O home office já é mais do que uma tendência no mercado de trabalho; é uma realidade.

Alguns adoram trabalhar remotamente e economizar o tempo de deslocamento até o escritório. Já outros, preferem estar junto com o time e acreditam que a comunicação interpessoal flui muito melhor que à distância.

Além disso, existe um esforço que deve ser feito pelas empresas para garantir que o home office seja tão produtivo quanto o trabalho presencial.

Pensando em todos esses desafios, separamos dicas infalíveis para te ajudar a garantir que seu negócio continue a ser eficiente durante o trabalho remoto.

1. Comunicação home office

Ter um escritório virtual é muito importante para garantir que todas as informações cheguem ao mesmo tempo para o time.

Além disso, usar um aplicativo de comunicação corporativa te ajuda a rastrear conversas, enviar arquivos e até fazer pequenas reuniões.

Alguns exemplos de ferramentas desse tipo são o Slack, Asana, Workplace e Microsoft Teams.

2. Videoconferência para home office

Sabemos que fazer reuniões é um grande desafio para quem está trabalhando remotamente, mas alguns aplicativos e extensões podem facilitar esses encontros que não podem ser resolvidos com e-mails.

Skype, Hangouts, Google Meets, Webex e Zoom são exemplos dessas ferramentas.

3. Gerenciamento de tarefas home office

Agora que você já tem um escritório virtual e consegue fazer reuniões sem sair de casa, é hora de distribuir as tarefas ao time. Ter uma ferramenta de gestão de tarefas garante que todos estejam na mesma página e que a produção não pare por falta de visibilidade.

Trello, Asana, Basecamp e Flow podem te ajudar a gerenciar as tarefas da sua equipe com precisão e eficiência.

4. Armazenamento de arquivos

É necessário garantir que os arquivos que forem entregues e compartilhados durante o home office estejam em segurança. Evite anexar somente por e-mail, para evitar que esses arquivos se percam no meio do caminho.

Aplicativos como Dropbox, Google Drive, Office 365 e ICloud são alguns exemplos de ferramentas que fazem esse trabalho para você.

5. Gestão de pagamentos e cobrança

A área financeira da sua empresa também precisa de muita atenção; afinal, se o dinheiro não entrar, o negócio não sobrevive. Se até hoje você só dependia das vendas com maquininhas físicas, existe a possibilidade de contar com uma plataforma que faça todo o processo de gestão de pagamentos e de cobrança por você.

Além disso, ter uma plataforma de gerenciamento de pagamentos dá visibilidade para você e para todo o time financeiro. Recebendo relatórios em tempo real, com métricas e controle de entrada de novas vendas você saberá com precisão como está a saúde financeira da sua empresa.

Da mesma forma, cobrar seus clientes por cartas ou meios manuais pode ser muito menos eficiente do que a cobrança por e-mail e por SMS. É fundamental que a cobrança de clientes inadimplentes seja automatizada para garantir que os pagamentos sejam feitos a qualquer hora e em qualquer lugar.

Com essa solução, você pode alocar sua equipe com tranquilidade, sabendo que o processo de pagamentos automatizado te dá liberdade para operar em qualquer lugar do mundo.

A Vindi é a solução mais completa e robusta do mercado para atender a essa necessidade do seu time financeiro. Além disso, a ContaAzul também pode te ajudar a controlar suas finanças.

Bônus: para que o seu home office seja ainda mais produtivo

Junto com essas ferramentas, alguns hábitos e comportamentos são essenciais para quem quer trabalhar em casa. Separamos alguns deles para vocês:

Tire o pijama

Em primeiro lugar, trabalhar de pijama é muito tentador quando se está em casa, não é mesmo?

Não existe nada mais confortável do que aquela camiseta e aquele shorts que você tanto gosta. Mas, esse comportamento pode afetar sua produtividade e te dar mais preguiça.

Portanto, tome um banho ao acordar, troque de roupa e lave o rosto. Algumas pessoas até preferem colocar uma “roupa de trabalho” para começar o dia, como se estivesse saindo de casa mesmo.

O importante é que você consiga virar essa chave na sua mente, pensando em se conectar ao trabalho que precisa ser feito.

Mantenha a rotina

É fundamental que você mantenha seus hábitos e continue focado no trabalho. Preste atenção aos horários de entrada e saída, as pausas para almoçar e tudo o que diz respeito à sua realidade.

Quando estamos trabalhando remotamente, pode ser um grande desafio parar, por exemplo. Afinal de contas, você já está em casa, não custa nada responder mais alguns e-mails ou produzir mais alguns entregáveis… Não caia nessa!

Respeite seus horários e rituais do dia a dia, sabendo que quando estiver trabalhando, toda a sua dedicação deve estar localizada nas suas entregas.

Avise seus familiares que você não está de folga

Esse ponto é tão importante que, se for preciso, alguns familiares nem precisam saber que você está trabalhando em casa.

Principalmente quando falamos de parentes com mais idade, é difícil entender a dinâmica do home office, já que eles foram criados na cultura do “sair para trabalhar” e voltar ao fim do dia.

Portanto, converse com as pessoas que moram com você e explique que mesmo em casa, você estará focado no trabalho. Diga também que aquele não é um dia de folga, e que os assuntos pessoais serão resolvidos fora do período de trabalho.

Cuide do seu ambiente de trabalho home office

Trabalhar na cama, no sofá ou com a televisão ligada são tão tentadores quanto ficar de pijama. E podem sabotar seu trabalho da mesma forma.

Por isso, se você não tiver a oportunidade de ter um escritório em casa, sente-se em uma mesa com um cadeira o mais confortável possível. Deixe canetas e papel por perto, como estaria na sua estação do escritório.

Se organize e mantenha este ambiente limpo e bem iluminado, sabendo que medidas assim podem inclusive ajudar seu raciocínio e fluxo de pensamento.

Whatsapp não pode ser a ferramenta central de comunicação

O Whatsapp é uma das redes sociais mais utilizadas no mundo e já faz parte do nosso dia a dia.

Contudo, deixar a comunicação do seu time estritamente no Whatsapp pode ser uma grande armadilha, já que estamos acostumados com a informalidade dela.

Informações são difíceis de rastrear, a comunicação pode ser mal interpretada e vários conflitos podem surgir no meio do caminho.

Por isso, deixe a rede social como rede social.

Respire fundo, o pânico não vai ajudar

Trabalhando remotamente, provavelmente você enfrentará desafios de comunicação e autodesenvolvimento. É necessário mais foco, mais paciência, mais concentração e sensibilidade para falar com gestores e colegas.

Portanto, use essas dicas a seu favor e aproveite todas as vantagens que o home-office pode te dar!

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