Redação Vindi A conciliação bancária é o processo de comparar os registros financeiros internos de uma empresa com o extrato do banco, garantindo que tudo o que entrou e saiu do caixa está corretamente contabilizado. Essa prática é um pilar da gestão financeira, pois funciona como uma auditoria de rotina que valida a saúde e a precisão das suas finanças.
A falta de uma conciliação rigorosa leva ao descontrole financeiro. Pequenos erros de lançamento, taxas bancárias não previstas, pagamentos não identificados ou até mesmo fraudes podem passar despercebidos, criando um “furo” no caixa e levando a decisões estratégicas baseadas em informações que não refletem a realidade.
Por outro lado, manter a conciliação bancária em dia proporciona controle total e visibilidade sobre o seu fluxo de caixa. Essa prática permite identificar erros rapidamente, otimizar a gestão de pagamentos, aumentar a segurança contra fraudes e garantir que a tomada de decisão seja baseada em dados 100% confiáveis.
Conciliação bancária é a comparação entre os registros contábeis da empresa com os valores contidos no extrato bancário.
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é a comparação entre os registros contábeis da empresa com os valores contidos no extrato bancário.
Portanto, a atividade permite se certificar de que a empresa recebeu todos os valores aos quais tem direito e não precisou arcar com alguma cobrança indevida, como uma taxa acima do percentual previsto em contrato.
O extrato bancário acusa, portanto, o que foi recebido e os registros serão comparados para que o responsável pela conciliação identifique todos os valores no extrato.
Essa prática garante o acompanhamento do controle interno da empresa e permite que gestores e empreendedores saibam se os lançamentos estão de acordo com o que foi alegado pelo banco.
O processo de conciliação bancária é importante para ilustrar de forma clara se todos os registros internos (que devem ser feitos da forma mais conveniente para os gestores, mas sempre com muita atenção) de valores e datas batem com os que estão sendo informados pelo banco.
Para que serve a conciliação bancária?
O propósito central da conciliação bancária é garantir o controle e a precisão das finanças. Ao confrontar os registros internos com o extrato do banco, a empresa valida se todas as entradas e saídas estão corretas, assegurando que os números que baseiam a gestão refletem a verdadeira saúde do caixa.
Além do controle, a prática serve como uma poderosa ferramenta de segurança. A comparação minuciosa dos dados permite identificar rapidamente falhas operacionais, como taxas indevidas, cobranças duplicadas ou pagamentos não creditados, além de ser um mecanismo essencial para detectar atividades fraudulentas.
Com a certeza de que os dados são confiáveis, a conciliação se torna a base para a tomada de decisões estratégicas. Ela fornece a visibilidade necessária para um bom controle do capital de giro, a criação de projeções financeiras realistas e o planejamento de investimentos, garantindo que o crescimento da empresa seja sustentável.
Conciliação bancária vs conciliação contábil vs fluxo de caixa: entenda as diferenças
No universo da gestão financeira, é comum que os termos fluxo de caixa, conciliação bancária e conciliação contábil sejam mencionados em conjunto. Embora trabalhem com o mesmo objetivo, garantir a saúde financeira do negócio , cada um representa uma ferramenta ou processo com uma função específica. Entender a diferença é fundamental para uma gestão precisa.
Fluxo de caixa: o registro do movimento
O fluxo de caixa é o relatório que registra todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa em um determinado período. Ele é a ferramenta do dia a dia para monitorar a liquidez do negócio e entender se, no final do dia, da semana ou do mês, entrou mais dinheiro do que saiu. Seu foco é o movimento e a disponibilidade de caixa.
Conciliação bancária: a verificação do caixa
A conciliação bancária é o processo de comparar os registros do seu fluxo de caixa interno com o que de fato aconteceu na sua conta, conforme o extrato bancário. O objetivo é verificar se todos os lançamentos batem, identificando erros, taxas não previstas ou pagamentos não creditados. Seu foco é a precisão e a validação das informações do caixa.
Conciliação contábil: a auditoria geral das contas
A conciliação contábil é um processo mais amplo, que vai além do caixa. Ela consiste na verificação de todas as contas contábeis da empresa (como impostos, folha de pagamento, ativos, passivos) para garantir que os saldos registrados no sistema interno estão corretos e correspondem à realidade. A conciliação bancária é, na verdade, um dos tipos de conciliação contábil.
Em resumo, o fluxo de caixa é o seu diário de bordo financeiro. A conciliação bancária é o ato de conferir se seu diário bate com o do banco. E a conciliação contábil é a auditoria que garante que todas as páginas do seu livro de contabilidade estão corretas.
