Redação Vindi 
São muitos os fatores que podem levar uma startup ao sucesso: produtos e serviços inovadores, processos disruptivos, aceitação rápida do mercado, boa capacidade de captar investimentos e assim por diante. Mas a verdade é que nada disso funciona e se mantém sem uma base. Mas e em uma startup, como funciona a estrutura financeira?
Como nem todo empreendedor é oriundo do universo da economia ou expert em administração de empresas, estruturar adequadamente uma área financeira pode se mostrar um desafio e tanto. Por isso, para ajudar nessa missão é que resolvemos criar este material.
Pronto para entender como é a estrutura financeira de uma startup? Então confira!
Entenda a estrutura financeira de uma Startup
Empresas pequenas ou de médio porte (como são as startups no começo de sua trajetória) raramente contam com uma grande equipe de profissionais focados exclusivamente no departamento financeiro.
Por ter uma operação ainda pequena e poucos clientes, os empreendedores costumam fazer tudo por conta própria, com pouca organização pré-definida e dando atenção aos problemas apenas na medida em que vão surgindo.
O grande erro nesse tipo de atitude é a falta de uma visão ampla sobre o futuro da empresa, que está apenas engatinhando. Mesmo que o empresário possa lidar tranquilamente com questões financeiras no presente, o crescimento que ele tanto deseja para seu negócio pode não ser sustentável com a gestão de finanças atual.
Por isso, é essencial e urgente montar uma estrutura financeira organizada, estabelecendo responsabilidades para cada uma de suas áreas. E essa não é uma tarefa complicada, é questão apenas de planejar e executar uma espinha básica de administração econômica. Para tanto, basta respeitar uma estrutura simples. Veja a seguir.
Departamento financeiro
O departamento financeiro é o setor que fica responsável por controlar todo o dinheiro que circula pela startup. Aqui, os profissionais estão focados em cálculos, contas, pagamentos e recebimentos.
Seu líder é conhecido como Chief Financial Officer (CFO), diretor que responde diretamente ao Chief Executive Officer (CEO) e aos acionistas. Via de regra, o departamento é subdividido em 3 grandes grupos, sobre os quais falaremos a seguir.
O papel do CFO
Como dissemos, o diretor financeiro (ou CFO) precisa atuar da mesma forma que outros profissionais C-level. Isto é, deve priorizar a criação de estratégias e execução de projetos, dentro do seu departamento, que contribuam para o crescimento da empresa.
Sendo assim, o CFO é o responsável direto por todos os outros grupos que formam um setor financeiro empresarial. Além disso, é ele quem gerencia o monitoramento de recursos e traça ações importantes a partir disso. Por exemplo: cortes de gasto, administração do capital de giro, reestruturações de processos. Além de investimentos em infraestrutura e serviços.
Portanto, o grande desafio dessa posição dentro da empresa é pensar estrategicamente no controle prático do dinheiro. É por isso que, mesmo em startups, um profissional dedicado a essa função é muito importante.
Caso isso não seja possível, as ferramentas de gestão que citaremos mais para frente serão essenciais para o sucesso da empresa.
Tesouraria
A tesouraria é responsável por controlar processos diretamente ligados ao fluxo de caixa. Contas a pagar e a receber, monitoria diária do próprio fluxo e controle de saídas e entradas baseadas em métricas. São alguns dos aspectos que dizem respeito à tesouraria.
Além da contabilidade em si, a tesouraria também cuida da guarda do dinheiro — seja em espécie, bancos ou outras instituições financeiras.
O papel do tesoureiro
Dentro de uma empresa, o tesoureiro é o profissional mais próximo do controle prático das finanças. Esse papel, quando acumulado pelo CFO, sobrecarrega o cargo e aumenta o risco de falhas operacionais.
Portanto, o tesoureiro é responsável por todas as transações necessárias na rotina da empresa. Por exemplo: lançamentos, baixas, pagamento a fornecedores e atendimento ao cliente em questões financeiras. No fim, ele é o encarregado do fechamento das contas e criação dos relatórios que serão utilizados pelo CFO, para traçar estratégias de investimentos e corte de gastos.
Como o trabalho de controle financeiro na prática deve ser muito minucioso. O uso de sistemas de gestão e plataformas para intermediação de pagamentos é essencial para que o trabalho de um tesoureiro seja bem feito.
