Você tem noção de quão delicado pode ser o momento de cobrar seu cliente? É complicado saber o real motivo de uma situação de inadimplência, e o cliente pode se sentir ofendido dependendo da maneira como for abordado, deixando a imagem da empresa ruim sob a ótica dele.

Além disso, a gestão de recebimentos por vezes pode ser difícil e demorada, tomando muito tempo na criação e manutenção de documentos e processos, que podem gerar erros e perdas para a organização.

Mas, é possível otimizar o processo de cobrança, facilitando o trabalho, aumentando os resultados e mantendo o bom relacionamento com o cliente. Como? Nós vamos te mostrar agora as melhores práticas para otimizar sua gestão de cobrança:

Qual é a melhor forma de abordagem para cobrar os atrasos?

Em um contato de cobrança, deve ser levado em conta que a inadimplência pode ter ocorrido por um fator alheio ao controle do cliente, e que ele pode voltar a fazer negócios com a sua empresa no futuro.

Antes de qualquer contato pessoal, ajude-o a lembrar da dívida

O primeiro contato com o cliente deve soar como um lembrete, deixando entender que a empresa acredita que o mesmo não se atentou e esqueceu de efetuar o pagamento do débito. Neste momento, não é necessário um contato pessoal como um telefonema Apenas um e-mail, sms ou carta já está de bom tamanho.

Atenção ao tempo

Quanto mais antiga a dívida, mais difícil obter sucesso na negociação do débito. O ideal é se manter atento aos vencimentos, e entrar em contato com o cliente enquanto a dívida ainda está fresca na memória dele. O primeiro contato pode ser feito, por exemplo, após dez dias de atraso.

Dê opções

O cliente pode se sentir confuso sobre qual a melhor maneira de efetuar o pagamento. Oriente-o e ofereça planos prontos, informando números de parcelas e acréscimos para que ele possa apenas escolher o que mais lhe agradar.

Mantenha a equipe alinhada

É fundamental garantir que toda a equipe esteja ciente da importância de ter atenção e cuidado em todo o processo de cobrança, tratando do assunto apenas com o próprio titular da dívida, compreendendo o cliente e, principalmente, tentando encontrar a melhor solução, que atenda tanto o cliente quanto a empresa.

Usar um sistema automático ou cobrar pessoalmente?

Ao cobrar pessoalmente seus clientes, é necessário dispor de muito tempo e esforço, já que em um processo de cobrança, é necessário criar documentos e planilhas para controlar os passos da ação. O grande problema desta opção é que o controle não automatizado não é tão assertivo, já que a criação de diversas planilhas por vezes não é suficiente para gerir o fluxo de cobrança, ocasionando erros, retrabalho e, por vezes, até mesmo a perda de dados importantes.

Em casos onde é feita a cobrança pessoalmente, podem ocorrer quadros de atraso no crescimento da empresa, já que a dificuldade de controle de fluxo de caixa impacta diversas áreas da organização, uma vez que o financeiro é um dos setores essenciais da organização.

Agora, utilizando um sistema automático, é possível deixar o processo organizado, economizando tempo, evitando erros que trariam consequências muitas vezes desastrosas para a empresa, mantendo atualizado o fluxo de caixa, e reduzindo o gasto com funcionários, já que a carga de trabalho vai ser menor.

Evitar cobranças abusivas, e com conotações

É vital agir com cautela na hora da cobrança, pois o código do consumidor proíbe em seus artigos 42 e 71 a exposição do cliente, submetendo-o a situação vexatória e ameaçadora. Essa ação, além de ser antiética, pode gerar processo contra a organização, trazendo grandes transtornos para ela.

O ideal é conversar com o cliente e mostrar que ele ainda possui valor para o seu estabelecimento, e que você acredita que essa dificuldade é apenas um momento transitório. Então, você e seu cliente podem chegar à melhor solução e continuar com um ótimo relacionamento.

Antecipar os problemas

Algumas medidas podem ser tomadas para tentar evitar a inadimplência. Vejamos algumas delas:

Escolha de vencimento

Tente influenciar o cliente a escolher datas de vencimento no começo do mês. A grande maioria das pessoas recebe no final ou no começo do mês, e as contas com vencimento mais próximo ao momento em que ele possui dinheiro, costumam ser tratadas com prioridade.

Fidelidade

Oferte benefícios aos bons pagadores, como descontos e brindes, caso os débitos sejam pagos dentro do vencimento.

Acompanhamento

Se antecipe para evitar o atraso do débitos. Envie e-mail ou sms lembrando o cliente de que o vencimento de seu débito está próximo, e reforçando as maneiras que ele pode efetuar o pagamento e ter acesso às faturas ou boletos.

Imponha limites

Dependendo do ramo do seu negócio é possível impor limites para primeira compra, ou limitações na forma de pagamento, desta maneira é possível conhecer melhor o novo cliente antes de confiar.

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