Vanessa Namie 
Acompanhando o mercado tecnológico, percebe-se que opções não faltam. Assim, buscar pelas melhores tecnologias, tanto para o desenvolvimento do produto interno quanto para ferramentas utilizadas dentro de casa, é algo desafiador para qualquer empresa.
Quando ingressei na área de Produtos Internos da Vindi, não tinha ideia de quantas ferramentas eu iria lidar e quão diverso é esse mundo, pois, quando falamos de produtos internos, nos referimos a todos os softwares utilizados pelas áreas e pessoas que integram a empresa.
As ferramentas internas fazem parte das tarefas diárias de todos aqui, elas gerenciam diversas informações, automatizam processos, auxiliam na comunicação interna e externa, facilitam as atividades, apresentam métricas e etc. Tudo sempre pensando na otimização.
A Vindi é uma grande consumidora de ferramentas!
Hoje, trabalhamos com mais de 20 ferramentas internas, pode parecer muita coisa, mas se você parar para contar as que você utiliza no seu negócio, vai perceber que esse número não é nada exorbitante. Afinal estamos falando de e-mail, redes sociais, plataforma de cobrança, ferramenta de análise e previsões, automação de marketing e etc.
O motivo de trabalharmos com toda essa diversidade de ferramentas é ter o produto apropriado, ou seja, uma solução que se adeque às nossas demandas e descomplique as nossas rotinas.
O que considerar na contratação de ferramentas internas?
Se você quiser conhecer um pouco do que usamos, esse post pode ajudar. Mas aqui vão algumas dicas antes de contratar.
- Identifique as dores
Perguntas como: “Que tipo de necessidades me levaram a buscar por uma solução?” e “Uma ferramenta vai me ajudar com essas demandas?”, te auxiliarão a entender se o que você realmente precisa naquele momento é uma ferramenta e qual o tipo de produto você deve buscar.
- Custo
Quase sempre a ferramenta que melhor atende nossa demanda tem um custo, e é como costumamos dizer por aqui “Não existe café grátis”. É claro que o valor precisa caber no seu bolso, e se couber encare como um investimento. Pense no quanto a ferramenta irá otimizar seus processos e quanto isso lhe renderá de tempo para investir em outras demandas. A contratação de uma ferramenta precisa ser um investimento totalmente estratégico e benéfico para o seu negócio, senão, não vale a pena.
- Usabilidade, Suporte, Treinamento, Implementação
Além do custo, existem alguns pontos básicos que devem ser considerados, pois sem dúvida você irá se deparar com algum deles: suporte/treinamento e dificuldade de implementação.
Quanto tempo você levará para dominar o uso da ferramenta contratada? A implementação da ferramenta é simples ou você precisará de alguma ajuda técnica? E, se precisar, qual é o canal de suporte? Tenha essas perguntas em mente, pois, esses pontos estão diretamente relacionados ao tempo de investimento que você terá para colocar a ferramenta em uso, e tempo é dinheiro!
Uma dica é que, geralmente, nos é disponibilizado um período de testes, nesse momento você pode aproveitar para avaliar essas questões.
A ferramenta ideal
A ferramenta ideal é aquela que, além de atender todas as necessidades, vai se encaixar perfeitamente no seu processo. Mas, infelizmente, isso raramente acontece. O motivo é simples: mais importante do que contratar a melhor ferramenta do mercado, é entender que um produto não significa nada se não olharmos para outros dois pontos fundamentais: processos e pessoas.
Processos: Dificilmente você implementará uma ferramenta sem mudar nada do seu processo, o lado positivo disso é que você provavelmente revisará seus processos e consequentemente terá boas oportunidades para melhorá-lo.
Pessoas: De que adianta ter o melhor carro se não sabe dirigir? As pessoas farão com que o seu investimento valha a pena, invista na capacitação delas!
Pense que você tem três pilares, qual deles está te deixando “na mão’? Nem sempre a solução é a contratação de uma ferramenta.
Por isso, antes de procurar por uma solução, verifique se as outras duas pontas estão bem alinhadas e se o que falta é realmente um produto.
No final das contas, investir em ferramentas internas é ser estratégico, você pode desenvolver tudo que você precisa na sua empresa e muitas vezes pode ser uma ótima saída, mas antes de tomar essa decisão, avalie o mercado, reveja os pontos e tenha certeza que essa é a melhor opção para o seu negócio.