Quais são os 3 tipos de conciliação bancária?
Existem três tipos de conciliação bancária, sendo que a eficiência de cada um depende da capacidade de automatização das tarefas.
Siga lendo e conheça os métodos.
Conciliação bancária manual
A conciliação bancária manual é o formato mais antigo, e que aos poucos vem sendo abandonado e trocado por formatos mais modernos.
A ideia é gerar planilhas com os valores retirados de todos os comprovantes das transações.
Mesmo usando softwares como Microsoft Excel e Google Sheets, o colaborador responsável pelo processo tem um longo trabalho pela frente.
Afinal, ele precisa acessar o site de várias operadoras de cartão para consolidar os dados e conferir as informações.
Portanto, a empresa que opta por esse processo precisa dedicar boa parte do trabalho de um setor financeiro.
Além disso, há risco de erros humanos na própria conferência.
Isso sem contar que se a empresa cresce, o processo se torna ainda mais trabalhoso com o aumento das vendas.
Conciliação bancária semiautomática
Esta alternativa é um meio termo entre a conciliação manual e automática.
O procedimento consiste na geração e envio automatizados de arquivos de remessa e retorno.
Funciona assim: a cada cobrança feita pela empresa, o sistema de gestão gera o documento e encaminha para o banco.
O sistema da instituição financeira realiza uma análise deste arquivo, para gerar e enviar de volta à empresa um arquivo de retorno.
Não há o mesmo risco de falhas humanas da conciliação manual, já que não é preciso que um funcionário lance os dados.
Por outro lado, o processo ainda exige atenção dos colaboradores para verificar as entradas e saídas e tomar as medidas adequadas caso haja alguma inconsistência.
Portanto, ainda toma um pouco da produtividade do setor financeiro.
Conciliação bancária automática
A melhor alternativa para a conciliação bancária é automatizar totalmente este processo.
É possível fazer isso a partir de uma plataforma de pagamentos que funcione de forma integrada ao sistema de gestão do negócio.
Assim, os dados são incluídos no sistema imediatamente após cada movimentação na conta bancária.
Portanto, não é preciso conferir os arquivos de remessa e retorno, e muito menos fazer algum lançamento.
Além disso, a integração com o sistema de gestão permite a comparação dos dados em tempo real.
Basta acessar o painel de indicadores para conferir uma listagem com todos os valores das vendas, gerados a partir da própria transação e já reconciliados em relação aos dados do extrato bancário.
Esse tipo de sistema é capaz de evitar cobranças indevidas de vários tipos, como taxas administrativas e cobranças de aluguel diferentes do valor acertado.
E o melhor: sem que seja preciso mobilizar o setor financeiro, que pode se dedicar a outras tarefas.
Existem três tipos de conciliação bancária, sendo que a eficiência de cada um depende da capacidade de automatização das tarefas.
Como fazer a conciliação bancária em 4 passos?
Realizar a conciliação bancária pode parecer uma tarefa complexa, mas quando dividida em um processo claro e rotineiro, ela se torna muito mais simples e gerenciável. Adotar um passo a passo consistente garante que nenhuma informação se perca e que a análise seja precisa. Veja as 4 etapas essenciais:
Passo 1: prestação de contas
Esta é a fase de coleta e organização dos dados. O primeiro passo é reunir todos os documentos necessários do período que será analisado, o que inclui o extrato bancário completo e os seus registros de controle financeiro interno (seja uma planilha, um livro-caixa ou os relatórios do seu sistema de gestão). O objetivo é ter lado a lado tudo o que a empresa registrou e tudo o que o banco processou.
Passo 2: verificação de saldos
Antes de mergulhar em cada lançamento, comece pelos saldos. Verifique se o saldo inicial registrado no seu controle interno confere com o saldo inicial do extrato bancário para o período. Em seguida, compare os saldos finais. É normal que eles não batam de primeira, pois pode haver cheques não compensados ou depósitos em trânsito, mas essa verificação inicial já indica a dimensão das diferenças a serem analisadas.
Passo 3: análise de detalhes
Este é o coração do processo. Agora, você deve comparar cada um dos lançamentos, linha por linha, entre o seu controle interno e o extrato do banco. Marque todos os valores, datas e descrições que são idênticos em ambos os documentos. O objetivo é isolar tudo o que não bate: taxas bancárias que você não registrou, pagamentos de clientes que ainda não foram identificados, cheques não compensados ou possíveis erros de digitação.
