Como funciona o arquivo de remessa de cobrança?

Antes de saber o funcionamento dessa ferramenta tão usada diariamente por empresas que faturam através de boleto: você sabe o que é um arquivo remessa de cobrança? O arquivo remessa de cobrança bancária é a transmissão eletrônica entre sua empresa e seu banco. Na prática o banco precisa receber ou enviar um arquivo  (em formato específico) para saber que você faturou um cliente. Isso é feito quando a cobrança ou sua modalidade necessite de um registro.

O que é um arquivo remessa de cobrança?

Como o próprio nome já diz, é o arquivo com extensão .REM que envia informações para cobrar algum cliente de um produto ou serviço. Boletos bancários, débito em conta e outras transações financeiras como por exemplo Compror, são elaboradas em um layout específico, padronizado pela Febraban, que bancos podem ler para efetuar o registro e a cobrança. Um boleto registrado precisa indispensavelmente dessa funcionalidade.

Para a empresa que emite boleto bancário com ou sem registro, fazer a conciliação de boletos é uma tarefa diária. Para empresas que recebem através de débito em conta corrente também. Segmentos como hospedagens, academias, contabilidades e escolas usam o arquivo de remessa diariamente. Esse processo, quando manual, se torna caótico, pois a conferência de relatórios e controles manuais levam tempo, o que implica em falta de produtividade. Automatizar a conciliação de boletos é um ganho para qualquer negócio. Para essa cobrança bancária ser automática, ela precisa de um software que consiga gerar um arquivo remessa.

Como funciona arquivo de remessa de cobrança?

Para ilustrar ainda melhor o funcionamento dessa remessa, vamos usar de exemplo a plataforma de recorrência da Vindi. Quem vende através de boleto bancário online, offline ou débito em conta, usa a funcionalidade de remessa dentro do nosso sistema online de cobrança. Essa é na verdade, uma das funcionalidades mais poderosas, já que a automatização do faturamento age sobre o fluxo financeiro de forma eficaz das empresas que usam esse recurso.

Na prática, o arquivo remessa de cobrança é processado através de um arquivo com a extensão .REM, já o de recepção de uma liquidação de boletos em lote vêm com a extensão .RET (retorno). Esse formato permite que dados sejam compilados em lote para que sejam lidos através de uma aplicação única. Em outras palavras, esses arquivos juntam diversos dados diferentes, como por exemplo a geração de boletos diversos. Um software gera um lote contendo os arquivos em grupo. Os bancos recebem esse lote e geram individualmente os débitos (no caso do débito em conta) e os boletos no caso de cobranças bancárias. A maioria dos bancos fornece um padrão para que os arquivos de remessa e retorno sejam lidos por bancos, os mais comuns são o CNAB400 e o CNAB200.

Para entender ainda melhor, precisamos explicar o que é um arquivo CNAB.

O que é um CNAB?

O assunto do CNAB já apareceu em nosso blog anteriormente. Você já leu o artigo “O que é o CNAB e para quê ele serve”? Se ainda não leu, vá até lá e dê uma espiadinha. Se já leu, vamos reforçar! Você sabe o que é CNAB? Vamos entender exatamente o que essa sigla representa e como ela afeta sua empresa.

Centro Nacional de Automação Bancária

A sigla CNAB representa “Centro Nacional de Automação Bancária”. Você já imaginou como as informações financeiras podem ser transmitidas da sua empresa para o banco ou vice-versa? É para isso que o CNAB existe.

O CNAB é um tipo de arquivo em formato texto utilizado para manter uma frente de comunicação entre clientes e bancos. Através do CNAB são trocadas informações relativas a pagamento, cobrança, débito em conta, custódia de cheques, entre outros.

Tipos de CNAB

Atualmente, existem dois tipos de CNAB. O CNAB 400 armazena uma quantidade menor de informação e suporta, no máximo, 400 posições para cada registro. Já o CNAB 240 armazena uma quantidade bem maior de informação. Ele é capaz de suportar 4 segmentos de 240 posições para cada registro.

A Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN) fica responsável por definir o layout padrão dos arquivos CNAB, contendo algumas colunas fixas. Na verdade, cada banco também acaba gerando seu próprio layout, já que cada um possui algumas características e requisitos próprios.

Envio e recebimento dos arquivos

Existem várias maneiras pelas quais estes arquivos são enviados ou recebidos. A principal delas é através do site do próprio banco. Os sites de banco são de alta segurança, o que garante a privacidade das informações trocadas.

Remessa e Retorno

Essa é uma nomenclatura comum usada para os arquivos CNAB. Quando o cliente (sua empresa) envia um arquivo para o banco, esse é chamado de “remessa”. Quando o banco envia um arquivo para o cliente, esse é chamado de “retorno”. Quando falamos de informações financeiras, segurança é primordial. Por isso, o arquivo CNAB não deve ser compactado.

Como funciona na prática?

Vamos entender, então, como funciona o CNAB usando um exemplo prático bem simples. Suponha que a sua empresa emitiu boletos para que alguns clientes possam realizar um pagamento. Então, chega a hora de dar baixa no seu sistema financeiro interno. Você precisa acessar o site do banco e verificar se algum arquivo CNAB foi enviado para você – ou seja, se há algum CNAB de retorno disponível. Quando o arquivo aparecer no site do banco, é preciso processá-lo através do seu sistema financeiro interno. O sistema vai extrair os dados do CNAB para realizar a baixa dos boletos que já foram pagos.

Reforçando, então: o CNAB é um arquivo essencial para manter a consistência e o diálogo entre as informações que constam no sistema do banco e as informações que constam no sistema financeiro interno da sua empresa. Conhecer o CNAB e entender como ele pode ser integrado no seu sistema financeiro é essencial para manter o controle sobre as informações de pagamento e recebimento. O assunto do CNAB é bastante complexo. Alguns pontos (como o layout que deve ser usado pelo seu banco, ou a maneira certa de efetuar o envio e consultar o recebimento de arquivos) só podem ser esclarecidos diretamente pelo seu banco.

Lembre-se de que esses pontos variam de acordo com a instituição financeira com que sua empresa trabalha. Assim, essa instituição poderá lhe oferecer todas as informações necessárias para colocar o CNAB em funcionamento nas atividades da sua empresa.

Como funciona o arquivo de remessa de Cobrança da Vindi?

Basta ter uma cobrança registrada habilitada no seu banco. Você poderá exportar arquivos de remessa e importar arquivos de retorno. Exportar para casos de boletos registrados e débito em conta e importar para fazer a conciliação dos boletos pagos. Na ilustração abaixo exemplifico um caso de boleto registrado que precisa ter gerada a remessa e enviada ao banco. Basta gerar o lote e enviar para a instituição financeira. Simples assim. Você pode inclusive juntar um lote diário para enviar o arquivo remessa para o banco somente quando fechar o movimento diário.

arquivo-retorno-como-funciona

Os arquivos de remessa podem ser enviados em lote, ou seja, a empresa pode ir faturando e emitindo os boletos, e gerar a remessa quando o movimento diário estiver encerrado. Não importa a quantidade de boletos online que a empresa emita, um único arquivo remessa enviado, formaliza o registro desses boletos no seu banco. Veja a ilustração abaixo de um arquivo do tipo .REM pronto para ser aprovado e enviado ao banco.

arquivo retorno

arquivo-retorno-2

Após esse passo, a importação do banco fará com que os registros sejam efetuados. O banco por sua vez, cria uma carteira de recebimento a ver, permitindo alterações, baixas e negociações dessa carteira de cobrança. Agora que você sabe o que é um arquivo remessa de cobrança que tal usar na prática?

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