Em 2016 a Vindi fez o  Assinaturas Day para 120 pessoas, eu tinha entrado na empresa há dois meses e trabalhava no Sucesso do Cliente. Para 2017 a intenção era dar um salto maior, organizar um evento para 700 pessoas. Foi quando, em janeiro de 2017, eu entrei para equipe de marketing com a proposta de ajudar o gerente da área com toda a organização do evento.

A única experiência com eventos que eu tinha na bagagem era a organização das festas de aniversário da minha filha e um ponto positivo: o de ser extremamente organizada.

A primeira coisa que fiz foi criar planilhas com:

– Cronograma das tarefas e datas limites para execução;
– Cotações de fornecedores;
– Orçamento (previsão de custos e gastos reais);
– Projeção de vendas até o dia do evento;
– Patrocinadores;
– Indicados aos prêmios;
– Cronograma de envio de e-mails sobre o evento.

Feito isso, começaram os desafios.

Primeiro desafio: Encontrar um local que atendesse à nossa necessidade.

Queríamos um teatro, há muitos em São Paulo, em várias regiões. Mas a preocupação era que, além do espaço atender à estrutura que precisávamos, tivesse uma boa localização para as pessoas chegarem e variadas opções para o almoço. Pesquisamos dezenas na internet, fizemos uma pré-seleção e contatamos por e-mail e telefone alguns. Com base nos retornos, marcamos algumas visitas. E o lugar que melhor atendeu nossas expectativas foi o Teatro das Artes, que fica dentro do Shopping Eldorado. Desde o atendimento até a infra-estrutura.

Segundo desafio: Encontrar bons fornecedores.

Para que um evento seja um sucesso não basta apenas um bom lugar e uma equipe legal na recepção, bons fornecedores são essenciais! Orcei vários buffets até encontrar um com o melhor custo-benefício, queríamos algo de qualidade mas com preço justo. Uma empresa para a montagem dos estandes dos patrocinadores com a confiança da qualidade do acabamento e pontualidade nos horários de início e término da montagem. Uma excelente profissional para tradução simultânea. Uma empresa com bons equipamentos de tradução simultânea e rádios comunicadores. Tivemos sorte em conseguir encontrar ótimas empresas e bons profissionais para nos ajudar a tornar esse evento tão grandioso.

Terceiro desafio: Selecionar os melhores palestrantes.

O sucesso de um evento é o conjunto de várias coisas, um bom lugar, infra-estrutura, bons profissionais e, claro, ótimos palestrantes. Nossa preocupação era escolher bons profissionais que levassem bons conteúdos para o público. Palestras individuais e 2 painéis. Acertamos nas escolhas e tivemos um mestre de cerimônias que comandou tudo com maestria.

Quarto desafio: Engajar a equipe.

O Assinaturas Day não é um evento apenas da área de marketing, é um evento da Vindi. O marketing fica com toda a organização e planejamento mas é um evento que todos os colaboradores têm que abraçar.

Com a ideia de engajar o time para ajudar nas vendas, lançamos um desafio, quem compartilhasse mais sobre o evento e conseguisse trazer mais congressistas ganharia um mini iPad, além disso, distribuímos para todos os funcionários (deixei na mesa de cada um) um moleskine e uma caneta – personalizados com o logo do Assinaturas Day – e uma cartinha com um manifesto dizendo o quanto cada um era importante e fazia parte desse projeto junto com a gente. Deu super certo!

Precisava muito da equipe engajada para que todos colaborassem no dia do evento e ninguém decepcionou. Equipe nota 1000!

O que aprendi com tudo isso?

Que o impossível realmente é só questão de opinião. A maior satisfação foi a superação de todos os desafios e exceder a expectativa de todos em organizar um evento desse porte, nunca antes realizado pela Vindi.

Foi a prova também de que não fazemos nada sozinhos. A união da equipe de marketing no pré-evento e a união de toda empresa no dia do evento foi inenarrável. Só estando lá para sentir toda aquela energia.

A foto abaixo, tirada no fim do evento, mostra um pouquinho dessa energia.

Rumo aos eventos de 2018!!