Redação Vindi 
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é essencial para e-commerces e empreendedores, pois facilita a comprovação da venda e acompanha o envio de produtos, simplificando o processo de fiscalização.
No entanto, entender como o DANFE funciona pode gerar dúvidas, já que ele envolve códigos técnicos e dados fiscais complexos que nem sempre são de fácil compreensão. Isso pode causar confusão, principalmente para quem lida com a parte administrativa de uma loja virtual.
Compreender o DANFE traz mais controle e transparência, ajudando na organização fiscal da sua empresa e evitando problemas com a Receita Federal. Além disso, facilita a gestão de vendas e contribui para um processo de entrega mais eficiente e sem erros.
O que é DANFE?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Como diz o nome, é um documento que pode ser impresso e representa de forma mais simplificada a nota fiscal eletrônica (NF-e). Ele serve também como um resumo da nota, pois nele constam informações da empresa, da mercadoria e do seu destinatário – ou seja, o consumidor.
O DANFE é necessário porque a NF-e é composta por linhas de código e não pode ser impressa ou lida sem o auxílio de um sistema digital. Portanto, somente por meio de uma chave de acesso que consta no DANFE pode ser feita uma consulta aos dados da NF-e.
É importante ressaltarmos que o DANFE não tem validade jurídica e, portanto, não pode substituir a nota fiscal, que também precisa ser enviada ao consumidor (porém por um canal eletrônico – geralmente e-mail).
O que é DANFE online?
DANFE online é o documento em si, porém na sua versão virtual. Ele é gerado no formato de PDF, que é bem comum e pode ser aberto na grande maioria dos computadores, celulares e outros dispositivos.
Após emitir o DANFE online, o comerciante pode imprimir o documento para anexar ao pacote com o produto vendido. Também é possível enviar o PDF diretamente ao consumidor por e-mail ou algum outro canal de comunicação.
Vamos explicar neste artigo como fazer essa geração, mas antes entenda qual é a finalidade do documento.
Para que serve o DANFE?
O DANFE serve para comprovar que existe uma nota fiscal eletrônica referente à comercialização de determinada mercadoria. Isso acontece porque um documento não existe sem o outro, pois, mesmo com a digitalização da nota fiscal, ainda é preciso haver um suporte físico a ela.
Assim, quem quiser acessar todas as informações tributárias sobre aquele produto pode usar sua chave de acesso para fazer a leitura completa, a partir de um sistema compatível. Por isso, o DANFE deve acompanhar a embalagem de todo produto vendido pela internet e enviado para entrega.
Além disso, o documento tem um espaço para assinatura do destinatário da entrega, servindo também como o principal comprovante de que o item está com seu comprador.
O documento também pode auxiliar no processo de escrituração contábil digital (ECD), se for o caso.
Qual a diferença entre DANFE, Nota Fiscal, XML e DACTE?
Entender as diferenças entre esses documentos é essencial para qualquer empreendedor que emite notas fiscais eletrônicas. Embora todos se relacionem com o processo de venda e entrega, cada um tem uma função específica no sistema fiscal.
Diferença entre DANFE e Nota Fiscal
A principal diferença entre o DANFE e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a função de cada um: o DANFE serve como um documento auxiliar, enquanto a NF-e tem valor comprovante e tributário. O DANFE contém as informações principais da NF-e de forma legível, sendo utilizado para acompanhar a mercadoria durante o transporte. No entanto, ele não possui valor fiscal e não pode substituir a NF-e.
Por outro lado, a NF-e é o documento oficial que comprova a transação comercial junto aos órgãos de fiscalização e deve ser mantida arquivada por, no mínimo, cinco anos. Ela contém dados detalhados sobre a transação, como valores tributários e informações sobre o produto, que só podem ser interpretados por meio de um sistema digital.
Caso seja necessário acessar informações mais detalhadas da NF-e, o DANFE pode ser utilizado para consultar o XML da nota, que é o arquivo digital completo e contém todos os dados fiscais e tributários, acessível por meio do sistema da Secretaria da Fazenda.
