Contas a receber e fluxo de caixa: importância e como fazer!

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O controle de contas a receber e a gestão do fluxo de caixa são dois processos complementares e vitais para a saúde financeira de qualquer negócio. Enquanto o contas a receber representa o dinheiro que a empresa tem direito a receber no futuro, o fluxo de caixa monitora o que de fato entra e sai. Juntos, eles oferecem um panorama completo da liquidez e da previsibilidade de receita.

Quando esses dois controles são negligenciados, a empresa enfrenta o paradoxo de “vender muito, mas nunca ter dinheiro em caixa”. A falta de visibilidade sobre a inadimplência e os prazos de recebimento leva à dificuldade para pagar as contas, à necessidade de recorrer a empréstimos com juros altos e a um planejamento financeiro baseado em suposições.

Por outro lado, a gestão integrada das contas a receber e do fluxo de caixa proporciona uma previsibilidade financeira poderosa. Com essa clareza, o gestor consegue otimizar o capital de giro, tomar decisões de investimento com segurança e agir de forma proativa para controlar a inadimplência, garantindo a sustentabilidade e o crescimento do negócio.

O que são as contas a receber?

Contas a receber é o termo que representa todo o dinheiro que uma empresa tem direito a receber de seus clientes por vendas já realizadas, mas que ainda não foram quitadas. Na prática, inclui todas as vendas a prazo, boletos emitidos e a vencer, parcelamentos no cartão de crédito e notas de débito. É um ativo da empresa, representando uma promessa de entrada de caixa futura.

Gerenciar as contas a receber envolve muito mais do que apenas esperar o dinheiro entrar. É o processo de acompanhar ativamente os prazos de vencimento de cada fatura, enviar lembretes de pagamento, lidar com a inadimplência e facilitar o processo de quitação para o cliente, garantindo que o valor chegue ao caixa da empresa.

Apesar de ser um ativo, é importante lembrar que “contas a receber” não é o mesmo que “dinheiro em caixa”. A eficiência com que a empresa converte essas promessas em dinheiro real impacta diretamente seu fluxo de caixa e sua liquidez. Um alto volume de contas a receber com um alto índice de atraso, por exemplo, pode levar a uma crise de caixa mesmo com um bom volume de vendas.

O que é o fluxo de caixa?

É o movimento de entradas e saídas de dinheiro que ocorrem no caixa da empresa – a grosso modo, o que se recebe e o que se paga – se bem feito, oferece instrumentos para verificação do andamento da empresa.

No fluxo de caixa devem ser registradas as seguintes informações:

• Recebimentos: vendas à vista, vendas a prazo, recebimento de duplicatas, entre outros;
• Pagamentos: compras à vista e a prazo, pagamentos de duplicatas e/ou despesas e outros pagamentos afins.
• Previstos: recebimentos e pagamentos que estão previstos para o futuro, em até 3 meses.

Para que serve?

O fluxo de caixa serve principalmente para controlar e manter o equilíbrio entre receitas e despesas. Ele é o responsável por realizar um controle rigoroso dos recursos que entram e saem da empresa, já que sem esse controle é quase impossível manter uma empresa funcionando bem, pois não se tem uma noção assertiva sobre a saúde da organização.

Por que esses dois processos são essenciais para uma empresa?

A gestão financeira de uma empresa é o motor que promove o crescimento de um negócio, permite novos investimentos e pode inclusive garantir a sobrevivência do empreendimento, sem exageros.

Para essa sobrevivência, os dois processos do título atuam como co-irmãos, de forma paralela para preservar o bem-estar das finanças, auxiliando no planejamento de estratégias e oferecendo uma visão ampla sobre o negócio.

Para entender como eles são essenciais, primeiramente, é necessário compreender como cada um funciona, os benefícios de tê-los bem delineados, além de dicas para conduzir diretamente esses processos. É isso que abordaremos nos tópicos a seguir. 

11 vantagens de usar um ERP para manter o fluxo de caixa bem organizado

Para empresas em crescimento, gerenciar o fluxo de caixa e as contas a receber em planilhas se torna rapidamente um processo arriscado e ineficiente. A adoção de um sistema de gestão integrada (ERP), como o Bling, centraliza as informações e automatiza rotinas, transformando a gestão financeira em um diferencial competitivo.

A integração de todos os departamentos em um único sistema permite que a empresa ganhe mais controle, previsibilidade e agilidade. A seguir, listamos 11 vantagens concretas que um ERP oferece para a organização do seu fluxo de caixa e de suas contas a receber.