Passo 4: correção e armazenamento
Após identificar todas as divergências na análise de detalhes, é hora de fazer os ajustes necessários no seu controle financeiro interno. Lance as taxas bancárias, corrija os valores digitados errados e registre as receitas e despesas que faltavam. Ao final, quando os saldos baterem, gere um relatório final da conciliação e arquive-o junto com os extratos, criando um histórico organizado para futuras consultas ou auditorias.
3 dicas para facilitar a conciliação bancária
Além de seguir o passo a passo, a adoção de alguns hábitos de organização e disciplina pode transformar a conciliação bancária de uma tarefa complexa em uma rotina ágil e eficiente. Com pequenas mudanças no dia a dia, é possível reduzir o tempo gasto no processo e aumentar a precisão dos seus dados financeiros.
1. Faça a conciliação com frequência, sem falta
O erro mais comum é deixar a conciliação acumular por muitos meses. Isso transforma uma tarefa que poderia ser rápida em um trabalho enorme e demorado. Estabeleça uma frequência fixa para o processo — no mínimo mensal, mas empresas com alto volume de transações podem se beneficiar de uma rotina semanal ou até diária. A regularidade torna o processo mais rápido e facilita a identificação de erros.
2. Mantenha os documentos financeiros organizados
A etapa de coleta de dados é muito mais rápida quando os documentos estão organizados. Crie um sistema claro (pastas digitais são ideais) para arquivar todos os extratos bancários, relatórios internos de vendas, contas a pagar e a receber, e comprovantes de despesas. Manter tudo em um só lugar e em ordem cronológica economiza um tempo precioso na hora de comparar os lançamentos.
3. Resolva os problemas de lançamento imediatamente
Ao identificar uma divergência entre seu controle interno e o extrato do banco, não a deixe para depois. Investigue e resolva o problema imediatamente. Quanto mais tempo passa, mais difícil fica lembrar o contexto daquela transação e encontrar a causa do erro. Resolver as pendências na hora evita que elas se acumulem e gerem um problema ainda maior no fechamento do mês.
6 vantagens de fazer uma boa conciliação bancária na sua empresa!
Fazer uma conciliação bancária regular não é apenas uma prática contábil, é uma estratégia essencial para manter a saúde financeira do seu negócio. Ao garantir que os lançamentos internos batem com os extratos bancários, sua empresa ganha mais controle, reduz riscos e toma decisões com base em dados confiáveis.
A seguir, confira as principais vantagens de adotar uma boa conciliação bancária na sua rotina de gestão:
1. Redução de erros e inconsistências
A conciliação bancária permite identificar divergências entre o extrato bancário e o controle financeiro interno da empresa. Isso ajuda a corrigir lançamentos duplicados, valores errados ou transações não registradas.
2. Maior controle do fluxo de caixa
Ao cruzar diariamente ou periodicamente os dados bancários com os registros financeiros, é possível ter uma visão clara do que realmente entrou e saiu do caixa, facilitando a tomada de decisões com base em dados atualizados.
3. Prevenção contra fraudes e transações indevidas
Com uma conciliação bem feita, é mais fácil detectar movimentações não autorizadas ou operações suspeitas, reduzindo riscos de fraudes e melhorando a segurança financeira do negócio.
4. Facilita a gestão contábil e fiscal
A conciliação bancária garante que os dados financeiros estejam organizados e corretos, facilitando o fechamento contábil, a emissão de relatórios e o cumprimento de obrigações fiscais sem surpresas.
5. Agilidade na identificação de inadimplências
Ao verificar os recebimentos programados, a empresa consegue rapidamente identificar clientes inadimplentes e agir com mais rapidez, reduzindo impactos na receita.
6. Melhora a previsibilidade financeira
Com dados confiáveis e atualizados, a conciliação bancária contribui para uma projeção mais realista do desempenho financeiro da empresa, permitindo planejamento estratégico com maior confiança.
Quais os 5 erros mais comuns na conciliação bancária e como evitá-los?
Mesmo sendo uma atividade essencial, a conciliação bancária ainda é cercada por falhas que podem comprometer a precisão das finanças da empresa. A boa notícia é que esses erros são evitáveis com atenção, organização e as ferramentas certas.
A seguir, listamos os principais equívocos cometidos nesse processo e como corrigi-los na prática:
1. Falta de periodicidade na conciliação
Deixar para fazer a conciliação bancária apenas no fim do mês ou do trimestre dificulta a identificação de falhas e aumenta o risco de acumular erros.
