5 passos para fazer uma boa gestão de academia

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O Brasil é o segundo maior mercado do mundo em número de academias, de acordo com dados da Associação Brasileira de Academias (ACAD Brasil), com um total de 32 mil unidades ― em primeiro lugar está os Estados Unidos. Mas, basta ter um grande número no mercado. Para se consolidar no ramo fitness, você precisa de uma gestão de academia muito eficaz. 

Nosso país também está posicionado em 4º lugar como o maior mercado do mundo no total de alunos (mais de 8 milhões) e 10º em faturamento (valor que já ultrapassa 2,4 bilhões de dólares). Estudos também apontam que o mercado fitness (academias, clubes, vestuário, artigos, equipamentos, marketing, mídia, etc.) representa 1,9% do PIB brasileiro. Dados da Associação Brasileira de Academias apontam que, em 2017, o mercado mundial apresentou um crescimento de 6,5%, com mais de 12 milhões de clientes e 5% de receita, movimentando mais de 4 bilhões de dólares.

Embora os números sejam promissores, começar uma academia do zero não é uma tarefa fácil. Mas não se preocupe, separamos para você 5 passos para fazer uma gestão de academia eficaz!

Gestão de academia: caminho para o sucesso

Como qualquer outro negócio, uma academia deve elaborar um planejamento estratégico, mas com algumas particularidades que vão além do conhecimento teórico e prático sobre as atividades físicas.

Com o aquecimento do setor e o crescimento contínuo de novas unidades, é preciso pensar em estratégias para que sua academia receba o devido destaque. Além de fornecer um produto ou serviço de qualidade (aliado a uma estratégia de marketing efetiva), é preciso contar com o apoio de profissionais qualificados que estejam alinhados aos seus objetivos.

Integrar as áreas de sua academia é uma saída para evitar problemas futuros. Assim, você terá métricas mais assertivas na hora de tomar decisões importantes, como conservação e manutenção da infraestrutura; treinamentos para a equipe e ajuste de processos.

Quer uma dica? Enquanto gestor, atue ao lado de seus colaboradores e crie uma comunicação efetiva com cada um. Além de ter maior conhecimento sobre o que acontece em cada área, também será visto como um líder ativo nos processos internos.

1. Tenha uma boa gestão financeira

A gestão de academias conta hoje com uma série de recursos que facilitam o bom funcionamento da empresa. Quando falamos em gestão financeira, por exemplo, existem diversos softwares capazes de automatizar processos, como o pagamento da mensalidade dos clientes ou emissão de notas fiscais e boletos. Dessa forma, ter o controle de todo o fluxo de caixa da sua academia será uma tarefa muito mais fácil.

Mas é importante que o gestor de finanças tenha um bom conhecimento da área para poder aplicar e desenvolver conceitos inovadores em relação ao segmento de academias e das ferramentas que tem a sua disposição.

Ter um planejamento estratégico é essencial para definir metas (anuais ou semestrais) e os principais meios (e recursos) a serem utilizados para alcançá-las. Além disso, deve-se manter o total controle dos usuários e dados fundamentais como:

• Total de alunos;
• Cancelamentos de matrículas;
• Novos alunos;
• Taxa de Inadimplência;
• Índice de renovações.

Esses dados poderão ajudá-lo a prever a situação financeira da academia e a elaborar ações de marketing assertivas.

Invista em softwares de gestão de academia

Os softwares de gestão financeira para academias permitem maior controle das finanças, deixando seu negócios mais ágil e proporcionando um feedback positivo dos clientes. Com ele, é possível que você mantenha as cobranças e pagamentos sempre atualizados e organizados. Confira algumas das vantagens que ele oferece:

• Segurança no armazenamento dos dados, tanto da academia quanto dos alunos;
• Melhor usabilidade de plataforma, proporcionando facilidade na análise e na operação;
• Emissão de relatórios que ajudam o gestor na tomada de decisões;
• Pagamento online com a certificação PCI Compliance;
• Integração com sistemas de catracas;

Estipule um valor para os planos

Uma grande dúvida para todo empresário do ramo fitness, mas, principalmente para os iniciantes, é o valor a cobrar em cada plano. Se engana quem pensa que esta é uma conta fácil. Para chegar ao valor ideal de cobrança da mensalidade, é preciso muita pesquisa e atenção aos detalhes. Você pode começar seguindo os passos abaixo:

• Registre todas as despesas da sua academia (aluguel, folha de pagamento, manutenção de equipamento, etc.);
• Tenha uma margem de lucro segura. Para isto, calcule a média dos seus gastos fixos;
• Estabeleça um preço médio ideal baseado em sua capacidade operacional e a receita esperada;
• Monitore os seus concorrentes. Saber como anda o mercado é uma boa forma de criar uma tabela de preços mais competitiva e oferecer um serviço assertivo para os clientes;
• Estude seu público-alvo e a localização. Ao definir sua persona, fica mais fácil personalizar os planos de acordo com o que os alunos buscam;
• Prefira métodos de cobrança recorrentes. Além de ser menos trabalhoso para você, também é mais vantajoso para os alunos.

Explore seu capital de giro

Se você está iniciando a gestão de uma academia, é preciso ter em mente a necessidade de um bom capital de giro para enfrentar os momentos de possíveis crises. O certo é que o capital de giro consiga cobrir, ao menos, três meses no vermelho.

É com ele que você poderá captar novos alunos, fidelizar os já existentes e manter os pagamentos em dia para que sua empresa não pare de funcionar. Por isso, é fundamental que você guarde suas reservas e faça um bom planejamento financeiro.

2. Invista na receita recorrente

A cobrança recorrente foi criada para casos em que um serviço é contínuo, em que  é paga uma mensalidade. Ou seja, enquanto o serviço for prestado, o cliente continuará realizando os pagamentos. É um método ideal para academias, pois garante maior segurança e flexibilidade de crédito ao cliente.

Diferente do parcelamento, quando o pagamento de uma taxa única é dividido em várias vezes, a cobrança recorrente implica que o serviço continue sendo entregue regularmente, sem comprometer o limite do cartão. Também há o modelo de pagamento chamado de “assinatura parcelada”, que envolve aspectos do parcelamento e da cobrança recorrente. Ele acontece quando o valor da assinatura de um mês de serviços é parcelado para se tornar mais acessível.

Com cartão também é possível, pois as operadoras de cartão de crédito oferecem a possibilidade de cobrar mensalidades por meio de débito automático no cartão de crédito.

Benefícios da recorrência para a gestão de academias

Ao optar por um sistema que automatize os pagamentos da sua academia, suas preocupações vão diminuir muito. Isso porque os softwares de pagamentos, como o da Vindi, oferecem a opção do débito recorrente para os clientes. E o que isso significa? Que você não vai ter o trabalho de enviar notificações de cobrança todos os meses para os alunos. Além disso, essa modalidade também é ótima para quem adquire o serviço, uma vez que com o pagamento recorrente, o cliente não tem seu limite do cartão travado.

O pagamento recorrente funciona da seguinte forma: todos os meses, apenas o valor de uma parcela é debitado da conta do aluno. Essa cobrança é feita de forma automática pelo software, por isso, você diminui os riscos da inadimplência em sua academia.

Com a receita recorrente, você terá como benefícios:

• Redução de inadimplência;
• Cobrança sem ação do cliente;
• Automação dos processos (com redução de erros humanos);
• Projeção de lucros mais clara;
• Maior controle sobre os gastos da sua empresa;
• Fluxo de caixa planejado;
• Aumento do valor agregado aos serviços prestados;
• Maior controle financeiro;
• Economia de tempo;
• Fim dos processos manuais de cobrança.

Mas não é só você quem ganha. Para os clientes, a cobrança recorrente também é muito vantajosa. Conheça alguns dos principais pontos:

• Não ocupa o limite do cartão;
• Em caso de cartões de crédito, é possível acumular milhas;
• Melhor experiência na hora de pagar;
• Maior administração dos gastos mensais;
• Forma sustentável de produtos, evitando a impressão de boletos.

3. Encante seus clientes

Quando falamos em clientes, a primeira coisa que você deve ter em mente é criar um canal de comunicação eficiente entre profissionais e usuários. Definir um bom relacionamento é ideal para atender às principais expectativas, como tirar dúvidas de forma rápida e solucionar problemas de maneira prática e desburocratizada. Isso servirá para estreitar as relações e permitirá que você crie um atendimento personalizado para cada um dos seus alunos; que certamente ficarão mais satisfeitos com os serviços fornecidos. Quando você faz isso, está no caminho certo para o encantamento do cliente e sua fidelização.

