Cartão ou boleto: como sua escola deve cobrar os alunos?

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Entre cartão ou boleto, como cobrar seus alunos? 

Essa dúvida é comum nas direções de escolas, já que cada forma de pagamento tem suas próprias características.

E também devemos considerar o Pix, que vem conquistando cada vez mais usuários.

Seja qual for o método, é essencial modernizar as cobranças.

As escolas que não se preocupam em se adaptar aos novos formatos de pagamento acabam tendo que lidar com muitos casos de inadimplência, mais comuns quando os processos são manuais. 

Além disso, os colaboradores correm o risco de cometer erros de cálculo por causa do acúmulo de tarefas.

Mas quando a instituição de ensino usa um sistema moderno para gerenciar suas mensalidades, a relação com as famílias dos estudantes é muito melhor.

Afinal, quanto mais prático e seguro for o pagamento, mais satisfeitos ficam os clientes.

Siga a leitura e entenda como o Pix, cartão ou boleto influenciam na cobrança dos alunos.

Pix, cartão ou boleto: qual é a melhor opção para cobrar seus alunos?

A melhor opção entre Pix, cartão ou boleto para cobrar seus alunos é aquela que as próprias famílias escolhem.

Ainda assim, é importante que a direção da escola conheça as principais características destas que são as três principais modalidades de pagamento no Brasil.

Entenda melhor como funciona cada uma delas a partir de agora.

Cartão

O cartão de crédito é uma das formas de pagamento mais eficientes para a cobrança de mensalidade.

Quando o pagamento é processado, a transferência do valor é garantida pelo banco emissor, seja qual for o saldo bancário disponível do pagador.

Portanto, os riscos da transferência não se concretizar são menores.

Além disso, é possível automatizar as cobranças com o uso do cartão na recorrência.

Nesse modelo, basta fazer um cadastro para que as transferências sejam feitas todo mês no dia selecionado, sem que o familiar do aluno precise mover um dedo.

Ou seja, há menos chances de inadimplência, pois a pessoa não precisa se lembrar de pagar o valor a cada mês.

Boleto

O boleto bancário é o método mais tradicional, e que ainda é utilizado por muitas instituições de ensino.

Nesse formato, a escola tem duas opções:

• Emitir um carnê no início do ano letivo com todas as mensalidades
• Encaminhar um documento a cada mês.

Hoje em dia, o boleto tem uma facilidade ainda maior para as famílias: pode ser pago online.

É possível quitar o valor usando o aplicativo do celular no banco, a partir de um arquivo em formato PDF ou da linha digitável referente ao código de barras.

É claro que existem outras formas de pagar os boletos.

Inclusive este é o único método em que o pagador não precisa ter conta em banco.

Uma desvantagem é a demora para que o valor caia na conta, o que pode levar um dia útil, dependendo do horário.

Pix

Em poucos anos, o Pix já se tornou o método de pagamento mais usado no Brasil, justamente devido à sua praticidade.

A cobrança de mensalidade escolar pelo sistema pode ser feita a partir do envio de um QR Code dinâmico, com o valor já incluído.

Outra opção é encaminhar um código Copia e Cola, para que o familiar do aluno insira no seu app bancário e faça a transferência, facilitando a vida de quem recebeu a cobrança direto em seu smartphone.

Assim como acontece com o boleto, esses códigos podem incluir também o cálculo de juros e multas por atraso e eventuais descontos.

Em qualquer um dos três casos que mencionamos acima, a escola precisa de uma boa plataforma de pagamentos.

Qual a importância de utilizar um sistema de cobrança eficiente?

Seja usando Pix, cartão ou boleto, para cobrar seus alunos com eficiência e segurança, toda escola precisa de um sistema moderno.

Somente assim é possível diversificar as formas de pagamento, deixando os pais à vontade para escolher o método favorito.

Outro fator importante é a automatização das cobranças, para que as famílias possam acertar suas mensalidades sem que nenhum funcionário precise se envolver diretamente no processo.

