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A conciliação bancária é um ponto altamente sensível na gestão de uma empresa.
A partir desse instrumento, empreendedores e gestores podem detectar vários problemas que muitas vezes afetam o andamento do negócio, desde erros contábeis até atividades suspeitas.
Portanto, ela é necessária para garantir o funcionamento e o crescimento da empresa.
A falta de cuidado com a saúde financeira resulta, na maioria dos casos, no maior medo de qualquer empreendedor: o fechamento das portas.
A conciliação bancária é uma forma de garantir o controle do capital de giro, as possibilidades de investimento e também as obrigações financeiras a serem cumpridas para viabilizar as operações internas.
Por ser altamente trabalhoso e sujeito a possíveis erros humanos, esse processo deve ser automatizado.
Ao longo deste texto, vamos explicar o conceito da conciliação bancária e mostrar por que é tão importante.
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é a comparação entre os registros contábeis da empresa com os valores contidos no extrato bancário.
Conciliação bancária é a comparação entre os registros contábeis da empresa com os valores contidos no extrato bancário.
Portanto, a atividade permite se certificar de que a empresa recebeu todos os valores aos quais tem direito e não precisou arcar com alguma cobrança indevida, como uma taxa acima do percentual previsto em contrato.
O extrato bancário acusa, portanto, o que foi recebido e os registros serão comparados para que o responsável pela conciliação identifique todos os valores no extrato.
Essa prática garante o acompanhamento do controle interno da empresa e permite que gestores e empreendedores saibam se os lançamentos estão de acordo com o que foi alegado pelo banco.
O processo de conciliação bancária é importante para ilustrar de forma clara se todos os registros internos (que devem ser feitos da forma mais conveniente para os gestores, mas sempre com muita atenção) de valores e datas batem com os que estão sendo informados pelo banco.
Para que serve a conciliação bancária?
A conciliação bancária é necessária para garantir aos gestores de uma organização uma visão sólida e o total domínio da situação financeira.
Qualquer negócio que receba pagamentos em cartão de crédito, boletos bancários e Pix depende de um monitoramento integrado dos valores recebidos pelas diferentes formas de pagamento.
Sem este controle, medidas que envolvam o setor financeiro podem comprometer a saúde da empresa como um todo.
Além de garantir o controle do capital de giro, a previsibilidade de receitas permite planejar ações futuras que possam fazer o negócio crescer e expandir suas atividades.
Se houver alguma inconsistência nos registros, a empresa pode deixar de receber valores ou até arcar com gastos maiores do que o previsto.
Assim, decisões importantes podem ser tomadas com base em dados equivocados.
Além de entregar um controle efetivo de tudo o que entra e sai da empresa, a conciliação bancária pode trazer insights para problemas internos de caixa ou gestão.
Muitas vezes falhas assim existem e passam despercebidas pelos gestores pela falta de acompanhamento e controle dos processos da empresa.
A conciliação bancária também permite que o empreendedor detecte fraudes financeiras.
A comparação dos dados faz com que seja possível identificar se existem alterações nos números de forma suspeita.
Com uma visão ampla destes números, as atitudes necessárias podem ser tomadas em tempo hábil a ponto de evitar problemas jurídicos futuros.
Portanto, além de simplesmente conferir valores a receber, esta é uma prática fundamental para uma empresa prosperar.
Veja na sequência as diferentes formas de se fazer isso.
Como fazer a conciliação bancária?
Existem três tipos de conciliação bancária, sendo que a eficiência de cada um depende da capacidade de automatização das tarefas.
Existem três tipos de conciliação bancária, sendo que a eficiência de cada um depende da capacidade de automatização das tarefas.
Siga lendo e conheça os métodos.
Conciliação bancária manual
A conciliação bancária manual é o formato mais antigo, e que aos poucos vem sendo abandonado e trocado por formatos mais modernos.
A ideia é gerar planilhas com os valores retirados de todos os comprovantes das transações.
Mesmo usando softwares como Microsoft Excel e Google Sheets, o colaborador responsável pelo processo tem um longo trabalho pela frente.
Afinal, ele precisa acessar o site de várias operadoras de cartão para consolidar os dados e conferir as informações.
Portanto, a empresa que opta por esse processo precisa dedicar boa parte do trabalho de um setor financeiro.
Além disso, há risco de erros humanos na própria conferência.
Isso sem contar que se a empresa cresce, o processo se torna ainda mais trabalhoso com o aumento das vendas.
Conciliação bancária semiautomática
Esta alternativa é um meio termo entre a conciliação manual e automática.
O procedimento consiste na geração e envio automatizados de arquivos de remessa e retorno.
Funciona assim: a cada cobrança feita pela empresa, o sistema de gestão gera o documento e encaminha para o banco.
O sistema da instituição financeira realiza uma análise deste arquivo, para gerar e enviar de volta à empresa um arquivo de retorno.
Não há o mesmo risco de falhas humanas da conciliação manual, já que não é preciso que um funcionário lance os dados.
Por outro lado, o processo ainda exige atenção dos colaboradores para verificar as entradas e saídas e tomar as medidas adequadas caso haja alguma inconsistência.
Portanto, ainda toma um pouco da produtividade do setor financeiro.
Conciliação bancária automática
É possível fazer a conciliação bancária automatizada a partir de uma plataforma de pagamentos que funcione de forma integrada ao sistema de gestão do negócio.
A melhor alternativa para a conciliação bancária é automatizar totalmente este processo.
É possível fazer isso a partir de uma plataforma de pagamentos que funcione de forma integrada ao sistema de gestão do negócio.
Assim, os dados são incluídos no sistema imediatamente após cada movimentação na conta bancária.
Portanto, não é preciso conferir os arquivos de remessa e retorno, e muito menos fazer algum lançamento.
Além disso, a integração com o sistema de gestão permite a comparação dos dados em tempo real.
Basta acessar o painel de indicadores para conferir uma listagem com todos os valores das vendas, gerados a partir da própria transação e já reconciliados em relação aos dados do extrato bancário.
Esse tipo de sistema é capaz de evitar cobranças indevidas de vários tipos, como taxas administrativas e cobranças de aluguel diferentes do valor acertado.
E o melhor: sem que seja preciso mobilizar o setor financeiro, que pode se dedicar a outras tarefas.
Conciliação bancária facilitada com a Vindi
O sistema de pagamentos da Vindi garante uma conciliação bancária totalmente automática.
A cada venda realizada, a plataforma já faz o registro dos valores e a conciliação a partir da integração com o sistema de gestão.
A qualquer momento, é possível acessar um relatório com todas as vendas por pedido, inclusive com o valor líquido para facilitar a análise do desempenho da empresa.
Além disso, é possível personalizar as informações de acordo com as necessidades dos nossos clientes.
Somos um ecossistema completo de pagamentos, com soluções para vendas online do e-commerce, além de presenciais e com ampla experiência em recorrência.