Fiscal
O setor fiscal é responsável por colocar a empresa em consonância com as regras tributárias do país. Essa área controla a emissão de notas fiscais, faz a contabilidade de impostos a serem pagos. Além de ainda fornece diretrizes para a startup reduzir ao máximo seus custos tributários sem cometer qualquer tipo de ilegalidade.
O setor fiscal é importante! Assim, tanto para as finanças da empresa como também para o compliance.
O papel do analista fiscal
Essa é uma função dentro das startups que quase sempre é acumulada por outros profissionais — principalmente o tesoureiro.
É possível trabalhar assim, mas, em um país com tantas minucias legais e normas interagindo entre si? Por isso, delegar essa tarefa a uma única pessoa pode ser uma forma de ganhar uma vantagem sobre a concorrência.
Isso porque, além de tudo que falamos sobre a área fiscal. O responsável por esse departamento ainda tem a capacidade de alimentar o planejamento estratégico com novas formas de enxergar o funcionamento da empresa.
Assim sendo, alguns ajustes que driblam parte da burocracia com ações fiscais mais ágeis são suficientes. Por exemplo, para economizar tempo e dinheiro que podem ser realocados para o core do negócio.
Controladoria
Enquanto a tesouraria e a área fiscal estão mais ligadas às ações cotidianas da empresa, a controladoria tem um papel mais estratégico.
Aqui é elaborado o planejamento financeiro em médio e longo prazos. São estabelecidas normas de controle do orçamento. Também são feitos estudos para destinar os recursos internos do negócio.
O papel do controlador
O controlador precisa ser o profissional que mais pensa à frente. O seu grande desafio é levantar o estado financeiro atual da empresa e alinhar essa análise com o que toda a diretoria traçou como metas para o futuro. Geralmente para um mês, um trimestre ou um ano.
Com as informações coletadas da tesouraria e da área fiscal, o controlador é capaz de gerar relatórios que diagnostiquem a saúde da empresa. Com isso, determinar os próximos passos para que a organização continue crescendo. Com um processo estruturado e bem documentado, o CFO receberá desse profissional uma visão muito mais clara para decidir o caminho para o futuro.
Como dissemos, pequenas empresas podem não ter grandes equipes para cuidar de cada um dos setores do financeiro. Mas, essa divisão pode ser realizada internamente. Mesmo que para isso seja preciso alocar um profissional na controladoria e na tesouraria, por exemplo.
O importante é que a startup tenha uma estrutura financeira clara. Facilitando o fluxo de informações, o controle de processos e a tomada de decisões.
Organize seu departamento financeiro
Seja com um único profissional ou uma equipe bem dividida. O que vai definir o sucesso ou não da sua startup passa muito pela estrutura criada para sustentar esse controle.
Como dissemos, quanto mais profissionais engajados, mais fácil fica. Mas o importante mesmo é seguir as dicas abaixo sobre organização.
Delimite bem os papéis
A primeira coisa a fazer é analisar a estrutura ideal que detalhamos acima. Com isso, determinar como você vai implementar o departamento na sua startup. Você quer encarar todos esses papéis sozinho? Vai priorizar a contratação de um CFO ou vai garantir um profissional para cada função?
Certamente, o ideal é que a empresa já tenha essa organização definida desde os primeiros meses de existência. Porque o caixa ainda é muito variável e as oportunidades de mercado precisam ser aproveitadas o mais rápido possível.
Assim que você decidir o que é ideal para o seu modelo de negócio, é hora de aplicar todas as outras dicas deste artigo de acordo com essa estrutura.
Cobre disciplina
Em um mercado onde empresas concorrentes surgem e morrem todas as semanas. Quem consegue se consolidar são organizações com disciplina financeira. Isso significa, documentar cada transação, acompanhar os gastos e os ganhos e ter softwares que registrem todo esse movimento diariamente.
Esse monitoramento precisa ser diário e, se possível, com alguns parâmetros consistentes que deem o máximo de fidelidade para seus relatórios de desempenho. Por exemplo, horário de coleta de dados e forma como são coletados.
O sucesso de uma startup passa muito pela sua capacidade de mensurar resultados e traçar novas estratégias a partir deles. Sem uma disciplina constante e ininterrupta, é impossível garantir a confiabilidade nos seus dados.
Separe contas pessoais e empresariais
Um erro financeiro muito comum nas startups (que surgem na maioria das vezes da ideia e da vontade de um empreendedor) é confundir o que é dinheiro da empresa e o que é dinheiro do empresário.
Retirar fundos da conta para uso pessoal não só enfraquece o caixa do negócio como atrapalha, e muito, o controle financeiro da empresa.
