Redação Vindi 
A inscrição estadual é um dos primeiros passos no processo de formalização de uma nova empresa e torna possível a emissão de notas fiscais. Por isso, muitos negócios não conseguem sequer funcionar dentro da legalidade sem passar por este processo.
Porém, nem todas as empresas precisam deste documento, o que pode gerar muitas dúvidas a quem está começando a empreender. Pensando nisso, preparamos este guia completo sobre o assunto – afinal, lidar com a burocracia do mundo empresarial é fácil quando temos as informações necessárias.
Aqui, você vai entender o que é, para que serve e quais empresas precisam da inscrição estadual, além de aprender como dar entrada no registro e como consultar sua situação depois.
Ao final, vamos tirar as principais dúvidas que poderão aparecer.
O que é inscrição estadual?
Inscrição estadual é um número de inscrição com nove dígitos que cada empresa recebe ao se registar na Secretaria da Fazenda do estado onde sua sede opera. Ou seja, é uma espécie de “identidade” da empresa.
O registro é feito no cadastro do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) mantido pela Receita Estadual, o CAD ICMS. Portanto, este documento é necessário para qualquer empresa que trabalhe com a venda de produtos físicos.
Os dois primeiros números representam o estado onde foi feito o cadastro. Os seis seguintes identificam o contribuinte e o último é o dígito verificador. No Distrito Federal, a inscrição estadual é substituída pelo Cadastro Fiscal do Distrito Federal (CFDF), que também vale como inscrição municipal (isso acontece porque a estrutura política do DF é diferenciada, sem prefeitos e vereadores).
Para que serve a inscrição estadual?
A inscrição estadual serve para formalizar empresas que vendem produtos físicos na Receita Estadual, permitindo que elas funcionem e recolham o ICMS nas suas vendas. Por isso, é um registro obrigatório para contribuintes do imposto, pois é com base nele que o recolhimento é feito.
As empresas precisam da inscrição estadual para poder gerar nota fiscal, seja ela eletrônica (NF-e) ou ao consumidor (NFC-e). Portanto, não podem operar formalmente sem ele – que, afinal, é o registro formal do negócio dentro do fisco estadual.
Quais empresas precisam ter inscrição estadual?
Como a inscrição estadual é necessária para o recolhimento do ICMS, empresas que pagam o tributo precisam do documento. Isso significa negócios que comercializam produtos físicos de qualquer tipo, seja pela internet ou de forma presencial.
Embora essa explicação seja suficiente para a maior parte dos negócios de pequeno e médio porte, devemos esclarecer que a incidência do ICMS é um pouco mais abrangente.
Segundo a Lei Kandir, o tributo incide sobre:
- Circulação de mercadorias, incluindo fornecimento de alimentos e bebidas a bares, restaurantes e estabelecimentos similares
- Transporte interestadual e intermunicipal de pessoas, mercadorias e valores
- Serviços de comunicação pagos.
O número de inscrição estadual permite que empresas que atuem em um dos segmentos descritos exerçam suas atividades de forma legal. Cabe destacar aqui que a venda de livros e e-books requer inscrição estadual, mas não exige o recolhimento do ICMS.
Isso se dá porque qualquer tipo de livro está isento de tributação, mas a inscrição estadual é necessária para a obtenção dessa imunidade.
Quais empresas são isentas da inscrição estadual?
Por outro lado, empresas que não recolhem o ICMS não precisam da inscrição estadual para poderem emitir notas fiscais. Isso inclui empresas de prestação de serviços, seja pela internet ou de forma presencial. Esse tipo de negócio emite a nota fiscal de serviço (NFS-e), que paga tributo ao município, ou seja, é isenta do ICMS.
Assim como quem vende produtos físicos precisa da inscrição estadual, prestadores de serviço precisam de uma inscrição municipal para serem registrados nos fiscos de suas cidades. Desta forma, elas podem recolher o Imposto Sobre Serviços (ISS).
Além do e-book, outros produtos digitais, como cursos, planilhas e vídeos, são considerados serviços e, portanto, devem ser inscritos no município e não no estado.
