Planilha de pagamentos ou app? Qual usar no financeiro?

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A planilha de pagamentos são geralmente a primeira escolha para a gestão financeira em empresas iniciantes devido à sua simplicidade e acessibilidade. Elas oferecem um meio direto para registrar contas a receber e organizar as finanças mensalmente.

No entanto, à medida que o negócio cresce, a dependência de planilhas pode se tornar problemática. O tempo gasto na atualização manual e a falta de automação podem levar à perda de controle sobre os recebíveis, aumentando o risco de inadimplência, especialmente em negócios com transações recorrentes.

Para otimizar o controle financeiro e reduzir riscos, é essencial adotar soluções tecnológicas mais avançadas. Essas ferramentas não apenas melhoram a eficiência, mas também oferecem maior precisão e insights sobre o fluxo de caixa, garantindo uma gestão mais robusta e estratégica.

O que é a planilha de pagamentos?

A planilha de pagamentos é uma ferramenta básica, geralmente criada em programas como Excel, usada para gerenciar as finanças de uma empresa. Ela permite o registro e acompanhamento das contas a receber e a pagar, organizando informações financeiras de forma direta e acessível.

Devido à sua simplicidade e baixo custo, muitas empresas optam por começar sua gestão financeira com uma planilha, já que não exige investimentos em softwares mais complexos.

No entanto, à medida que a empresa cresce, as limitações da planilha de pagamentos começam a aparecer. Atualizações manuais, falta de automação e a dificuldade em gerar relatórios detalhados podem se tornar entraves significativos.

Assim, enquanto as planilhas são uma excelente porta de entrada para o controle financeiro, é importante estar ciente de que elas podem não acompanhar as necessidades de uma operação em expansão.

Quais as vantagens de fazer o controle de pagamento de clientes

Manter um controle rigoroso dos pagamentos dos clientes é uma prática fundamental para qualquer empresa que busca estabilidade financeira e eficiência operacional.

Este sistema estruturado não apenas garante a regularidade das entradas de caixa, mas também fortalece o planejamento financeiro e a gestão de receitas. A seguir, destacamos algumas das principais vantagens dessa abordagem.

• Melhor gestão do fluxo de caixa: Ao controlar os pagamentos, você garante que o caixa tenha entradas regulares, essenciais para a saúde financeira da empresa.

• Redução da inadimplência: Um bom controle permite identificar rapidamente clientes com faturas em aberto e adotar medidas proativas para cobrar os valores devidos.

• Planejamento financeiro mais eficaz: Com previsibilidade nas receitas, é possível planejar melhor investimentos e despesas, assegurando que a empresa cumpra seus compromissos financeiros.

• Eficiência no processo de cobrança: Um sistema organizado facilita o acompanhamento dos pagamentos e a execução de cobranças, tornando o processo menos oneroso e mais eficiente.

• Segurança na operação de negócios recorrentes: Para empresas que operam com receitas recorrentes, como assinaturas e mensalidades, o controle de pagamentos é crucial para manter a continuidade dos serviços e a satisfação dos clientes.

O que fazer para controlar seus recebíveis? 8 dicas!

Chamamos de recebíveis todo o dinheiro devido à empresa, principalmente os pagamentos dos clientes.

Veja como controlar suas contas a receber com eficiência:

1. Controle seus meios de pagamento

Para começar, você precisa controlar a forma de recebimento de cada meio de pagamento oferecido no seu negócio.

Isso porque existem diferentes prazos e condições, dependendo do meio escolhido pelo cliente.

Por exemplo, se o meio utilizado foi boleto bancário, o dinheiro fica disponível na conta da empresa em até três dias úteis (prazo de compensação bancária). 

No débito automático em conta corrente ou no cartão, a empresa pode ter o dinheiro imediatamente, assim como nas transferências por Pix. 

Já o pagamento da compra no cartão de crédito à vista leva cerca de 30 dias para ser repassado à empresa, enquanto uma compra à prazo pode demorar até 90 dias.

Logo, essas diferentes condições devem ser levadas em conta na hora de controlar os pagamentos dos clientes e gerenciar as finanças da sua empresa.

Quanto maior a diversidade dos meios de pagamento, mais complexa se torna a gestão dos recebimentos.

2. Faça a gestão de contas a receber

Fazer a gestão de contas a receber significa acompanhar todos os pagamentos realizados, pendentes e em aberto, além de controlar juros, descontos e negociações.

É uma parte essencial da gestão financeira e precisa ser feita com muita atenção, pois qualquer erro significa prejuízo para o negócio.

