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A organização do departamento financeiro é um dos pilares fundamentais para o bom funcionamento de uma empresa. A falta de cuidado nesse setor pode comprometer um produto promissor ou frear as ações de uma equipe competente.

Ter um negócio é uma das realizações mais satisfatórias que alguém pode experimentar na vida. No entanto, alguns empresários podem ter dores de cabeça se não houver uma correta administração das finanças.

Se você está ciente desses erros com antecedência, então, você pode tomar medidas apropriadas para garantir que sua empresa tenha sucesso.

Aqui estão sete erros que o seu financeiro não pode cometer:

1- Falta de atenção na contabilidade

A contabilidade não é a tarefa mais legal que existe. Além disso, há projetos mais importantes para se concentrar, como comercializar seu produto.

O fato é que a falta de atenção com tarefas básicas de contabilidade, como extratos de cartões de crédito e acompanhamento de faturas não pagas, pode levar a problemas de fluxo de caixa, classificações de crédito ruins e a incapacidade de tomar decisões comerciais sólidas.

2- Custos fixos desnecessários

A adição de custos fixos, como alugar uma grande sala comercial, comprar novos equipamentos ou a contratação de um novo serviço, pode ser devastadora. Comprar tablets e outros gadgets de última geração ou itens de decoração podem soar bem, mas não são necessariamente essenciais, ainda mais quando a empresa está começando. Se não for essencial, então diga “não” para esses custos supérfluos para não jogar dinheiro pelo ralo.

3- Não prever custos ocultos

Um bom departamento financeiro não pode deixar de prever despesas extras, que muitas vezes ficam escondidas. Por exemplo:

  • Rotatividade de funcionários;
  • Impostos sobre salários e benefícios;
  • Licenças e seguros;
  • Redução de estoque devido a danos, roubos ou erros administrativos;
  • Taxas bancárias e de cartão de crédito;
  • Atrasos de pagamento;
  • Serviços de terceiros: advogados, contadores, limpeza…;
  • Reparos ou atualizações no escritório e seus equipamentos.

4- Falta de planejamento financeiro

Talvez, enquanto uma empresa está ocupada trabalhando no desenvolvimento do produto ou fazendo pesquisas de mercado, pode haver negligência em alguns preparativos financeiros vitais.

As causas e consequências da falta de planejamento podem ser a falta de preparo para flutuações no fluxo de caixa, dívidas ao aceitar cada oferta de crédito e gastos deliberados com marketing.

Outro erro comum, especialmente em empresas novas, fazer um planejamento de prazo muito longo, como um ano, o que diminui uma previsão mais real de ganhos e despesas.

5- Misturar ativos pessoais e da empresa

Esse erro pode acontecer especialmente em pequenas ou novas empresas. Separar o que são ativos pessoais e corporativos evitará algumas grandes dores de cabeça.

Por exemplo, ao usar o cartão da sua empresa para pagar por itens pessoais, como uma nova TV ou férias, pode classificar isso como despesa de negócios e acarretar em impostos futuramente. Além disso, a contabilidade pode ficar mais complicada.

6- Muita dependência em apenas um indivíduo ou tecnologia

Mesmo que haja investimento em um contador e softwares de contabilidade, não se pode dar ao luxo de ser completamente descomprometido quando se trata das finanças da empresa. A responsabilidade do proprietário ou administrador é revisar cuidadosamente os relatórios financeiros para que se tenha uma compreensão clara do estado financeiro.

Mesmo que não se dê bem com números, vale acompanhar o consultor financeiro ou contador para obter um relatório fácil de entender que explique informações como a quantidade de dinheiro real que se tem na conta bancária, faturas não pagas, receita projetada e uma expectativa de fluxo de caixa nos próximos meses.

O software de contabilidade geralmente fornece relatórios ou gráficos que compartilham essas informações, mas precisam que haja uma dedicação humana na revisão dos dados.

7- Falta de automação

Se por um lado a dependência exclusiva na tecnologia oferece risco, um trabalho de contabilidade manual consome muito do seu tempo e esforço.

Um processo automatizado que é repetível, organizado e transparente reduz a exposição ao risco e proporciona confiança nos resultados dos relatórios. Com isso, o departamento financeiro pode se concentrar em análises mais profundas, que só um capital humano pode fazer.

Ter softwares de qualidade para monitoramento das finanças e que gerenciem pagamentos e recebimentos é um item obrigatório não só para quem deseja expandir o negócio, mas é a base para ter uma segurança financeira.

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