1. Centralização das informações

A vantagem mais fundamental. um ERP cria uma fonte única de verdade para todos os dados da empresa, integrando vendas, finanças, estoque e compras em um só lugar.

2. Automação do contas a pagar e a receber

O sistema automatiza a emissão de boletos e notas fiscais a partir de um pedido de venda, além de controlar as datas de vencimento de fornecedores e clientes, agilizando todo o ciclo de cobrança.

3. Controle do fluxo de caixa em tempo real

Com dados integrados, o ERP oferece uma visão clara e atualizada de todas as entradas e saídas, permitindo que o gestor acompanhe a saúde do caixa diariamente e tome decisões rápidas.

4. Otimização da gestão de estoque

O sistema ajuda a manter os níveis de estoque ideais, evitando que o dinheiro fique “amarrado” em produtos parados e reduzindo o risco de perder vendas por falta de mercadoria.

5. Conciliação bancária facilitada

Muitos ERPs oferecem módulos de conciliação que automatizam a comparação entre os lançamentos internos e o extrato bancário, economizando horas de trabalho manual e reduzindo erros.

6. Geração de relatórios automáticos

Com poucos cliques, é possível gerar relatórios financeiros essenciais, como o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) e o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE), para uma análise mais profunda.

7. Tomada de decisão baseada em dados

Ao unificar as informações, o ERP fornece uma visão completa e confiável do negócio, permitindo que os gestores tomem decisões estratégicas sobre investimentos, cortes de custos e promoções com muito mais segurança.

8. Redução de erros manuais

A automação de tarefas como o lançamento de dados e o cálculo de impostos diminui drasticamente a incidência de erros humanos, que são comuns em processos baseados em planilhas.

9. Previsibilidade para o futuro

Com base no histórico de dados centralizado, o sistema ajuda a criar projeções de faturamento e despesas mais realistas, aumentando a previsibilidade financeira da empresa.

10. Identificação de clientes com pagamentos em atraso

O ERP facilita a visualização de faturas vencidas e não pagas, permitindo que o setor de cobrança atue de forma mais rápida e proativa para reduzir a inadimplência.

11. Visão integrada do negócio

O benefício final é a quebra de silos entre os departamentos. O time de vendas enxerga o estoque, o financeiro enxerga as vendas, e a gestão enxerga o todo, criando uma operação mais alinhada e eficiente.

O que é e para que serve o controle de contas a receber?

O controle de contas a receber é o processo de gerenciar todos os valores que uma empresa tem para receber de seus clientes por vendas a prazo. Ele envolve o acompanhamento de notas fiscais, faturas, boletos e parcelamentos, com o objetivo de garantir que as receitas previstas se transformem em dinheiro no caixa, no prazo correto e com o menor atrito possível na relação com a clientela.

Mais do que uma simples tarefa administrativa, este controle é uma ferramenta estratégica para a gestão financeira. Ele serve para dar visibilidade e previsibilidade ao negócio.

Os principais objetivos são:

• Reduzir a inadimplência: o principal propósito é acompanhar os vencimentos e agir de forma proativa, com lembretes e processos de cobrança claros, para garantir que os pagamentos sejam feitos em dia
• Garantir o capital de giro: ao assegurar que as vendas se convertam em caixa, o controle de contas a receber fornece a liquidez necessária para que a empresa possa pagar suas próprias contas, como fornecedores e salários
• Melhorar a previsibilidade do fluxo de caixa: com uma visão clara de quanto e quando o dinheiro vai entrar, os gestores conseguem fazer projeções financeiras mais realistas e planejar investimentos com mais segurança
• Preservar o relacionamento com o cliente: um processo de cobrança organizado e profissional, que evita erros e abordagens indevidas, é fundamental para manter um bom relacionamento com os clientes, mesmo ao tratar de pendências financeiras.

Principais formas e tecnologias de recebimento

Oferecer as formas de pagamento que seu cliente prefere é um passo fundamental para aumentar a conversão. No Brasil, o leque de opções é vasto, indo desde os métodos mais tradicionais até as tecnologias mais recentes. Conhecer cada um deles ajuda a montar a estratégia de recebimento ideal para o seu negócio.

Cartão de crédito e débito

Ainda é a forma de pagamento mais utilizada no e-commerce, especialmente para compras de maior valor, devido à possibilidade de parcelamento. Oferecer essa opção é praticamente obrigatório, mas exige do lojista atenção às taxas de transação (MDR) e a necessidade de um bom sistema antifraude para garantir a segurança.