Basicamente, você precisa:

• Saber qual a data de pagamento de cada cliente (vencimento do boleto ou data do débito automático)
• Saber qual o valor que deve ser pago por cada cliente, incluindo descontos concedidos, juros, multas, etc.
• Controlar quais clientes pagaram, quais estão com a fatura em aberto e quais estão com pagamento em atraso (inadimplentes)
• Acompanhar o fluxo de pagamentos da empresa, avaliando a regularidade, índice de inadimplência e clientes que pagam em dia
• Programar ações de cobrança.

No final de cada mês, você precisa saber qual foi a receita da empresa para comparar com os custos e chegar ao resultado financeiro. 

3. Integre o financeiro à gestão de assinaturas

Seu financeiro precisa estar sempre conectado à gestão de assinaturas, de preferência por meio de um sistema que integre as duas áreas.

Dessa forma, toda vez que um novo cliente fecha contrato, seus pagamentos já começam a ser contabilizados.

Essa conexão também é importante para alterar as contas a receber conforme assinaturas são canceladas, renovadas, modificadas ou reajustadas, por exemplo. 

4. Tenha um planilha de pagamento mensal

Para os negócios iniciantes, a planilha de pagamento mensal é um recurso importante para não perder o controle das contas a receber.

O documento deve conter o cadastro de cada cliente, tipo de plano ou assinatura, data de vencimento, valor e registro dos pagamentos efetuados e pendentes, além de informações como descontos e juros.

Também é possível usar fórmulas para automatizar as operações básicas com os valores, facilitando a gestão no dia a dia.

5. Faça a conciliação bancária

A conciliação bancária é a conferência dos registros de pagamentos com as transações do extrato bancário da empresa.

Obviamente, os valores precisam bater 100%, e qualquer incoerência deve ser averiguada imediatamente.

Em vários sistemas de gestão, essa conciliação é feita automaticamente para poupar tempo e esforço da equipe.

6. Faça a gestão de cobrança

A cobrança é outra parte essencial na hora de fazer o controle de recebimentos, pois permite que se pense em meios de recuperar valores pendentes e de reduzir a inadimplência.

Para negócios recorrentes, é indicado ter uma régua de cobrança própria, que nada mais é do que uma sequência de lembretes, ações e notificações para cobrar clientes de forma padronizada em todas as etapas de pagamento.

Assim, você pode programar o envio de um aviso de vencimento, depois um alerta de fatura em aberto, e mais tarde notificações de pagamento em atraso, intensificando a cobrança conforme a dívida se estende.

Muitos sistemas fazem isso automaticamente, aliviando uma das tarefas mais complicadas da gestão de pagamentos dentro de uma empresa.

7. Cuide da gestão do fluxo de caixa

Acompanhar o fluxo de caixa do seu negócio também é essencial para garantir um bom desempenho financeiro.

Ao avaliar as entradas e saídas, você saberá se as receitas superaram as despesas e se o resultado está sendo positivo para a empresa.

Além disso, conseguirá conciliar os prazos de contas a receber e contas a pagar, garantindo que a empresa honre seus compromissos.

Quanto mais organizado estiver o plano de contas, menor será o risco de ter que aumentar seu capital de giro ou mesmo ter que recorrer ao crédito para cobrir “rombos” no seu caixa.

8. Use uma ferramenta de automação de cobranças

Investir em uma ferramenta de automação de cobranças pode transformar a maneira como sua empresa gerencia os pagamentos. Estas ferramentas agilizam o processo de faturamento, reduzindo a ocorrência de erros humanos e aumentando a eficiência das operações.

Com a automação, as faturas são geradas e enviadas pontualmente, o que melhora a satisfação do cliente e garante que os pagamentos sejam feitos na data correta.

Além disso, o uso de sistemas automatizados pode resultar em economias significativas, não apenas em termos de tempo, mas também de recursos financeiros, ao minimizar a necessidade de intervenção manual.

Muitas dessas ferramentas oferecem integração com outros sistemas financeiros, proporcionando uma visão mais coesa e abrangente das finanças da empresa.

Ao adotar uma solução de automação, sua empresa pode não apenas otimizar o fluxo de caixa, mas também criar uma base sólida para um crescimento sustentável.

Quais as desvantagens de usar uma planilha de pagamentos?

Manter o controle financeiro de uma empresa apenas com planilhas pode trazer diversas desvantagens significativas, especialmente à medida que o negócio cresce:

• Ineficiência para transações recorrentes: Preencher manualmente cada pagamento, especialmente em negócios com receitas recorrentes, torna-se inviável e sujeito a erros.

• Susceptibilidade a erros: Pequenos erros de digitação podem resultar em prejuízos financeiros ou situações constrangedoras com clientes.

• Vulnerabilidade a fraudes e segurança: Planilhas são mais propensas a vazamentos de dados e ciberataques, colocando em risco informações sensíveis da empresa.