Então, determine o pagamento de sócios e diretores como se fossem funcionários e se comprometa a não quebrar essa regra. Pode ser tentador agora, mas pense no que esse controle fará para o crescimento do negócio no futuro.
Faça um bom controle de prazos
As dívidas são outro grande inimigo de startups com pouco controle financeiro, pois corroem silenciosamente o caixa. Para evitar que juros virem uma bola de neve, o departamento precisa ter uma boa estrutura de gestão dos prazos de vencimento.
Se possível, é interessante utilizar um sistema que priorize as dívidas de curto prazo. Com isso, ajudar a equilibrar o seu fluxo de caixa.
Adote boas práticas e ferramentas
Depois de entender a estruturação do setor financeiro e como a equipe deve ser organizada, é preciso que a startup tenha protocolos para fazer o departamento funcionar com excelência, adotando práticas e ferramentas que farão a área se transformar em um diferencial competitivo.
Tudo isso por meio de ações simples, mas sólidas.
Faça um planejamento financeiro
Conhecer as despesas, os custos e as entradas, estabelecendo um caminho para aumentar a lucrabilidade da empresa: esse é o objetivo básico de um bom planejamento financeiro. Trata-se, portanto, de um conjunto de estratégias que serão adotadas pela empresa a curto, médio e longo prazos.
O planejamento financeiro é uma das principais responsabilidades da controladoria, mas deve ser traçado com base em contribuições vindas dos demais setores da empresa. O importante é que a startup consiga visualizar suas ameaças e oportunidades contábeis para os meses seguintes, a fim de adotar as devidas soluções cabíveis.
Escolha e acompanhe métricas
Entenda: o planejamento é apenas o ponto de partida rumo ao sucesso financeiro. Durante toda a trajetória, é preciso verificar se o caminho escolhido é o mais adequado. As ações têm dado o retorno esperado ou vêm se mostrando mais complicadas que o previsto? E a melhor maneira de fazer essa chegam é usando métricas consoantes com a atuação da startup.
Empresas que trabalham com assinaturas de serviços, por exemplo, podem controlar o aumento do pagamento recorrente. Também o ticket médio por cliente, a taxa de churn, entre outras diversas possibilidades. Afinal, o importante é que os índices sejam confiáveis. Usem fontes de dados perenes e consigam embasar tanto o diagnóstico financeiro como a tomada de decisões estratégicas. Dê flexibilidade ao planejamento financeiro com dados reais!
Para entender na prática como funciona o churn, calcule como está o indicador na sua empresa utilizando a nossa calculadora gratuita de churn e retenção!
Aposte em sistemas de gestão
Sempre que falamos em usar métricas ou conhecer o fluxo de recursos dentro da empresa, o assunto parece bastante subjetivo, não acha? Afinal, estamos nos referindo ao uso de dados massivos que precisam ser coletados e analisados de maneira rápida. Para solucionar o problema, invista em sistemas de gestão empresarial!
Conhecido pela sigla em inglês ERP, esse tipo de solução consegue captar de forma automática dados vindos de todos os setores da empresa. Assim gerando relatórios com gráficos e tabelas para a fácil a leitura e a consequente tomada de decisão.
Vale ressaltar que tais sistemas funcionam em módulos que podem ser acrescidos de acordo com a complexidade e o crescimento do negócio. Isso quer dizer que mesmo empresas pequenas (como startups iniciantes) não só podem como devem considerar o investimento, uma vez que o custo é controlado e o retorno é considerável.
Controle os pagamentos recorrentes
A escolha de um modelo de negócio baseado em assinaturas é bem comum entre as startups. Pois permite um fluxo mais constante e previsível de entradas, facilitando o controle financeiro. Além do mais, esse sistema viabiliza uma alta escalabilidade, fazendo com que a empresa aumente o nível de recebimentos mais rapidamente que as saídas com custos e despesas.
Por isso, startups precisam de sistemas de gestão de pagamentos recorrentes. E o melhor é que, além de ajudarem a controlar as entradas oriundas desses pagamentos. Tais soluções tecnológicas também são importantes na gestão do relacionamento com os clientes!
Entre suas principais funções estão o envio de avisos de vencimento. O controle da inadimplência e até a automatização de processos burocráticos — como a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Agora que você já sabe mais sobre como deve ser a estrutura do departamento financeiro de uma empresa, que tal se aprofundar em outros indicadores essenciais para o dia a dia de uma startup? Confira o nosso e-book grátis sobre métricas SaaS!