Quer saber se você está agradando aos clientes? Pesquisas de opinião são ótimas para saber o que seu cliente pensa a respeito da sua marca e o que ele acredita que precisa ser melhorado em relação aos serviços, infraestrutura e aparelhos (que é um dos pontos de atenção em qualquer academia). Além disso, através das pesquisas também é possível identificar o que está dando certo e investir mais esforços nessas áreas.

Através desse feedback, será possível orientar o que precisa ser ajustado nos serviços prestados, garantindo melhores resultados em relação a satisfação e fidelização dos clientes. Para isso, você deve levar em conta que, normalmente, os clientes escolhem a academia analisando alguns fatores, como proximidade da casa ou trabalho, valor da mensalidade, qualidade do atendimento e materiais, além, claro, da identificação com seu posicionamento no mercado.

Diversifique suas atividades

Sabe o que as maiores e mais prestigiadas academias do mundo têm em comum? Um atendimento diversificado. Normalmente, elas oferecem, além da musculação, outras práticas como natação, tênis, yoga, triathlon, pilates, spinning, spa e muito mais. Ao expandir suas atividades, concentrando-as em um único espaço (sua academia) você conseguirá aumentar o público, atingindo pessoas que com o perfil além das que curtem musculação.

Qualidade sempre acima de quantidade!

Investir em equipamentos de qualidade também é um ponto muito importante na gestão da sua academia. Ainda há quem acredite que ter muitos aparelhos é melhor do que ter menos aparelhos de qualidade. E não é bem assim. Além do conforto, a segurança e a aparência das máquinas são levadas em conta pelo aluno. Afinal, ninguém quer treinar em uma “lata velha”, certo?

Por isso, é importante que você reveja a qualidade dos aparelhos que sua academia oferece. Ah, e não se esqueça de fazer a manutenção periódica deles também, certo?

Funcionários nota 10

O bom atendimento, realmente, pode ser a alma do negócio. Por isso, além do incentivo de atualização profissional da sua equipe, você deve estimular a simpatia e a empatia na hora de receber um novo aluno ou de solucionar dúvidas de quem já é cliente.

Escolha um time de profissionais que consiga combinar qualidade, eficiência e rapidez, dos professores ao pessoal da recepção. Quando um cliente se sente bem tratado, ele cria laços com a sua empresa e esse é o primeiro passo para a sua fidelização.

Ao realizar o processo seletivo para contratação, tenha em mente alguns pontos:

• Atraia profissionais que tenham o perfil parecido com o da sua academia. Faça um anúncio da vaga bem descritivo e destaque os pontos essenciais do perfil que está buscando;
• Faça a divulgação em diferentes mídias (on e off). Não se esqueça de incluir a oportunidade em sites de vagas e fique atento às indicações (que são muito importantes e podem reduzir todo o processo de seleção).
• Faça uma pré-seleção dos profissionais através de uma entrevista presencial ou por chamada de vídeo. Tenha em mente todas as etapas pelas quais os candidatos deverão passar, como testes, dinâmica em grupo, etc.;
• Na hora de contratar, tenha a certeza que está tomando a decisão certa, baseada não somente no currículo, mas também nas experiências e comportamento.

Como a sazonalidade pode atrapalhar?

Encantar é preciso, mas não o suficiente. É importante ter em mente a natureza sazonal das academias, uma vez que, em determinadas épocas (como julho e janeiro, devido o período de férias), haverá uma queda natural na adesão de novos clientes, e isso pode gerar uma alta taxa de inadimplência. O início do ano também é uma época que facilita a inadimplência devido ao grande número de contas a serem pagas, como IPTU, IPVA e matrículas escolares. Faça um controle financeiro para identificar quais são os meses em que a queda do pagamento mais ocorre e implemente estratégias para mudar o cenário.

Para começar a colocar seu plano anti-inadimplência em prática, é fundamental estreitar o relacionamento de suas equipes de colaboradores. Além disso, ofereça medidas que incentivem o aluno a continuar frequentando sua academia regularmente. Permitir que seus alunos criem seus próprios planos, por exemplo, é uma ótima maneira de reduzir a taxa de inadimplência.

4.  Aposte em estratégias de marketing

Uma boa estratégia de marketing é a maneira ideal de posicionar sua marca no mercado. Pois, além de fortalecê-la mostrando seus objetivos e ideais, também pode atrair um maior número de alunos.