• Dificuldade no trabalho colaborativo: A colaboração é limitada, com maior risco de perda de dados valiosos devido ao compartilhamento inadequado de planilhas.

• Usabilidade inadequada: A interface e funcionalidades das planilhas não são práticas para o dinamismo e as necessidades diárias de uma empresa em crescimento.

Por que usar uma plataforma de cobrança? Principais vantagens!

Adotar uma plataforma de cobrança moderna oferece inúmeras vantagens sobre o uso tradicional de planilhas. Aqui estão os principais benefícios:

• Automação de cobranças recorrentes: Agiliza o processo, permitindo gerenciar pagamentos de forma eficaz e sem intervenção manual.
• Melhor acompanhamento de pagamentos: Controle total sobre pagamentos pendentes, realizados e a necessidade de estornos, tudo em um único lugar.
• Notificações personalizadas: Possibilidade de enviar lembretes e notificações automáticas aos clientes, aumentando a eficiência do processo de cobrança.
• Emissão de boletos e variedade de pagamentos: Flexibilidade para emitir boletos e aceitar diversas bandeiras e adquirentes.
• Recuperação de inadimplência: Ferramentas dedicadas a reduzir a inadimplência e otimizar o fluxo de caixa.
• Integração com outros sistemas: Compatibilidade com sistemas de emissão de nota fiscal, mecanismos antifraudes e plataformas de e-commerce, proporcionando uma gestão financeira completa.

Com essas vantagens, fica claro por que as plataformas de cobrança são a escolha preferida para empresas que buscam eficiência e crescimento sustentável.

Planilha de pagamentos vs. app de controle financeiro: qual é o melhor?

Quando se trata de gerenciar as finanças de uma empresa, tanto as planilhas de pagamento quanto os aplicativos de controle financeiro têm suas vantagens e desvantagens. A escolha entre eles depende das necessidades específicas e do estágio de crescimento do seu negócio. Vamos explorar os pontos principais de cada opção:

• Planilhas de Pagamento:

  • Vantagens:
    • Custo: Geralmente gratuitas ou de baixo custo, especialmente úteis para pequenas empresas ou startups que procuram economizar.
    • Simplicidade: Fáceis de usar para operações básicas, permitindo customizações manuais.
  • Desvantagens:
    • Escalabilidade: Com o crescimento do volume de transações, tornam-se difíceis de gerenciar e suscetíveis a erros.
    • Colaboração limitada: Dificultam o trabalho colaborativo, podendo levar a erros de versão e perda de dados.

• Aplicativos de Controle Financeiro:

  • Vantagens:
    • Automação e Eficiência: Automatizam muitas tarefas repetitivas, como o cálculo de receitas e despesas, e oferecem funcionalidades avançadas como emissão de relatórios e integração bancária.
    • Segurança e Acesso em Nuvem: Melhor segurança de dados e acessibilidade de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto.
    • Escalabilidade e Integração: Facilmente escaláveis para acompanhar o crescimento dos negócios e integráveis com outros sistemas financeiros.
  • Desvantagens:
    • Custo: Podem ter custos associados, especialmente para planos mais avançados.
    • Curva de Aprendizado: Pode exigir tempo para aprender a usar todas as funcionalidades.

A melhor escolha entre uma planilha de pagamentos e um aplicativo de controle financeiro depende do tamanho e das necessidades específicas do seu negócio. Para empresas menores, uma planilha pode ser inicialmente suficiente, mas à medida que o negócio cresce, um aplicativo pode oferecer a eficiência e a segurança necessárias para uma gestão financeira robusta.

3 modelos de planilhas de pagamentos para você usar!

Se você ainda não está pronto para adotar uma ferramenta de automação como a Vindi, as planilhas de pagamentos podem ser uma solução prática, embora temporária, o ideal é que com o tempo você evolua para automatizar esses processos de gestão.

Aqui estão três modelos gratuitos que podem ajudar a organizar suas finanças:

1. Modelo Básico de Controle de Pagamentos:
   • Ideal para pequenas empresas ou freelancers que precisam de um controle simples de entradas e saídas.
   • Inclui colunas para data, descrição, valor, e status do pagamento (pago/pendente).
2. Modelo de Fluxo de Caixa:
   • Perfeito para negócios que desejam monitorar o fluxo de caixa mensal.
   • Oferece uma visão clara das receitas e despesas, ajudando a prever saldos futuros.
3. Modelo de Gestão de Faturas:
   • Útil para empresas que lidam com múltiplos clientes e precisam gerenciar faturas.
   • Inclui seções para detalhes do cliente, número da fatura, data de vencimento, e status do pagamento.

Esses modelos podem ser facilmente encontrados online e adaptados às suas necessidades específicas. Eles são uma ótima maneira de começar a organizar suas finanças antes de migrar para uma solução mais robusta.