Pix

O Pix revolucionou as transferências no Brasil e se consolidou como um método de pagamento essencial. Para as empresas, suas principais vantagens são a confirmação instantânea (o que agiliza a liberação de pedidos), a melhoria no fluxo de caixa e as taxas geralmente mais baixas que as do cartão.

Boleto bancário

Apesar de ter perdido espaço para o Pix, o boleto continua sendo uma forma de pagamento importante para incluir clientes desbancarizados ou que preferem não usar o cartão online. Sua principal desvantagem para o lojista é o tempo de compensação (até 3 dias úteis) e a taxa de não pagamento.

Link de pagamento

Uma ferramenta extremamente versátil para vendas avulsas. O link de pagamento permite que você crie uma página de checkout e a envie para o cliente por qualquer canal digital, como WhatsApp ou redes sociais, sem a necessidade de um site. É um upgrade do boleto, pois agiliza o processo e a confirmação do pagamento.

Pagamento recorrente

Mais do que um meio de pagamento, a recorrência é um modelo de negócio baseado em assinaturas e mensalidades. O pagamento recorrente funciona através de cobranças automáticas em uma periodicidade definida (geralmente no cartão de crédito), garantindo receita previsível para a empresa.

Tecnologias de processamento

Por trás dos meios de pagamento, existem as tecnologias que fazem tudo funcionar. Os intermediadores de pagamento oferecem um pacote “tudo em um” (vários meios, antifraude, etc.) com um só contrato, ideal para quem busca simplicidade. Já os gateways de pagamento são a camada de tecnologia que conecta a loja às instituições financeiras, oferecendo mais controle e flexibilidade para o lojista.

Outros métodos

Ainda que com menor frequência no mundo digital, outros métodos como o crediário (financiamento direto pela loja), o cheque e o dinheiro em espécie (usado em pagamentos na entrega) podem fazer parte da estratégia de nichos específicos de mercado.

Como fazer o controle de contas a receber! 4 dicas!

Com tantos meios de pagamento disponíveis, cada um com seu prazo e suas peculiaridades, o controle de contas a receber precisa ser feito com algumas estratégias que mantêm as finanças da empresa sempre organizadas, para garantir a saúde financeira.

Confira algumas estratégias que auxiliam nesse processo.

Organizar o fluxos de valores de recebimento

Organizar o fluxo de recebimentos e pagamentos é a primeira dica. Faça isso sempre distribuindo os dados por valores e datas e o ideal é ter um ERP – sistema de gestão integrada. 

Isso porque ele ajuda na organização dos dados, oferecendo informações com credibilidade e o mínimo de erros.

Pagamento antecipado podem ter vantagens

Vendas a prazo tendem a atrair maior número de clientes. Contudo, oferecer descontos atrativos e outras vantagens para pagamentos antecipados é uma boa estratégia. Apenas tenha cuidado para não diluir o lucro obtido na venda.

Tenha uma política de cobrança eficaz

Ter uma régua de cobrança eficiente ajuda as empresas que vendem a prazo, as quais não contam com uma intermediação bancária ou mesmo que prestam serviços de assinatura, cujo pagamento é recorrente.

De acordo com a ferramenta de cobrança, o lojista consegue automatizar o envio de notificações ao cliente quando houver atrasos.

Soluções tecnológicas – você precisa usá-las

Uma boa gestão de contas a receber que gere resultados confiáveis e mantenha a saúde da empresa impacta diretamente no planejamento financeiro de um negócio. Sem esse processo bem feito e um cuidado com o fluxo de caixa é impossível fazer planos ou investimentos.

As ferramentas tecnológicas voltadas para o comércio, quando bem usadas, ajudam o negócio a diminuir as preocupações com erros e retrabalho, além de oferecer maior lucratividade.

Independente do tamanho da empresa, pequeno ou grande porte, ela pode e deve utilizar sistemas ERP que automatizam o processo e plataformas de pagamento, já que essas tecnologias melhoram muito o aproveitamento e diminuem custos, além de oferecer dados a margem de erro.

O que devo registrar no fluxo de caixa?

Para que o fluxo de caixa seja uma ferramenta confiável, ele precisa ser completo. Isso significa registrar absolutamente todas as movimentações financeiras, por menores que pareçam, além de incluir as projeções futuras. O controle é geralmente dividido em duas categorias principais.