Sem esse recurso, o trabalho manual necessário para gerenciar os pagamentos de cada um dos estudantes será muito extenso.

Em meio a tantos afazeres, é normal acontecerem pequenos erros de cálculo que podem provocar desentendimentos com as famílias dos alunos.

Além disso, um sistema robusto conta com recursos para evitar a inadimplência.

Imagine poder programar o envio automático de lembretes e notificações para os responsáveis por cada aluno que estiverem em atraso.

Isso é possível com a régua de cobrança automática.

Além disso, eventuais falhas nas transações com cartão de crédito podem ser resolvidas com as retentativas de cobrança, um recurso presente nos melhores sistemas.

No próximo tópico, entenda melhor como funciona cada forma de pagamento.

Custos e taxas: comparativo entre Pix, cartão e boleto

Cada método tem suas características, vantagens e desvantagens.

Mas em todos eles, a automatização pode facilitar a vida tanto de quem paga quanto de quem recebe.

Veja agora uma comparação entre os principais métodos em relação a vários aspectos da gestão de uma escola.

Custos de emissão

Desde 2018, todos os boletos passaram a ser registrados, portanto, a emissão é sempre cobrada.

A taxa é fixa para cada documento, e o valor varia conforme o banco ou o sistema de cobranças, podendo chegar a R$ 10.

Já o cartão de crédito tem uma cobrança variável, com um percentual aplicado sobre o valor da mensalidade, e que também muda conforme o sistema responsável por processar a cobrança.

Ao contrário do que muitas pessoas possam pensar, o Pix nem sempre é gratuito.

A cobrança com o QR Code dinâmico, como explicamos no tópico anterior, exige o pagamento de taxas, que costumam ser mais baratas que as do boleto e do cartão.

Portanto, o método instantâneo é vantajoso nesse sentido.

Impressões em papel

Estamos em 2024 e sua escola ainda incentiva o uso de papel? Quem trabalha com educação deve prezar por valores ecológicos.

Além disso, o papel pode deixar tudo mais burocrático: o pai do aluno espera a conta impressa chegar, se desloca ao banco ou casa lotérica, pega fila… e só assim quita seus débitos. 

Agora, multiplique pelo número de meses do período de recorrência.

Por isso, caso as famílias prefiram pagar no boleto, o melhor a ser feito é automatizar a emissão e o envio do arquivo digitalizado, em formato PDF.

Já o Pix e o cartão de crédito na recorrência não exigem nenhuma impressão.

Portanto, é possível evitar o uso de papel em qualquer modalidade.

Inadimplência

Burocracia, falta de tempo ou de programação financeira, esquecimento ou até mesmo motivação para pagar o boleto dentro do prazo de vencimento. 

São várias as razões que podem impactar o caixa da escola por não receber de seus alunos.

Mas em qualquer um desses métodos, é possível reduzir esse problema com uma boa gestão.

Com o uso do cartão de crédito na recorrência, tudo isso é automático e programado.

E caso a fatura não tenha sido paga e houver uma falha na transação, o sistema de retentativas pode resolver esse problema sem precisar mobilizar a tesouraria.

Mesmo assim, alguns pais podem escolher o Pix ou o boleto.

Nesses casos, é possível automatizar o envio e usar a régua de cobranças para lembrar as famílias de fazerem seus pagamentos em dia.

Ainda assim, o cartão de crédito é mais eficiente para reduzir esse problema.

Atraso

Da mesma forma que a inadimplência, podem ocorrer atrasos e, se a cobrança é recorrente, eles também podem ser. 

Quando se trata de educação, é bom evitar indisposições no relacionamento entre tutor e aluno.

O mau cumprimento dos acordos financeiros costuma desincentivar a prestação do serviço. 

Estimular o uso de cartão de crédito é uma forma de ter mais tranquilidade e segurança nesse sentido.

