Como fazer uma gestão eficiente sem integrar cobrança e notas fiscais?

A emissão de nota fiscal é importantíssima, tanto para a empresa quanto para o cliente. Trata-se de um recibo obrigatório que comprova que a empresa vendeu algum produto ou prestou algum serviço e, é claro, que um cliente pagou por esse produto ou serviço.

A sua empresa precisa gerar nota fiscal de maneira correta para ter controle da receita gerada por cada negócio fechado e, em especial, para prestar contas por meio do pagamento de impostos.

Ao abrir uma empresa, é preciso saber se o ramo de atuação exige a emissão de nota fiscal eletrônica ou apenas em formato físico. Caso precise liberar a versão digital, é obrigatório realizar um cadastro de habilitação na SEFAZ e escolher um sistema que possibilite a emissão de forma inteligente e facilitada.

Agora, respondendo a pergunta do título deste post “como fazer uma gestão eficiente sem integrar a cobrança com notas fiscais?”: gastando muito tempo e investindo mais dinheiro do que precisaria.

Mas, se você quiser optar pela otimização de tempo e redução de custos com esse processo, a melhor prática para uma gestão eficiente e segura da emissão de notas fiscais é a integração entre a cobrança e o recibo fiscal. Entenda abaixo o por quê.

Integração

A prática mais comum das empresas é emitir a nota fiscal exatamente no momento de efetivação da compra do produto ou serviço. Isso pode ser feito de modo manual, mesmo no caso de notas programadas para serem emitidas posteriormente, caso a empresa precise adiantar a liberação.

Entretanto, dependendo do tamanho da empresa e do volume de transações, optar por operações não automatizadas pode significar muito trabalho e gasto de tempo.

Por isso, a empresa tem a possibilidade de customizar a emissão de nota fiscal de acordo com cada cliente. Além do envio manual, a emissão pode ser automaticamente feita tanto antes quanto depois da efetivação do pagamento.

  • Emissão antes da cobrança

Nessa opção, a nota fiscal é emitida antes da liberação do boleto ou da primeira tentativa de cobrança no cartão de crédito. Desse modo, o cliente só paga o produto ou serviço depois que a nota tiver sido emitida.

  • Emissão depois da cobrança

Já aqui, a nota fiscal é emitida exatamente após a confirmação de pagamento do boleto ou exatamente depois da autorização da operação via cartão de crédito. Nesse último caso, é possível que mais de uma tentativa de pagamento seja feita, o que não interfere na emissão da nota assim que o pagamento for confirmado.

  • Agendamento da emissão

Se a empresa desejar, a nota não precisa ser emitida exatamente após o pedido ou precisamente depois do pagamento. A plataforma de gerenciamento permite também o agendamento da liberação das notas.

Assim, a empresa pode programar a emissão para dias ou semanas após a venda ou realização do serviço, mas é preciso estar sempre atento aos prazos, pois há um limite de intervalo entre prestação de serviço e emissão de nota.

Por que a integração é importante?

Além de ser útil e representar ganho de tempo, a integração entre cobrança e emissão de nota fiscal é importantíssima, em especial por propiciar segurança, tanto em relação ao pagamento de tributos quanto no que se refere ao controle financeiro.

  • Controle fiscal

Quando não há integração, é preciso realizar três trabalhos: vender, emitir boleto e liberar nota. Caso ocorra algum erro, como a não emissão de uma nota e, portanto, o não pagamento de determinados tributos ao governo, a empresa sofre punições e pode ter a imagem prejudicada diante de fornecedores e clientes. 

  • Controle financeiro

Todo o processo de contabilidade de uma empresa tem como base as notas fiscais emitidas. Por meio delas, sabe-se exatamente qual foi o valor líquido do lucro e quanto se pagou de impostos.

Esses dados são fundamentais não apenas para o controle interno da empresa, mas também para que ela não precise se preocupar caso tenha que prestar contas ou passar por auditoria.

Se a sua empresa presta serviços, a emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória. Para que isso não se torne uma preocupação e para que todas as informações estejam sempre rigorosamente em dia, você precisa de sistemas eficientes e seguros.

Pensando em oferecer o melhor dos mundos para nossos cliente, a Vindi oferece essa integração de cobrança + emissão automática por meio de softwares de emissão de notas como o Fast Notas, que consegue atender mais de mil municípios.

Com essas duas soluções trabalhando juntas, sua empresa tem um sistema automatizado de cobrança e emissão de notas para que você possa otimizar o tempo e focar no que realmente importa: escalar seu negócio.

 

 

Jornalista, entusiasta do universo empreendedor, de negócios e economia. Apaixonada por comunicação digital que enxerga o bom conteúdo como porta de entrada para novas ideias.

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