Entradas de caixa (recebimentos)

Aqui você deve registrar todo o dinheiro que entra ou tem previsão de entrar na empresa. Isso inclui:

• Vendas à vista (em dinheiro, pix ou débito)
• Recebimento de boletos e duplicatas
• Pagamentos de parcelas de cartão de crédito
• Aportes de sócios ou investidores
• Rendimentos de aplicações financeiras

Saídas de caixa (pagamentos)

Nesta categoria, entram todas as despesas e pagamentos que a empresa realiza ou precisa realizar. Os exemplos mais comuns são:

• Pagamento de fornecedores e matéria-prima
• Salários, impostos e encargos
• Aluguel e contas de consumo (água, luz, internet)
• Despesas com marketing e vendas
• Compra de equipamentos ou pagamento de empréstimos

Por que é importante controlar o fluxo de caixa?

Um controle de fluxo de caixa bem executado funciona como o painel de controle da saúde financeira de curto prazo do seu negócio. Ele transforma dados brutos em inteligência, permitindo que a gestão seja mais proativa e estratégica.

A importância dessa ferramenta se reflete em vários benefícios práticos:

• Ajuda a tomar decisões de investimento: o fluxo de caixa mostra se há recursos sobrando para investir em novos equipamentos, contratar mais pessoal ou iniciar um novo projeto
• Indica a necessidade de capital de giro: ele expõe claramente os “buracos” entre as datas de pagamento e de recebimento, permitindo que você se planeje para manter o caixa saudável
• Previne o endividamento desnecessário: ao antecipar períodos de baixa no caixa, o gestor pode buscar soluções planejadas (como renegociar prazos com fornecedores) em vez de recorrer a empréstimos de emergência com juros altos
• Avalia a viabilidade de ações e promoções: com um fluxo de caixa projetado, é possível analisar se uma grande promoção ou queima de estoque trará o retorno financeiro esperado sem comprometer a capacidade de pagar as contas

Com que frequência devo realizar o fluxo de caixa?

A frequência ideal para analisar o fluxo de caixa depende do volume de transações e da complexidade do seu negócio, mas a regra geral é: quanto mais frequente, melhor. A consistência é a chave para transformar o controle em um hábito e garantir que nenhuma informação importante se perca.

Acompanhamento diário

Para negócios com alto volume de transações diárias, como varejo e e-commerce, o acompanhamento diário é essencial. Ele serve para verificar o saldo do dia anterior, confirmar os recebimentos e garantir que há caixa suficiente para as obrigações do dia. Mesmo para outras empresas, uma rápida conferência diária do saldo é uma boa prática.

Análise semanal

A análise semanal é ideal para a maioria das pequenas e médias empresas. Ela permite revisar a performance da semana que passou, identificar tendências de recebimento e gastos, e planejar os pagamentos mais importantes da semana seguinte, evitando surpresas.

Fechamento e projeção mensal

Esta é a frequência obrigatória para todas as empresas. O fechamento mensal consolida todos os resultados do período, permitindo comparar o que foi planejado com o que foi realizado. É a partir dessa análise mensal que se constroem as projeções de fluxo de caixa para os próximos meses, o que é fundamental para o planejamento estratégico.

Quais os tipos de fluxos de caixa?

O termo “fluxo de caixa” pode se referir a diferentes tipos de relatórios e análises, cada um com um objetivo específico. Conhecer essas variações é importante para extrair os insights corretos dos seus números e ter uma visão completa da saúde financeira da empresa. Os principais tipos são:

Operacional

O fluxo de caixa operacional (FCO) considera apenas as entradas e saídas de dinheiro diretamente ligadas à atividade principal da empresa, como o recebimento de vendas e o pagamento de fornecedores, salários e impostos. Ele ignora movimentações de investimentos ou financiamentos e responde a uma pergunta crucial: a operação principal do negócio gera mais caixa do que consome?

Direto

Este é um dos métodos de elaboração do Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC). O método direto é o mais intuitivo, pois organiza os pagamentos e recebimentos em suas categorias brutas, como “dinheiro recebido de clientes” e “dinheiro pago a fornecedores e funcionários”. Ele mostra claramente de onde o dinheiro veio e para onde foi.

Indireto

Este é o outro método de elaboração do DFC, e o mais utilizado pelas empresas. Ele parte do lucro líquido do negócio (retirado da DRE) e faz uma série de ajustes para conciliar o lucro contábil com o caixa efetivamente gerado. Ele desconta efeitos que não são caixa, como a depreciação, e ajusta as variações de capital de giro.