Para evitar os atrasos com outros métodos, a receita é a mesma do combate à inadimplência: automatizar o envio de lembretes de notificação.

Porém, ainda é necessária uma ação para o pagamento, o que torna o cartão de crédito a melhor opção para garantir mais mensalidades em dia.

Conversão

Além dos motivos para uma boa retenção dos alunos em seu curso, quem faz uma projeção para crescer o número de matrículas deve observar qual meio tem uma melhor taxa de conversão.

Por mais que os boletos sejam populares, o cartão de crédito costuma atrair mais clientes – ou alunos, no caso. 

Todo o processo pode ser feito online, o que dá menos motivos para desistência da compra.

Basta cadastrar o cartão de crédito uma vez e, pronto, o aluno já pode garantir a matrícula por um ano, por exemplo. 

O processo é ainda mais fácil para quem trabalha com cursos online.

No entanto, o boleto tem a vantagem de ser o método mais acessível, pois é o único que não exige que o pagador tenha ou use sua conta bancária.

Por ser o meio mais usado no país, o Pix também está na preferência de muitos familiares de alunos, que buscam ter um controle maior sobre seus pagamentos e aliviar a fatura do cartão.

Portanto, a melhor escolha para elevar a conversão é oferecer as três opções.

Confirmação do pagamento

Por fim, tão importante quanto atrair mais alunos, ter uma boa retenção e evitar cancelamentos de matrículas é ter um bom controle sobre pagamentos confirmados. 

Isso ocorre automaticamente tanto com cartões de crédito quanto no Pix.

Nessa comparação, o boleto bancário sai perdendo, pois a transação pode ser concretizada somente no dia seguinte, caso tenha sido feita após as 13h30.

Além disso, ainda é preciso aguardar essa confirmação e fazer a checagem.

Embora o uso do cartão de crédito na recorrência seja mais indicado por vários aspectos, também é preciso levarmos em conta um critério essencial: as características de quem faz os pagamentos.

Como o perfil dos pagadores influencia na escolha da forma de pagamento?

A forma como cada pessoa costuma consumir soluções e lidar com finanças pode definir qual será o seu método de cobrança favorito para pagar as mensalidades.

E quando falamos em pais de alunos de escolas particulares, a diversidade de perfis é muito grande.

Existem pais mais jovens e habituados à economia de recorrência, por exemplo.

Esse perfil está acostumado a assinar streamings e clubes de assinatura, e por isso conhece as praticidades do uso do cartão de crédito na recorrência.

Por outro lado, pessoas sem tanta familiaridade com meios de pagamento modernos podem escolher o boleto bancário ou o próprio Pix – que, com sua alta popularidade, já é bastante usado mesmo entre esse perfil.

Mas esse é apenas um entre vários critérios.

Existem pessoas que preferem não usar cartão de crédito, ou deixar essa forma de pagamento apenas para determinadas situações, como compras online ou corridas em apps de transporte.

Pagadores com esse perfil acompanham atentamente todas as suas despesas, e geralmente anotam tudo em uma planilha.

Por outro lado, compradores impulsivos não pensam duas vezes antes de sair informando os dados de seus cartões.

É muito difícil prever o comportamento de cada um dos pais das centenas de alunos de uma instituição de ensino.

Por isso, é melhor deixar que cada família escolha como quer pagar.

Mas sem jamais abrir mão de uma transação segura, assunto do nosso próximo tópico.

Segurança nas transações: cartão vs boleto

A escolha entre cartão ou boleto para cobrar seus alunos, não pode deixar de lado um fator importante: a segurança.

Embora esses dois meios contem com tecnologias de proteção contra fraudes, é sempre importante tomar algumas precauções para evitar problemas.

Somente na primeira metade de 2024, foram registradas mais de 1,2 milhões de tentativas de fraude em transações online com cartão de crédito, segundo dados da ClearSale reproduzidos pela CNN Brasil.

