O home office já é mais do que uma tendência no mercado de trabalho; é uma realidade.

Alguns adoram trabalhar remotamente e economizar o tempo de deslocamento até o escritório. Já outros, preferem estar junto com o time e acreditam que a comunicação interpessoal flui muito melhor que à distância.

Além disso, existe um esforço que deve ser feito pelas empresas para garantir que o home office seja tão produtivo quanto o trabalho presencial.

Pensando em todos esses desafios, separamos dicas infalíveis para te ajudar a garantir que seu negócio continue a ser eficiente durante o trabalho remoto.

1. Comunicação home office

Ter um escritório virtual é muito importante para garantir que todas as informações cheguem ao mesmo tempo para o time.

Além disso, usar um aplicativo de comunicação corporativa te ajuda a rastrear conversas, enviar arquivos e até fazer pequenas reuniões.

Alguns exemplos de ferramentas desse tipo são o Slack, Asana, Workplace e Microsoft Teams.

2. Videoconferência para home office

Sabemos que fazer reuniões é um grande desafio para quem está trabalhando remotamente, mas alguns aplicativos e extensões podem facilitar esses encontros que não podem ser resolvidos com e-mails.

Skype, Hangouts, Google Meets, Webex e Zoom são exemplos dessas ferramentas.

3. Gerenciamento de tarefas home office

Agora que você já tem um escritório virtual e consegue fazer reuniões sem sair de casa, é hora de distribuir as tarefas ao time. Ter uma ferramenta de gestão de tarefas garante que todos estejam na mesma página e que a produção não pare por falta de visibilidade.

Trello, Asana, Basecamp e Flow podem te ajudar a gerenciar as tarefas da sua equipe com precisão e eficiência.

4. Armazenamento de arquivos

É necessário garantir que os arquivos que forem entregues e compartilhados durante o home office estejam em segurança. Evite anexar somente por e-mail, para evitar que esses arquivos se percam no meio do caminho.

Aplicativos como Dropbox, Google Drive, Office 365 e ICloud são alguns exemplos de ferramentas que fazem esse trabalho para você.

5. Assinatura de contratos online

Se você depende da assinatura de contratos para concluir as vendas na sua empresa, provavelmente está enfrentando um grande desafio para operacionalizar essa logística.

Além disso, o custo para efetivar a assinatura e registrar para que ele tenha validade jurídica também aumentou com a redução da mobilidade e o isolamento social.

Por isso, o Fluxia surgiu no mercado como uma solução rápida, 100% digital e com registro! Nada de papel, caneta ou contato físico. Criado pela Clicksign, essa ferramenta de gestão e automação de contratos pode facilitar muito a organização do seu negócio.

6. Gestão de pagamentos e cobrança

A área financeira da sua empresa também precisa de muita atenção; afinal, se o dinheiro não entrar, o negócio não sobrevive. Se até hoje você só dependia das vendas com maquininhas físicas, existe a possibilidade de contar com uma plataforma que faça todo o processo de gestão de pagamentos e de cobrança por você.

Além disso, ter uma plataforma de gerenciamento de pagamentos dá visibilidade para você e para todo o time financeiro. Recebendo relatórios em tempo real, com métricas e controle de entrada de novas vendas você saberá com precisão como está a saúde financeira da sua empresa.

Da mesma forma, cobrar seus clientes por cartas ou meios manuais pode ser muito menos eficiente do que a cobrança por e-mail e por SMS. É fundamental que a cobrança de clientes inadimplentes seja automatizada para garantir que os pagamentos sejam feitos a qualquer hora e em qualquer lugar.

Com essa solução, você pode alocar sua equipe com tranquilidade, sabendo que o processo de pagamentos automatizado te dá liberdade para operar em qualquer lugar do mundo.

A Vindi é a solução mais completa e robusta do mercado para atender a essa necessidade do seu time financeiro. Além disso, a ContaAzul também pode te ajudar a controlar suas finanças.

Bônus: para que o seu home office seja ainda mais produtivo

Junto com essas ferramentas, alguns hábitos e comportamentos são essenciais para quem quer trabalhar em casa. Separamos alguns deles para vocês:

Tire o pijama

Em primeiro lugar, trabalhar de pijama é muito tentador quando se está em casa, não é mesmo?

Não existe nada mais confortável do que aquela camiseta e aquele shorts que você tanto gosta. Mas, esse comportamento pode afetar sua produtividade e te dar mais preguiça.

Portanto, tome um banho ao acordar, troque de roupa e lave o rosto. Algumas pessoas até preferem colocar uma “roupa de trabalho” para começar o dia, como se estivesse saindo de casa mesmo.

O importante é que você consiga virar essa chave na sua mente, pensando em se conectar ao trabalho que precisa ser feito.

Mantenha a rotina

É fundamental que você mantenha seus hábitos e continue focado no trabalho. Preste atenção aos horários de entrada e saída, as pausas para almoçar e tudo o que diz respeito à sua realidade.

Quando estamos trabalhando remotamente, pode ser um grande desafio parar, por exemplo. Afinal de contas, você já está em casa, não custa nada responder mais alguns e-mails ou produzir mais alguns entregáveis… Não caia nessa!

Respeite seus horários e rituais do dia a dia, sabendo que quando estiver trabalhando, toda a sua dedicação deve estar localizada nas suas entregas.

Avise seus familiares que você não está de folga

Esse ponto é tão importante que, se for preciso, alguns familiares nem precisam saber que você está trabalhando em casa.

Principalmente quando falamos de parentes com mais idade, é difícil entender a dinâmica do home office, já que eles foram criados na cultura do “sair para trabalhar” e voltar ao fim do dia.

Portanto, converse com as pessoas que moram com você e explique que mesmo em casa, você estará focado no trabalho. Diga também que aquele não é um dia de folga, e que os assuntos pessoais serão resolvidos fora do período de trabalho.

Cuide do seu ambiente de trabalho home office

Trabalhar na cama, no sofá ou com a televisão ligada são tão tentadores quanto ficar de pijama. E podem sabotar seu trabalho da mesma forma.

Por isso, se você não tiver a oportunidade de ter um escritório em casa, sente-se em uma mesa com um cadeira o mais confortável possível. Deixe canetas e papel por perto, como estaria na sua estação do escritório.

Se organize e mantenha este ambiente limpo e bem iluminado, sabendo que medidas assim podem inclusive ajudar seu raciocínio e fluxo de pensamento.

Whatsapp não pode ser a ferramenta central de comunicação

O Whatsapp é uma das redes sociais mais utilizadas no mundo e já faz parte do nosso dia a dia.

Contudo, deixar a comunicação do seu time estritamente no Whatsapp pode ser uma grande armadilha, já que estamos acostumados com a informalidade dela.

Informações são difíceis de rastrear, a comunicação pode ser mal interpretada e vários conflitos podem surgir no meio do caminho.

Por isso, deixe a rede social como rede social.

Respire fundo, o pânico não vai ajudar

Trabalhando remotamente, provavelmente você enfrentará desafios de comunicação e autodesenvolvimento. Além disso, é necessário mais foco, mais paciência, mais concentração e sensibilidade para falar com gestores e colegas.

Portanto, use essas dicas a seu favor e aproveite todas as vantagens que o home-office pode te dar!

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