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Diferença entre DANFE e XML
O XML nada mais é que uma extensão de arquivo, representada pelas três letras que ficam atrás do ponto no nome de um documento digital. Elas servem para indicar o tipo de arquivo, que neste caso também é chamado de XML (Extensible Markup Language).
Dentro deste arquivo, há várias linhas de código, que servem para facilitar a leitura por meio de softwares. Mas, quando falamos em nota fiscal eletrônica, é comum vermos o termo “XML da nota” – neste caso, XML significa a nota fiscal eletrônica em si e é chamado assim justamente para ser diferenciado do DANFE.
Portanto, a grande diferença entre DANFE e XML é justamente a que explicamos no tópico anterior: a primeira serve para consulta e a segunda tem valor contábil. Mas é importante ressaltar que o XML tem diversas utilidades, portanto nem todo arquivo desse tipo se refere a um documento fiscal.
Diferença entre DANFE e DACTE
A sigla DACTE significa Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico Este documento é emitido pelos transportadores de cargas e deve acompanhar cada pacote enviado no frete e o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) – além de também servir para consulta.
Assim como a NF-e, o CTe também não pode ser impresso, pois é composto por linhas de código. Então, para simplificar: O DACTE está para o CTe assim como o DANFE está para a NF-e.
Ele tem como funções:
- Acompanhar a mercadoria durante o transporte
- Auxiliar na escrituração das operações documentadas por CTes
- Informar a chave de acesso do CTe
- Coletar a assinatura de quem receber a entrega, seja o destinatário da encomenda ou outra pessoa.
A grosso modo, é como se fosse uma “DANFE dos transportadores”.
Quem precisa emitir o DANFE?
O DANFE deve ser emitido por todas as empresas que realizam vendas ou transações que envolvam a nota fiscal eletrônica (NF-e). Isso inclui negócios de diversos setores, como varejo, atacado, indústrias e prestadores de serviços que emitem NF-e para documentar suas transações comerciais.
A emissão do DANFE é obrigatória especialmente para quem trabalha com comércio eletrônico, uma vez que ele acompanha a mercadoria durante o transporte e facilita a consulta de informações sobre a transação. Além disso, empresas que realizam vendas diretas para consumidores finais também devem gerar o DANFE como forma de garantir que a nota fiscal digital seja legível e acessível. Para empresas do setor de transporte, o DANFE também é essencial para garantir que a documentação fiscal seja acompanhada durante a entrega da mercadoria.
A emissão do DANFE não substitui a NF-e em termos fiscais, mas complementa o processo, tornando as informações tributárias acessíveis de forma mais prática.
O que é DANFE em contingência?
O DANFE em contingência é um documento gerado em situações excepcionais, quando o sistema de nota fiscal eletrônica (NF-e) está temporariamente fora de operação ou com dificuldades técnicas. Essa modalidade de DANFE é usada como uma alternativa para que as transações possam ser realizadas, mesmo sem a validação imediata da NF-e no sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
A contingência do DANFE pode ocorrer, por exemplo, em casos de instabilidade na internet, problemas técnicos no sistema da SEFAZ ou dificuldades no emissor de NF-e da empresa. Nesses casos, o DANFE em contingência permite a continuidade das vendas, mas com um controle extra, já que a empresa terá que regularizar a situação assim que o sistema estiver novamente disponível.
Esse processo é essencial para garantir que o processo de vendas não seja interrompido por questões técnicas, mas a NF-e precisa ser emitida posteriormente para regularizar a transação fiscal.
Quais informações estão no DANFE?
O DANFE contém informações essenciais sobre a transação de vendas, mas sem os detalhes completos da nota fiscal eletrônica (NF-e). Veja as principais informações que você encontrará no DANFE:
- Chave de acesso: Um código único que permite consultar a NF-e nos sistemas da SEFAZ.
- Número da NF-e: Identificador único da nota fiscal eletrônica.
- Dados do emitente: Informações sobre a empresa que emitiu a nota fiscal, como CNPJ, nome e endereço.
- Dados do destinatário: Informações sobre o cliente ou destinatário da mercadoria.
- Descrição dos produtos: Lista com o nome, quantidade e valor de cada item presente na transação.
- Impostos: Informações sobre os tributos aplicados sobre a mercadoria, como ICMS, IPI, entre outros.