Como fazer inscrição estadual?
O processo de obtenção da inscrição estadual pode ser feito pela internet, na página oficial da Secretaria da Fazenda do seu estado. Lá, você deve encontrar uma seção onde poderá inserir seus dados e solicitar o registro – se não encontrar, entre em contato com a secretaria.
Este processo pode ser feito durante o processo de abertura do negócio ou se houver uma mudança de atividade, em que o registro passe a ser exigido. Por exemplo, se você tinha uma empresa que somente prestava serviços e passou a fazer vendas – ou se você vendia infoprodutos e passou a vender objetos físicos.
A lista de documentos necessária para o cadastro pode variar de acordo com o tamanho do negócio. Para micro e pequenas empresas, são exigidos:
- RG de cada sócio
- CPF de cada sócio
- Comprovante de residência de cada sócio
- Três vias do Documento Único de Cadastro (DUC)
- Uma via do Documento Complementar de Cadastro (DCC)
- Cadastro fiscal do contador
- Comprovante de contribuinte do Imposto Sobre Serviços (ISS), caso o tributo deva ser recolhido
- Certidão simplificada da Junta Comercial, para empresas formalizadas há mais de 3 meses
- Cópias autenticadas do ato constitutivo, do CNPJ e do alvará de funcionamento
- Cópia autenticada do documento de direito de uso do imóvel.
O processo de entrega dos documentos físicos varia de acordo com as regras da Secretaria da Fazenda de cada estado. Além disso, alguns estados podem ter normas específicas.
Portanto, fique atento às orientações dadas durante a inscrição pela internet e, se for preciso, entre em contato com a secretaria.
Quanto tempo demora para sair a inscrição estadual?
O prazo para que a inscrição estadual seja informada ao contribuinte varia de acordo com o estado onde fica a empresa. Em São Paulo, por exemplo, pode levar de 15 a 30 dias, mas em outros estados este período pode ficar em torno de uma semana.
Portanto, se você quer saber quanto tempo demora para sair a inscrição estadual, consulte o site da Secretaria da Fazenda do seu estado. É importante fazer isso o quanto antes para se organizar.
MEI precisa ter inscrição estadual?
O microempreendedor individual (MEI) também precisa ter inscrição estadual em alguns casos. A lógica é a mesma dos demais regimes de tributação: empresas que recolhem ICMS precisam ter o documento.
Portanto, isso vale para quem faz vendas de produtos físicos (ou e-books, como explicamos alguns tópicos acima) ou trabalha com transporte ou comunicação. Afinal, negócios com essas características precisam emitir notas fiscais com o recolhimento do ICMS, o que torna a inscrição estadual obrigatória.
No tópico anterior, mostramos a lista de documentos obrigatória para pequenas e microempresas. Já o MEI tem menos exigências, precisado informar os seguintes registros:
- RG
- CPF
- Certificado de Microempreendedor Individual (CCMEI)
- Comprovante de endereço residencial
- Comprovante de endereço comercial
- Fotos do estabelecimento ou da própria residência
- Alvará de funcionamento
- Endereço de e-mail válido.
Porém, assim como acontece nos demais regimes, o MEI que trabalha com prestação de serviços deve ter uma inscrição municipal, para poder recolher o ISS e emitir a NFS-e.
Como consultar a inscrição estadual?
A consulta ao número da inscrição estadual pode ser feita no site do Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (Sintegra).
Os passos são os seguintes:
- Selecione o estado onde sua empresa está inscrita, clicando no mapa ou na lista à direita
- Informe o dado solicitado, que pode ser CPF, CNPJ, Cadastro Centralizado de Contribuinte (CCC) ou Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE)
- Siga a orientação para passar pelo sistema de detecção de robôs
- Confira a inscrição estadual no Cadastro de Contribuintes de ICMS.
Este processo vale tanto para MEI quanto para empresas optantes por outros regimes de tributação. O Sintegra existe para facilitar o fornecimento de dados sobre contribuintes para as Receitas Estaduais, agilizando a transmissão de informações entre os fiscos de cada estado.