Como evitar: estabeleça uma rotina de conciliação frequente — de preferência diária ou semanal.
2. Não registrar todas as movimentações financeiras
Omissão de entradas e saídas no controle interno compromete o cruzamento com o extrato bancário.
Como evitar: mantenha o controle financeiro atualizado com todos os lançamentos, inclusive pequenas despesas ou receitas.
3. Confiar apenas no extrato bancário
O extrato do banco nem sempre reflete a realidade total da empresa, especialmente no caso de cobranças futuras ou receitas não compensadas.
Como evitar: use o extrato como referência, mas sempre confronte com seu controle interno para ter uma visão completa.
4. Ignorar lançamentos em trânsito
Pagamentos agendados, transferências entre contas ou cobranças programadas podem gerar diferenças nos saldos.
Como evitar: registre todos os lançamentos em trânsito no sistema de gestão e inclua-os na análise de conciliação.
5. Fazer a conciliação manual sem um sistema adequado
A conciliação feita por planilhas ou anotações manuais é mais suscetível a erros e retrabalho.
Como evitar: utilize ferramentas que automatizem a conciliação bancária e integrem os dados do seu banco com o sistema financeiro da empresa.
Quem é responsável pela conciliação bancária e qual a frequência ideal para realizá-la?
A conciliação bancária é uma atividade que exige atenção aos detalhes e conhecimento sobre as movimentações financeiras da empresa. Por isso, é fundamental que ela seja atribuída a profissionais capacitados.
Em negócios menores, essa tarefa costuma ser feita pelo próprio empreendedor ou pelo time financeiro. Já em empresas com estrutura contábil mais robusta, o processo pode ser conduzido por um contador, analista financeiro ou até por uma equipe especializada, garantindo maior precisão e controle.
Independentemente de quem execute, a conciliação deve ser feita com frequência. O ideal é que ocorra diariamente ou, no mínimo, semanalmente, especialmente em empresas com alto volume de transações. Isso evita o acúmulo de inconsistências e facilita a detecção de divergências em tempo real, protegendo a saúde financeira do negócio.
Ferramentas que podem ajudar você na conciliação bancária
Realizar a conciliação bancária de forma precisa e eficiente exige organização e o apoio das ferramentas certas. Felizmente, o mercado oferece recursos que facilitam esse processo e ajudam a garantir que todas as entradas e saídas estejam devidamente registradas e conferidas.
A seguir, conheça duas ferramentas essenciais que podem otimizar a rotina financeira da sua empresa:
Planilha de conciliação bancária
A planilha é uma solução prática e acessível, bastante utilizada por pequenas empresas ou profissionais autônomos. Com ela, é possível controlar manualmente os lançamentos e confrontar os dados do extrato bancário com os registros internos.
Embora exija atenção redobrada e disciplina, a planilha oferece uma boa visualização dos dados e pode ser personalizada conforme as necessidades do negócio. No entanto, à medida que o volume de transações cresce, esse recurso pode se tornar limitado e mais sujeito a erros.
Sistema de gestão financeira (ERP)
Para empresas que lidam com um fluxo maior de informações financeiras, o uso de um ERP é altamente recomendado. Esses sistemas automatizam a conciliação bancária, integrando os dados de diferentes fontes (como contas bancárias, cartões e gateways de pagamento) em uma única plataforma.
Além de reduzir erros manuais, os ERPs oferecem relatórios detalhados, alertas de inconsistência e maior agilidade na tomada de decisões. É uma ferramenta estratégica que contribui diretamente para o controle financeiro e a escalabilidade do negócio.
É possível fazer a conciliação bancária automatizada a partir de uma plataforma de pagamentos que funcione de forma integrada ao sistema de gestão do negócio.
Conciliação bancária facilitada com a Vindi: centralização, automação e controle
Na Vindi, a conciliação bancária é mais do que uma funcionalidade, é parte de uma gestão financeira inteligente, pensada para escalar com eficiência e segurança.
Como hub de pagamentos completo, nossa plataforma realiza a conciliação bancária de forma totalmente automática, integrando os dados das vendas dos diversos meios de pagamento um único ambiente.
Cada transação é registrada em tempo real, com relatórios que permitem análises mais precisas sobre a saúde financeira do negócio. Ao centralizar os dados e integrar pagamentos, gestão e conciliação em uma única solução, a Vindi simplifica o dia a dia financeiro e oferece mais controle, previsibilidade e estabilidade para crescer sem sustos.