Projetado

Diferente dos outros, que olham para o passado, o fluxo de caixa projetado é uma ferramenta de planejamento que estima as entradas e saídas de caixa para um período futuro (semanas, meses ou um ano). Ele é essencial para o planejamento orçamentário, a previsão de necessidades de capital de giro e a tomada de decisões sobre investimentos.

Livre

O fluxo de caixa livre (FCL) é um indicador que mostra quanto dinheiro a empresa gerou após descontar os investimentos em ativos que são necessários para manter ou expandir sua operação (capital de giro e CAPEX). Em outras palavras, é o dinheiro “livre” que sobra e que pode ser usado para pagar dividendos, quitar dívidas ou reinvestir em novas oportunidades.

Fluxo de caixa vs controle de caixa: quais as diferenças?

Embora os termos sejam usados em conjunto e se refiram à gestão do dinheiro da empresa, “controle de caixa” e “fluxo de caixa” representam duas coisas diferentes: um é a ação diária, e o outro é a ferramenta de análise. Entender essa diferença ajuda a organizar melhor os processos financeiros.

Controle de caixa: a rotina de registro

O controle de caixa é o processo operacional de registrar, meticulosamente, cada entrada e saída de dinheiro no dia a dia da empresa. É a tarefa de anotar o pagamento de um fornecedor, o recebimento de uma venda e a quitação de uma conta de consumo. Essa rotina de anotações é a base que alimenta a ferramenta de análise.

Fluxo de caixa: a ferramenta de análise

O fluxo de caixa, por sua vez, é o relatório financeiro que é gerado a partir dos dados do controle de caixa. Ele consolida todas as movimentações em um período (diário, semanal ou mensal) e permite que o gestor analise tendências, identifique a origem e o destino do dinheiro e faça projeções. Em resumo: o controle é o ato de preencher os dados; o fluxo de caixa é a ferramenta que te permite tirar conclusões a partir deles.

Confira 5 dicas para ter um fluxo de caixa eficiente

Manter um fluxo de caixa saudável e organizado não precisa ser uma dor de cabeça. A eficiência do processo depende da criação de bons hábitos e do uso das ferramentas certas. Com disciplina e consistência, você transforma esse controle em um poderoso aliado para a tomada de decisão.

1. Registre todas as movimentações, sem exceção

A regra de ouro do fluxo de caixa é a disciplina. Cada centavo que entra ou sai precisa ser registrado, desde o pagamento de um grande fornecedor até o cafézinho comprado com o dinheiro da empresa. Pequenos valores não registrados são a principal causa de “furos” no caixa no final do mês.

2. Separe as despesas por categorias

Não basta apenas listar os gastos; é preciso categorizá-los. Crie centros de custo (ex: despesas administrativas, custos com marketing, custos operacionais) para entender para onde o dinheiro está indo. Essa organização permite uma análise muito mais profunda e facilita a identificação de áreas onde é possível cortar custos.

3. Fique de olho nos prazos de recebimento e pagamento

A saúde do seu caixa depende do equilíbrio entre o prazo que você leva para receber de seus clientes e o prazo que você tem para pagar seus fornecedores. Sempre que possível, tente encurtar os prazos de recebimento e alongar os de pagamento. Essa “folga” de tempo é o que garante seu capital de giro.

4. Projete cenários futuros (forecast)

Um fluxo de caixa eficiente não olha apenas para o passado. Use seus dados históricos para criar projeções para os próximos meses, simulando diferentes cenários (um otimista, um realista e um pessimista). Essa prática te ajuda a antecipar meses mais apertados e a se planejar para eles com antecedência.

5. Utilize um software de gestão (ERP)

Controlar o fluxo de caixa em planilhas manuais é um processo lento e muito suscetível a erros. A utilização de um sistema de gestão integrada, como um ERP, automatiza o lançamento de dados, integra as informações de vendas e estoque, e gera relatórios confiáveis com poucos cliques, tornando o processo muito mais seguro e eficiente.

Saúde financeira da empresa é coisa séria!

Devido a isso, os processos abordados no artigo são de suma importância para organizar e melhorar as finanças da empresa, de forma que as informações para tomada de decisões sejam fidedignas.

Portanto, optar por tecnologias que facilitem o processo como o Bling ERP que gerencie o fluxo de caixa e a Plataforma de Pagamentos Vindi pode ser a diferença para o sucesso.

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