Vale ressaltar que os dados apresentados ali são informativos, portanto não se trata de um documento que comprove a existência da sua empresa.
Dúvidas frequentes sobre a inscrição estadual
Nos tópicos acima, procuramos mostrar tudo o que você precisa saber sobre inscrição estadual. Porém, sabemos que este é um assunto complicado.
A burocracia do processo de abrir uma empresa tem muitos conceitos, siglas e definições diferentes, que podem abrir margem para alguma confusão.
Por isso, vamos finalizar este artigo respondendo às principais dúvidas sobre o assunto.
Qual a diferença entre inscrição estadual e inscrição municipal?
A inscrição estadual é o registro feito na Secretaria da Fazenda do estado onde fica a empresa. Ela é necessária para o recolhimento do ICMS, e por isso permite a emissão de notas fiscais para a venda de produtos.
Já a inscrição municipal é o registro feito na Secretaria Municipal da Fazenda, da cidade onde fica a empresa, e serve para o recolhimento do ISS, para emitir nota fiscal de serviços.
Portanto, as diferenças são duas: a abrangência (estadual e municipal) e a forma de atuação da empresa.
Qual a diferença entre CNPJ e inscrição estadual?
CNPJ significa Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e serve para identificar todas as empresas do país na Receita Federal, seja qual for seu tamanho, porte e regime de tributação. Inclusive, é necessário para a obtenção da própria inscrição estadual, que por sua vez identifica empresas que recolhem ICMS na Receita Estadual do seu estado de origem.
Portanto, podemos dizer que toda empresa que tem inscrição estadual também tem um CNPJ, mas nem toda empresa com CNPJ tem inscrição estadual. Aliás, sem o CNPJ, sequer podemos chamar um negócio de empresa, pois ele atua na ilegalidade.
Qual a diferença entre inscrição estadual e CAD ICMS?
CAD ICMS é a sigla para Cadastro de Contribuintes de ICMS, realizado logo após a constituição jurídica de uma empresa, geralmente na Junta Comercial, na Delegacia de Polícia Federal ou em um cartório.
Este cadastro é um banco de dados com todos os negócios que possuem inscrição estadual dentro de determinado estado. Ou seja, cada estado tem o seu CAD ICMS.
Portanto, a diferença é que a inscrição estadual é um número necessário para que uma empresa atue em uma atividade que recolha o ICMS, enquanto o CAD ICMS é uma listagem de todos estes negócios.
Qualquer pessoa pode fazer uma consulta sobre a situação cadastral de uma empresa no CAD ICMS, basta fornecer o CNPJ ou a própria inscrição estadual.
NIRE é o mesmo que inscrição estadual?
O Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE) serve para comprovar a existência de qualquer empresa que atue no ramo do comércio. Portanto, é obrigatório tanto para empresas com inscrição estadual, quanto para negócios focados em serviços, que têm inscrição municipal.
O NIRE contém 11 dígitos, que indicam a unidade de federação, o tipo de empresa e sua identificação. Ele é necessário para que uma empresa possa ter CNPJ, então é uma etapa anterior ao registro da inscrição estadual.
Quem tem inscrição estadual é contribuinte do ICMS?
Como a inscrição estadual existe para permitir a emissão de nota fiscal com o recolhimento do ICMS, via de regra a resposta é sim. Porém, esta regra tem algumas exceções.
Uma delas é o caso das construtoras, que não precisam recolher ICMS quando compram materiais que serão usados em obras de terceiros. Porém, devido à sua atividade, precisam da inscrição estadual para funcionar.
O mesmo acontece com empresas que vendem livros, sejam físicos ou digitais. Embora tenham inscrição estadual, são desobrigadas pela legislação a recolherem o tributo. Nos demais casos, negócios inscritos em secretarias estaduais da Fazenda são contribuintes do ICMS.
Neste artigo, procuramos esclarecer todas as suas dúvidas em relação à inscrição estadual.
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