Em geral, são casos em que os golpistas conseguem de alguma maneira o acesso aos dados de cobrança dos clientes.

Já o boleto, em si, é um método bastante seguro.

Ainda assim, acontecem muitos golpes, em que os criminosos criam documentos falsos para que as pessoas paguem, transferindo os valores para determinada conta bancária.

A segurança do boleto é maior, já que os consumidores não precisam informar dados sensíveis para fazer o pagamento.

Por outro lado, a automatização das cobranças do cartão de crédito reduz a necessidade de envio dessas informações.

E como os pagamentos já são feitos sem que uma ação seja necessária, há menos chances de vazamentos de dados.

Além disso, os melhores sistemas que processam transações por cartão usam tecnologias como a criptografia e a tokenização para proteger os dados dos consumidores.

É importante usar um sistema antifraude, incluído em plataformas como a Vindi.

No fim das contas, tanto o cartão quanto o boleto fornecem bastante segurança, mas ainda assim é um dever da escola orientar os pais sobre como evitar transtornos.

Tudo isso sem abrir mão da praticidade, que também é muito importante nessa relação.

Como a praticidade no pagamento pode influenciar a satisfação dos clientes?

Pagar a mensalidade da escola dos filhos é, com certeza, uma grande preocupação para qualquer família.

Mesmo assim, a rotina movimentada da maioria das pessoas faz com que um processo de pagamento lento e burocrático cause um grande incômodo.

Pense no transtorno que seria ter que encontrar uma brecha em uma agenda apertada para ir até o colégio e fazer pessoalmente um pagamento.

Agora compare essa situação com a do pai que cadastrou seu cartão de crédito justamente para não ter preocupação alguma com as mensalidades enquanto estiver trabalhando.

Ou aquele que recebeu uma fatura por e-mail e pagou usando o app de seu banco em poucos minutos.

Ao disponibilizar métodos práticos como Pix, cartão e boleto para cobrar seus alunos, a escola pode melhorar a experiência do cliente, deixando todos mais satisfeitos.

Além de evitar uma fricção na relação com as famílias, essas medidas despertam uma sensação de que a instituição tem uma preocupação com a comodidade das pessoas.

E é justamente por isso que a direção de uma escola deve ficar atenta às novidades que surgem em relação às cobranças.

Tendências de mercado e novas opções de pagamento

A tecnologia de pagamentos está sempre evoluindo, e novos recursos surgem a todo momento.

Mesmo para quem já usa Pix, cartão ou boleto para cobrar seus alunos, as novidades que vamos mostrar agora podem melhorar a experiência dos pagamentos e a gestão de cobranças:

• Inteligência artificial: vários recursos de IA já vêm sendo usados para realizar uma análise de risco detalhada a partir da varredura de um grande volume de dados e aumentar a segurança das transações, com novos meios de autenticação biométrica 
• Pix automático: representa um passo além do Pix recorrente, permitindo a cobrança de um valor diferente a cada mês, o que pode ser útil para casos em que a escola repasse aos pais determinadas despesas
• Iniciador de pagamentos: facilita ainda mais o envio das cobranças, a partir da iniciação de uma transação, que pode redirecionar o usuário ao seu app bancário para concluir a transação
• Jornada sem redirecionamento: possibilita a conclusão de um pagamento acionado por um iniciador sem que seja preciso abrir o aplicativo do banco
• Carteira digital: o consumidor pode vincular um cartão ou a própria conta bancária nesse aplicativo e usá-lo para gerenciar os pagamentos
• Drex: a versão digital do Real, que certamente vai influenciar muito a forma como os brasileiros pagam e recebem valores quando for lançado.

Com tantas novas tendências, é importante usar uma solução de cobranças alinhada com as modalidades mais modernas.

A Vindi é um ecossistema completo de pagamentos com foco na recorrência e conta com todos os recursos necessários para automatizar as cobranças da sua escola.

Fale com nossos especialistas e conheça todos os recursos!