícios do Sistema de Gestão Escolar

Atração e fidelização de alunos

Quando os processos gerenciais passam a ser automatizados, sua equipe pode dedicar mais tempo para focar no cliente, ou seja, alunos e pais. Melhorando, assim, o atendimento às demandas e aumentando a satisfação dos envolvidos.

Além disso, um Sistema de Gestão Escolar permite o armazenamento de importantes dados sobre sua instituição. Por exemplo, qual o perfil dos seus alunos, número de matrículas e quais regiões têm oferecido mais oportunidade de conversão.

Com esses dados em mãos, fica mais fácil enviar uma comunicação assertiva para pessoas que têm uma alta chance de se interessar pela sua escola. Além de permitir um contato mais próximo como os seus atuais alunos.  

Decisões baseada em dados

Outra grande vantagem de um Sistema de Gestão Escolar é que as suas decisões passam a ser tomadas com base em informações concretas e não “achismos”.

É possível ter uma visão geral da instituição. Ou seja, fica mais fácil fazer uma análise e descobrir se é preciso cortar o orçamento ou se, talvez, o planejamento da escola é que deve sofrer modificações.

Fazer esse levantamento sem a ajuda de um sistema pode demandar muito tempo, além de ser suscetível a erros.

Redução de custos

Quando a escola passa a usar um Sistema de Gestão Escolar, os processos são automatizados, sendo assim, os custos operacionais e com manutenção são reduzidos.

Além disso, o setor de contas a pagar é diretamente beneficiado com a utilização de um software, o que traz mais agilidade e menos erros. Vamos falar mais sobre Gestão Financeira no tópico a seguir.

Eficiência na Gestão Financeira

O setor financeiro é um dos mais importantes de qualquer instituição de ensino. Pois é ele que administra o fluxo de caixa.

E não importa o tamanho de sua escola, se não houver um controle rigoroso das movimentações financeiras, corre-se o risco de se deparar com dívidas e um volume muito alto de inadimplência.

Redução da inadimplência

Um Sistema de Gestão Escolar é grande aliado para combater a inadimplência.

Pois a automação oferece um panorama de quais alunos estão inadimplentes ou aqueles que ainda não pagaram a mensalidade mesmo com a data de vencimento próxima. Com isso, fica mais fácil agir de forma rápida e assertiva.

E precisamos dizer que inadimplência é um dos principais fantasmas da Gestão Escolar. Os números são cada vez mais alarmantes e sem uma ação rápida, sua escola pode até precisar fechar as portas.

Já falamos sobre as melhores formas de combater a inadimplência escolar aqui no blog, não deixe de ler.   

Integração com plataforma de pagamento

Mais uma das vantagens do Sistema de Gestão Escolar é a possibilidade de integrar com uma plataforma de pagamento completa, como a Vindi.

Assim, sua instituição pode reduzir custos com emissão de boletos em papel e adotar o boleto virtual. Além disso, outro grande benefício é a possibilidade de oferecer aos seus alunos a opção de pagamento com cartão de crédito, um dos meios preferidos pelos brasileiros.

O débito é feito automaticamente no cartão do responsável pela mensalidade, sendo que o limite do cartão não é comprometido, apenas o valor mensal.

Como você viu nesse texto, um Sistema de Gestão Escolar oferece diversas vantagens para as instituições. Sendo que ele pode ser adotado não apenas por grandes escolas, mas por qualquer estabelecimento de ensino que deseja reduzir gastos, melhorar a administração e ter uma gestão financeira profissional.

Sobre o autor

Lívia Freitas
Jornalista com grande atuação em marketing digital. Escreve sobre tecnologia, empreendedorismo e viagens.

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