Em 2016 a Vindi fez o  Assinaturas Day para 120 pessoas, eu tinha entrado na empresa há dois meses e trabalhava no Sucesso do Cliente. Para 2017 a intenção era dar um salto maior, organizar um evento para 700 pessoas. Foi quando, em janeiro de 2017, eu entrei para equipe de marketing com a proposta de ajudar o gerente da área com toda a organização do evento.

A única experiência com eventos que eu tinha na bagagem era a organização das festas de aniversário da minha filha e um ponto positivo: o de ser extremamente organizada.

A primeira coisa que fiz foi criar planilhas com:

– Cronograma das tarefas e datas limites para execução;
– Cotações de fornecedores;
– Orçamento (previsão de custos e gastos reais);
– Projeção de vendas até o dia do evento;
– Patrocinadores;
– Indicados aos prêmios;
– Cronograma de envio de e-mails sobre o evento.

Feito isso, começaram os desafios.

Primeiro desafio: Encontrar um local que atendesse à nossa necessidade.

Queríamos um teatro, há muitos em São Paulo, em várias regiões. Mas a preocupação era que, além do espaço atender à estrutura que precisávamos, tivesse uma boa localização para as pessoas chegarem e variadas opções para o almoço. Pesquisamos dezenas na internet, fizemos uma pré-seleção e contatamos por e-mail e telefone alguns. Com base nos retornos, marcamos algumas visitas. E o lugar que melhor atendeu nossas expectativas foi o Teatro das Artes, que fica dentro do Shopping Eldorado. Desde o atendimento até a infra-estrutura.

Segundo desafio: Encontrar bons fornecedores.

Para que um evento seja um sucesso não basta apenas um bom lugar e uma equipe legal na recepção, bons fornecedores são essenciais! Orcei vários buffets até encontrar um com o melhor custo-benefício, queríamos algo de qualidade mas com preço justo. Uma empresa para a montagem dos estandes dos patrocinadores com a confiança da qualidade do acabamento e pontualidade nos horários de início e término da montagem. Uma excelente profissional para tradução simultânea. Uma empresa com bons equipamentos de tradução simultânea e rádios comunicadores. Tivemos sorte em conseguir encontrar ótimas empresas e bons profissionais para nos ajudar a tornar esse evento tão grandioso.

Terceiro desafio: Selecionar os melhores palestrantes.

O sucesso de um evento é o conjunto de várias coisas, um bom lugar, infra-estrutura, bons profissionais e, claro, ótimos palestrantes. Nossa preocupação era escolher bons profissionais que levassem bons conteúdos para o público. Palestras individuais e 2 painéis. Acertamos nas escolhas e tivemos um mestre de cerimônias que comandou tudo com maestria.

Quarto desafio: Engajar a equipe.

O Assinaturas Day não é um evento apenas da área de marketing, é um evento da Vindi. O marketing fica com toda a organização e planejamento mas é um evento que todos os colaboradores têm que abraçar.

Com a ideia de engajar o time para ajudar nas vendas, lançamos um desafio, quem compartilhasse mais sobre o evento e conseguisse trazer mais congressistas ganharia um mini iPad, além disso, distribuímos para todos os funcionários (deixei na mesa de cada um) um moleskine e uma caneta – personalizados com o logo do Assinaturas Day – e uma cartinha com um manifesto dizendo o quanto cada um era importante e fazia parte desse projeto junto com a gente. Deu super certo!

Precisava muito da equipe engajada para que todos colaborassem no dia do evento e ninguém decepcionou. Equipe nota 1000!

O que aprendi com tudo isso?

Que o impossível realmente é só questão de opinião. A maior satisfação foi a superação de todos os desafios e exceder a expectativa de todos em organizar um evento desse porte, nunca antes realizado pela Vindi.

Foi a prova também de que não fazemos nada sozinhos. A união da equipe de marketing no pré-evento e a união de toda empresa no dia do evento foi inenarrável. Só estando lá para sentir toda aquela energia.

A foto abaixo, tirada no fim do evento, mostra um pouquinho dessa energia.

Rumo aos eventos de 2018! Conheça aqui os melhores eventos de tecnologia do Brasil.

Author

Formada em Sistemas de Informação, tem exatas no sangue e humanas no coração. Se apaixonou por marketing ao fazer MBA na área. Hoje, é responsável pela área de eventos na Vindi. Gosta de Coldplay e é mãe da Melissa.