- Data de emissão: A data em que a NF-e foi emitida.
- Total da nota fiscal: O valor total da transação, incluindo impostos.
- Natureza da operação: Descrição do tipo de operação realizada, como venda, remessa, devolução, etc.
- Códigos fiscais: Códigos que indicam a natureza das mercadorias e os regimes tributários aplicados.
Essas informações são essenciais para garantir a conformidade fiscal e facilitar a consulta e o acompanhamento da transação.
Quais informações estão na Nota Fiscal?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que contém diversas informações detalhadas sobre a transação comercial. Veja os principais dados presentes na NF-e:
- Chave de acesso: Código único que identifica e permite consultar a NF-e nos sistemas da SEFAZ.
- Número da NF-e: Identificação única da nota fiscal.
- Dados do emitente: Informações da empresa que emitiu a nota, como CNPJ, nome e endereço.
- Dados do destinatário: Informações sobre o cliente, incluindo CNPJ/CPF, nome e endereço.
- Descrição dos produtos: Itens detalhados da transação, incluindo quantidade, preço unitário e valor total.
- Impostos: Informações sobre os tributos aplicados, como ICMS, IPI, PIS, COFINS e outros.
- Forma de pagamento: Método utilizado para o pagamento da transação (dinheiro, cartão, boleto, etc.).
- Data de emissão: A data em que a nota fiscal foi emitida.
- Valor total da operação: Somatório de todos os valores, incluindo impostos.
- Natureza da operação: Descrição do tipo de operação, como venda, devolução, remessa, etc.
- Código de barras: Usado para facilitar a consulta e o processo de validação da NF-e.
Essas informações garantem que a transação seja registrada corretamente para fins fiscais e de conformidade com a legislação tributária vigente.
Quais informações estão no XML?
O XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o arquivo digital que contém todos os dados fiscais e tributários da transação, estruturados de forma padronizada para facilitar o armazenamento e a transmissão. Veja as principais informações presentes no XML:
- Chave de Acesso: Identificação única da NF-e, necessária para a consulta da nota na SEFAZ.
- CNPJ do Emitente: Número de Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica da empresa que emitiu a nota fiscal.
- Nome/Razão Social do Emitente: Nome completo ou razão social da empresa.
- CNPJ do Destinatário: CNPJ do cliente ou empresa destinatária da mercadoria.
- Informações de Endereço: Endereço completo do emitente e destinatário.
- Descrição dos Produtos: Detalhamento dos produtos ou serviços envolvidos na transação, incluindo códigos, descrições, quantidades e valores unitários.
- Impostos: Detalhes dos impostos aplicados, como ICMS, IPI, PIS e COFINS, com suas respectivas bases de cálculo e alíquotas.
- Valor Total da Nota: Valor total da operação, incluindo impostos e descontos.
- Natureza da Operação: Descrição da operação realizada, como venda, devolução ou remessa.
- Data de Emissão: Data de emissão da NF-e.
- Forma de Pagamento: Detalhes sobre como a transação será paga (boleto, cartão de crédito, etc.).
- Código de Barras: Representação para facilitar a leitura e verificação da NF-e.
- Informações de Transporte: Dados sobre a transportadora, se aplicável, incluindo o modelo de transporte e a placa do veículo.
- Certificado Digital: Assinatura digital que garante a autenticidade e integridade da nota fiscal.
Essas informações são essenciais para garantir que a transação seja registrada corretamente no sistema fiscal e também são utilizadas para a consulta e verificação da NF-e pelos órgãos competentes.
Onde fica a chave de acesso da DANFE?
A chave de acesso da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma sequência numérica única que identifica a nota fiscal eletrônica e é essencial para a consulta do documento no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Ela pode ser encontrada em diferentes partes do DANFE:
- Na parte superior do documento: A chave de acesso aparece em destaque, geralmente localizada no canto superior direito da DANFE.
- Em código de barras: A chave também está representada no código de barras impresso no documento, facilitando a leitura e consulta automatizada.
- Em formato numérico: Ela é composta por 44 dígitos que contêm informações sobre a nota fiscal, como o CNPJ do emitente, a data de emissão e um código de verificação.