Ser criativo e conhecer bem seu público-alvo é a chave para realizar uma boa campanha. E também implementar ações que tornem a experiência do cliente muito mais agradável e completa.

Acompanhe de perto tudo o que é feito no mercado fitness e utilize metodologias (como a SWOT — Strength, Weakness, Opportunities and Threats) para analisar os pontos fortes e fracos da sua academia. Isso também ajudará você a identificar melhor oportunidades de crescimento e a evitar possíveis situações de crise.

Não investir em estratégias de marketing é um erro comum de muitas academias no Brasil. Dessa forma, não há como potenciais clientes conhecerem a sua marca, nem se interessarem por ela quando estiverem em dúvida entre a sua academia ou a concorrente.

Preparamos uma ficha para você manter o foco no exercício da criatividade e crescer no marketing.

Confira três dicas para melhorar sua estratégia de marketing

Levantamento de linguagem

Como sua academia fala com os alunos? Como vocês interagem? Se você usa uma linguagem generalizada, está fazendo errado. Vá em busca da definição de uma “persona” para o seu público, tanto quanto os alunos correm atrás da definição dos músculos. Isso vai permitir um melhor entendimento entre vocês, pode ter certeza.

Se a base dos seus alunos é jovem, busque uma linguagem mais descontraída e uma decoração mais moderna. #NoPainNoGain. Em contraponto, se o seu público é majoritariamente mais velho, não tenha medo de ser mais tradicional, tanto nos veículos de comunicação interna, quanto externa. Isso vale até mesmo para os atendentes, professores e personal trainer, ok?

Supino invertido nas redes sociais

Hoje em dia, se sua empresa não tem presença nas redes sociais, ela não existe. E não vale usar o perfil pessoal do gestor para divulgar a academia, isso é ainda pior.

Avalie qual o perfil de público que você quer alcançar e quais as redes sociais que podem ajudar você nisso. Por exemplo, a postagem de fotos é o seu principal foco? Então o Instagram pode ser uma boa ferramenta para você. Já o Pinterest, apesar de também trabalhar com fotos, não é o ideal por causa da sua dinâmica de “quadro de inspirações”. Pesquise sobre cada uma delas e avalie se suas ferramentas serão úteis para a gestão da sua academia. Mas lembre-se: não vale só tirar foto na frente do espelho e não trabalhar duro, certo?

Circuito de inovação

Ninguém consegue repetir a mesma ficha na academia para sempre, certo? Então nem você pode continuar no marasmo da repetição em suas ações. Além de atualizar a sua linguagem e estratégia de marketing de acordo com seu fluxo, você também precisa valorizar a capacitação dos seus profissionais. Esteja sempre se atualizando e incentive os seus profissionais a fazerem o mesmo. Alunos adoram novos equipamentos, bem como novas técnicas de emagrecimentos, novas aulas, serviços…

5. Utilize novas tecnologias

Segundo estudo realizado pela GFK, que monitorou os hábitos saudáveis e fitness de 16 países, o Brasil fica em 2º lugar quando o assunto é o uso de tecnologias de acompanhamento de atividades físicas via mobile ou wearables, se tornando também o segundo maior mercado fitness do mundo. Isso mostra que as pessoas estão se preocupando cada vez mais com seu bem-estar físico  buscando as academias para atingirem seu objetivo com qualidade e segurança. 

Por isso, é importante saber aliar as inovações tecnológicas ao dia a dia da sua academia, pois facilita grande parte do trabalho dos colaboradores, gestores e, até mesmo, dos próprios clientes.

A automatização de processos permite que máquinas e softwares realizarem tarefas que antes eram executadas manualmente. Identificação biométrica em catracas, plataformas e aplicativos integrados podem ser fatores que contribuem para uma melhor experiência do seu consumidor.

Apostar na implementação de recursos tecnológicos para o desempenho de atividades dentro da sua academia, como a plataforma da Vindi, é uma ótima maneira de reduzir a taxa de erros humanos e otimizar seu tempo; que poderá ser investido no desenvolvimento de novas estratégias de marketing ou gestão pessoal, por exemplo.

Além disso, os dados coletados por meio desses aplicativos podem ser utilizados para conhecer melhor seu público, realizar projeções financeiras mais assertivas e desenvolver campanhas, promoções e ações para aproximar os clientes da sua academia, criando maior fidelidade.

E aí, ficou mais confiante para realizar uma boa gestão de academia? Conta pra gente!