Esse código permite que tanto o emitente quanto o destinatário da nota possam consultar todas as informações fiscais detalhadas na SEFAZ, garantindo a autenticidade da transação. Para mais informações sobre como consultar e utilizar a chave de acesso, acesse a página oficial de consulta da SEFAZ ou sites especializados em notas fiscais eletrônicas.
Como emitir DANFE e DANFE online? Passo a passo
Emitir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um processo simples e segue os mesmos passos da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Se você já utiliza um sistema para emitir suas NF-e, não terá dificuldades para gerar o DANFE. Confira o passo a passo para emissão:
Passo 1: Abra o sistema que você utiliza para emitir notas fiscais.
Passo 2: Preencha o documento com as informações solicitadas, como dados do emitente e do destinatário.
Passo 3: Selecione a qual nota fiscal o DANFE será referente.
Passo 4: Gere o documento e imprima, compartilhe ou faça o download do PDF do seu DANFE.
Esse processo é o mesmo independentemente do seu regime fiscal, inclusive para MEIs. Embora existam soluções alternativas para emissão do DANFE, a recomendação é sempre usar o mesmo sistema que gera suas NF-e, para garantir maior segurança dos dados.
Esse procedimento facilita a consulta e a autenticação da nota, permitindo que seus clientes e a SEFAZ possam acessar rapidamente as informações fiscais associadas à sua transação.
É obrigatório guardar o DANFE das notas?
Embora o DANFE seja um documento essencial para o acompanhamento das mercadorias e a consulta de informações fiscais durante o transporte, ele não tem o mesmo valor jurídico da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O DANFE, na verdade, serve como um meio auxiliar de verificação e não substitui o arquivo XML da NF-e, que é o documento oficial que deve ser guardado.
A obrigatoriedade de armazenamento se aplica ao XML da NF-e, que deve ser mantido por cinco anos, conforme a legislação fiscal brasileira. Já o DANFE pode ser descartado após a entrega da mercadoria, mas é recomendado mantê-lo durante um período de auditoria ou até que se tenha certeza de que não será necessário para qualquer eventual consulta ou revisão.
Em resumo, enquanto a NF-e (XML) deve ser arquivada por cinco anos, o DANFE pode ser descartado após o uso, mas ainda pode ser guardado por questões práticas, como auditorias ou validações.
Como preencher o DANFE?
O DANFE é elaborado automaticamente, a partir das informações contidas na nota fiscal eletrônica. O documento deve apresentar:
- Chave de acesso para acessar a NF-e e seu código de barras
- Natureza da operação (venda, prestação de serviços, transferência, etc)
- Data e horário de saída da mercadoria
- Dado da transportadora e do veículo
- Dados da empresa emitente
- Dados do destinatário
- Dados da mercadoria.
Se as informações do DANFE não forem correspondentes às que constam na NF-e, o contribuinte pode ter problemas com a fiscalização, inclusive sendo acusado de falsificação. Porém, como o sistema é automatizado, é improvável que isso aconteça sem intenção.
Como consultar o DANFE?
O DANFE pode ser consultado a partir do Portal Nacional da NF-e ou no site da Secretaria da Fazenda do estado onde a NF-e foi emitida. Para isso, é preciso digitar a chave de acesso, que tem 44 dígitos (se quiser, você pode simplesmente copiar o número do arquivo PDF).
Para evitar erros na formatação do texto, cole em um bloco de notas ou em outro editor de texto e faça os ajustes necessários. Mas atenção: essas informações só estarão disponíveis por 180 dias a partir da emissão da nota fiscal.
Depois desse prazo, o sistema apresenta uma versão resumida com alguns dados, como o número, a data de emissão da nota, o CNPJ do emissor ou do destinatário, a situação e o valor da mercadoria.
Empresas de grande porte costumam ter dificuldades, pois geram um alto número de notas fiscais. Para esses casos, existem sistemas de consulta e monitoramento automático.
Neste artigo, apresentamos o significado de DANFE, sua utilidade e como ele pode ser emitido. Se você trabalha com vendas online, sabe como é importante contar com uma boa solução para cobranças, certo?
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